Учетные регистры, формы и техника бух учета

Регистры и формы бухгалтерского учета

Учетные регистры — книги, карточки, журналы или отдельные  листы, машинограммы, полученные при  использовании вычислительной техники, магнитные ленты, диски, дискеты  и иные машинные носители, предназначенные  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность  их вывода на бумажные носители информации.

Формой бухгалтерского учета  называется порядок сочетания различных  видов учетных регистров, техники  обработки учетных данных, последовательности и способа производства учетных  данных. Форму учета определяют количество и внешняя форма регистров  хронологического и систематического, а также синтетического и аналитического учета, структура регистров, последовательность и способы записи в них. Применение той или иной формы бухгалтерского учета зависит от уровня автоматизации  и централизации учета, размеров предприятия, квалификации работников, наличия средств вычислительной техники и оргтехники и др. В  настоящее время существуют формы  учета:

 ♦ мемориально-ордерная (ее разновидностью является «Журнал-Главная»);

 ♦ журнально-ордерная;

 ♦ автоматизированная.

Независимо от способа  ведения учета в его основу положена документация, где документы  выполняют роль первичных носителей  учетной информации (совершенных  хозяйственных операций). Группировку, обобщение и накопление ежедневно  происходящих операций производят в  учетных регистрах, рекомендуемых  Министерством финансов Российской Федерации или разработанных  министерствами и ведомствами при  соблюдении общих методологических принципов. Регистры по внешнему виду подразделяются на карточки, свободные  листы и книги, по содержанию —  на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные, т. е. сочетающие эти два вида учета.

Мемориально-ордерная система  в настоящее время имеет ограниченное применение. При использовании этой формы бухгалтерского учета каждый сводный первичный учетный документ (например, ведомость начисления заработной платы) сопровождается выпиской отдельной  справки — мемориального ордера, в котором указывается корреспонденция  счетов. Мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал, на основании  которого в дальнейшем заполняют  Главную книгу. По данным Главной  книги составляется оборотная ведомость  по синтетическим счетам. Ее итоги  используются для составления баланса. Аналитический учет осуществляется на карточках по данным первичных документов. Разновидностью мемориально-ордерной формы учета является «Журнал-Главная». Она применяется на небольших предприятиях. Аналитический учет ведется в книгах. Учетным регистром синтетического учета является «Журнал-Главная», в котором на отдельном развороте листа в хронологическом порядке по каждому мемориальному ордеру приведена общая сумма с разбивкой по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Содержание формы «Журнал-Главная» позволяет исключить составление оборотной ведомости по синтетическим счетам.

При использовании журнально-ордерной формы учета входная информация из первичных учетных документов группируется в накопительной ведомости  и после подсчета итогов переносится  в соответствующие журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам. Информация, содержащаяся в Главной книге, используется для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

Применение вычислительной техники позволило автоматизировать процесс ведения бухгалтерского учета. Результатом этого явилось  создание принципиально новой автоматизированной формы бухгалтерского учета. Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Учет осуществляется, как правило, путем  заполнения журнала хозяйственных  операций. Однако бухгалтерские проводки могут также отражаться в этом журнале и после ввода или  формирования первичных документов. В любом случае, информация по отдельной  хозяйственной операции вводится только один раз и затем обрабатывается компьютером. На основании введенных  данных легко и быстро можно сформировать выходные формы (бухгалтерский баланс, оборотную ведомость, различные  нестандартные отчеты и т. п.). Сальдо на конец месяца по Главной книге  — 35 634 руб.

 Информация о хозяйственных  операциях, произведенных предприятием  за определенный период времени,  из учетных регистров переносится  в сгруппированном виде в бухгалтерскую  отчетность.

Не допускаются неоговоренные  исправления в первичных документах и учетных регистрах.

Исправление ошибок в учетных  регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется  в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей. Корректурным способом исправляются все ошибки и описки как в цифрах, так и в тексте, не затрагивающие  корреспонденции счетов. Если в документах и регистрах имеются исправления, то они должны быть сделаны разборчиво, оговорены и подписаны лицами, составившими документ. Зачеркивание неверного делается так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Правильное же надписывается либо над зачеркнутым, либо под ним в зависимости от имеющейся возможности.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда  в бухгалтерской проводке и в  учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления  такой суммы составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.

Способом «красное сторно»  исправляются ошибки, затрагивающие  корреспонденцию счетов. Сущность способа  «красное сторно» заключается в  том, что неправильная запись сторнируется, т. е. снимается обратно (как бы уничтожается), и вместо нее делается правильная запись. Способ «красное сторно» применяют  для исправления ошибок и в  тех случаях, когда корреспонденция  счетов не нарушена, но преувеличена сумма  операции. Для исправления такой  ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность преувеличенной и правильной сумм операции. Способ «красное сторно» применяют в  бухгалтерском учете не только для  исправления ошибок, но и для корректировки  учетных данных по отдельным счетам.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в  соответствии с установленным порядком. Ответственность за обеспечение  сохранности в период работы с  ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер  предприятия. При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.