Учетные регистры и их использование при раскрытии экономических преступлений

     Систематическая и хронологическая записи (формы  регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете) объединяются в одном учетном регистре — журнале-ордере, где они дополняют друг друга.

     По  объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического бухгалтерского учета (проще их называют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами).

     В синтетических регистрах учет ведется  общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут служить журналы-ордера (см. 5.3).

     В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями  по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. В материальном учете записи ведутся в количественных и натуральных измерителях (ведомость движения материалов).

     По  внешнему виду учетные регистры делятся  на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

     Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения общей  учетной информации в Главной  книге. Характерной особенностью книг является то, что их заполняет один человек. В некоторых книгах все  листы не только нумеруются, но и  прошиваются и скрепляются печатью и надписью. Примерами таких книг являются кассовая книга, книга учета движения ценных бумаг.

     Ведомости представляют собой листы либо отдельные, либо скрепленные между собой. Данные из ведомостей, как правило, переносятся  в журналы-ордера. Использование ведомостей делает возможным разделение учетной работы, так как они любым способом могут распределяться между счетными работниками, что облегчает своевременные записи в учетные регистры.

     Машинограммы  получают при распечатке информации с компьютера или других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

     Карточки  применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются главным образам для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

     Записи  в регистрах бухгалтерского учета  могут осуществляться вручную или  при помощи вычислительной техники (компьютеров).

     К учетным записям предъявляются  следующие требования: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность:

     Записи  в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных, утвержденных документов. В необходимых случаях (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует обеспечению своевременности учета хозяйственных фактов.

     Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, составляемой в том или ином учетном  регистре.

     На  основании данных сводных документов (отчетов по кассе, выписок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких простых документов, производятся бухгалтерские записи в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных простых документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые служат основанием для записи в соответствующий учетный регистр. Окончание записи отмечается на каждом документе путем проставления номера учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором этот документ отражен. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки².

     Записи  в учетные регистры (вручную или  на ПЭВМ) необходимо производить сразу  же вслед за проверкой и проставлением  корреспонденции в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) отражаются в учетных регистрах операции по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-ордерах, в которых развертываются кредитовые обороты), операции по расчетам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, книге покупок) и другие операции. Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предприятия) операций итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным итогом. В течение отчетного периода первичные документы по расходу материалов, начислению заработной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим счетам. Например, документы на расход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по производственным счетам, а внутри них — по изделиям, заказам и статьям затрат.

     В конце отчетного периода по данным соответствующим образом сгруппированных первичных документов производится распределение расходов на те или иные цели, на основании которых делаются необходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в частности, относятся ведомости распределения расхода материалов и заработной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных производств и т.д.

     При включении в учетные регистры предварительно сгруппированных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период значительно сокращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

     Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских  записей, в первую очередь бухгалтерских  проводок, являются документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствующий учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок постановки учета, разделения учетного труда, а следовательно, существенным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

     Содержание  записей в учетных регистрах  определяется их видами, построением  и назначением.

     Наиболее  существенными элементами бухгалтерских  записей в учетных регистрах  являются:

     • дата записи в регистр;

     • номер и дата документа, на основании  которого произведена запись;

     • обоснование содержания записи;

     • принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического

     учета;

     • сумма.

     Указанные элементы в том или ином сочетании  встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.

     В графе «Основание и содержание записи»  излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер  и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишется кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственной операции³. 
 
 
 
 
 
 

Заключение  

     Бухгалтерские записи должны быть по смыслу точными  и ясными, т.е. они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по аккуратно оформленному документу, позволяет легко обнаружить возможную ошибку и сразу же исправить ее. На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за период и исчисляется сальдо на бухгалтерских счетах.

     Оформлять как первичные документы, так  и учетные регистры необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и  подчисток, особенно в денежных документах и регистрах для учета денежных средств. Все исправления должны быть оговорены в соответствии с существующими правилами. Обнаруженные ошибки в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

     • зачеркивается неправильный текст  и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма; зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью работников, подписавших документ, также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;

     • способом «красного сторно», состоящим  в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью синими или черными чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств. 

Библиографический очерк:  

1. « О бухгалтерском  учете» Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129 – ФЗ // Справочно – правовая система Гарант.
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: Приказ МФ РФ от 29 июля 1998№34н // Справочно – правовая система Гарант.
3. Толкаченко А.А. Бобошко В.И. Судебная бухгалтерия : Учеб. Пособие для вузов. – 3-е издание и доп. – М., ЮНИТИ-ДАНА, 2009

Список  используемой литературы:  

4. «Бухгалтерская  отчетность рганизации» положение  по бухгалтерскому учету (ПБУ 4/99) №43н  от 06 июля 1999// Справочно – правовая система Гарант.
5. Новиченко П.П. Бухгалтерский учет. Разд 1. Основы теории бухгалтерского учета М.: Финансы и статистика 2000
6. Голубятников С. П. Основы судебной бухгалтерии. – Н. Новгород, 1994