Учёт расчётов с подочётными лицами

ign="justify">    Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении работника в командировку могут также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой лист на автомобиль. Доверенность оформляется на представление интересов предприятия при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это прав.

    При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль. Заполнение путевого листа производится в соответствии с требованиями Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 г. № 31 и согласованной с Министерством транспорта Республики Беларусь. Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.[16]

    На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

    Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании РКО (см. приложение), а в бухгалтерии составляется запись Д71 К50.

    После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об исполнении денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет (см. приложение).

    Основными реквизитами авансового отчета являются:

       наименование организации;

       ФИО и должность работника;

       номер и дата составления авансового отчета;

       назначение аванса;

       сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером;

       и некоторые другие реквизиты.

    На обратной стороне авансового отчета делаются следующие записи:

       дата;

       порядковый номер документа;

       кому, за что и по какому документу уплачено;

       сумма оплаты;

       итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица.

    К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

       командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

         оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и другие расходы;

       проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

       отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя). [16]

    Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников и др. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

    Неизрасходованные суммы аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что отражается бухгалтерской записью Д50 К71 и оформлением ПКО.

    В случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать их из заработной платы работника.[17, с. 186]. Данная операция сопровождается записью Д70 К71.

    Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

    После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель предприятия утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

      Таким образом, на данном торговом предприятии учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие. 

    2.2. Синтетический и аналитический учет расчетов по подотчетным суммам в национальной и иностранной валютах. 

    Синтетический учет расчетов с работниками предприятия по подотчетным суммам осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражается дебиторская задолженность работников по выданным им авансам. По кредиту 71 счета отражается израсходованная сумма денежных средств, выданная в подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» обычно бывает дебетовое и отражает остаток подотчетных сумм, числящихся за подотчетными лицами.[3, с. 434]

    Аналитический учет по счету ведется по каждой авансовой выдаче.

    В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

    При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.

    Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [2, с. 87]

    На основании журнала-ордера ООО “ДетальПлюс” (выборочных его работников), приложенного к данной курсовой работе, корреспонденцию счетов по учету расчетов с подотчетными лицами можно представить в форме следующей таблицы. 

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов по оплате труда

 

    Кроме приведенных в таблице бухгалтерских записей при учете расчетов с подотчетными лицами могут составляться и другие проводки.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е.

    Д10, 20,26 К71.

    Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е.

    Д84 К71.

    Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.

    На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.

    При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:

       приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;

       списание выданной в подотчет валюты - Д71 К50.4;

       после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат - Д20,26 К71.

    Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской - на финансовые результаты от деятельности предприятия.

    Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

    Прежде всего, следует отметить, что расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат исследуемого предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

       своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

       документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

       контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

    Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути его дальнейшего функционирования.

    Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, сроки командировок, расходы по ним, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами на любом предприятии.

    Что касается ООО “ДетальПлюс”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.

     Для ускорения всякого рода расчетов, в том числе и с подотчетными лицами, в ООО “ДетальПлюс” используются автоматизированные системы учета, которые позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных и повысить многие экономические показатели работы предприятия.

 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: 

    Бухгалтерский учет / А.И. Балдинова, Т.Н. Дементей, Е.И. Завидова и др.; Под общей редакцией И.Е. Тишкова. - 4-е издание, переработанное и дополненное. - Мн.: Выш. школа, 1999. - 746 с.

    Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. - 2-е издание,переработанное и дополненное. - Мн.: «ФУАинформ», 2001. - 832 с.

    Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании: Учебно-практическое пособие под редакцией Л.И.Кравченко. - Мн.: «ФУАинформ», 2001 - 648с.

    Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. - Мн.: Дикта, 2003. - 368 с.