Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами 

11.1. Подотчетные  лица на предприятии

       Подотчетными лицами считаются          работники,    получившие

авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для

предстоящих командировочных расходов, а также  для оплаты

хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, расходов,

связанных с приобретением материалов по мелкому  опту в розничной

торговле, и на другие хозяйственные расходы.

       Денежные средства в подотчет  выдаются по расходным кассовым

ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным

денежным  средствам подотчетные лица должны составить авансовый

отчет с  приложением оправдательных документов (товарные чеки,

проездные документы) и представить их бухгалтеру. В случае, когда в

авансовом отчете, например,       нет оправдательных документов по

приобретенному  материалу, следует проверить наличие  его прихода.

Если купленный  материал не оприходован, следует подотчетную

сумму зачесть  в доход подотчетного лица.

       Порядок выдачи и отчетности  в использовании подотчетных  сумм

устанавливается приказом руководителя организации. Утвержденный

финансовый      отчет    должен   служить  основанием для       выплаты

подотчетному  лицу перерасхода по нему или внесения в кассу

неиспользованного аванса.

       В соответствии с действующим  законодательством порядок

оформления  командировок и нормы командировочных  расходов

устанавливаются Министерством финансов РФ.           Командированному

работнику за время командировки возмещаются: расходы по проезду к

месту     командировки        и    обратно      (воздушным, морским,

железнодорожным,       автомобильным     транспортом     (кроме такси)),

включая стоимость услуг по предварительной  продаже билетов и 
 

плату за пользование постельными принадлежностями, суточные в

пределах норм и расходы по найму жилого помещения.               В случае

превышения  установленных норм расходов на служебные  командировки

по решению  руководителя работникам возмещаются  произведенные

расходы, а в части суточных производится обложение подоходным

налогом по совокупности с заработной платой.

       Учет расчетов с подотчетными  лицами ведется на балансовом

счете 71 (при  малом объеме операций с подотчетными лицами - на счете

76). В случае  несоблюдения порядка по ведению  кассовых операций

и отсутствия отчета об израсходованных суммах в  установленном

порядке взятая сумма (неизрасходованная сумма) подлежит включению в

доход работника - подотчетного лица.

11.2. Учет  расчетов с подотчетными лицами

      Учет расчетов с подотчетными  лицами ведется на счете 71 «Расчеты

с подотчетными лицами», который           предназначен для обобщения

информации  о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет

на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

       На выданные под отчет суммы  счет 71                  дебетуется в

корреспонденции      со   счетами    учета    денежных      средств.    На

израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в

корреспонденции со счетами, на которых учитываются  затраты и

приобретенные ценности, или другими          счетами в зависимости от

характера произведенных расходов.

       Подотчетные суммы, не возвращенные  работниками в

установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94.

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если

они могут  быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (когда они не

могут быть удержаны из оплаты труда работника).

       Аналитический учет по счету  71 ведется по каждой сумме,

выданной под отчет.

       Счет 71 корреспондирует:

       по дебету с кредитом счетов: 50,51,55,76,91;

       по кредиту с дебетом счетов: 07,08,10,15,20,23,25,26,44,50,51,55,70,

73,76,91,94,97,99. 

     Типовые проводки по счету  71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет    Кредит       Содержание хозяйственной операции

71       50       Наличные денежные  средства выданы под отчет  из кассы

71       51       Выданы под  отчет денежные средства с  расчетного счета

71       55       Выданы под  отчет денежные средства со  специального счета в банке

71       91-1     Задолженность перед  подотчетным лицом, не погашенная  в

                  установленный срок, включена в состав прочих доходов в связи с

                  истечением срока исковой давности

07       71       Оприходовано    оборудование, приобретенное подотчетным 
 

              лицом; оплачены подотчетным лицом  расходы, связанные с

              доставкой оборудования

08    71      Учтены расходы  подотчетных лиц, связанные с  покупкой

              внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицами

              расходы, связанные с доставкой  внеоборотных активов

10    71      Оприходованы материалы,  приобретенные подотчетными лицами;

              оплачены подотчетными лицами  расходы, связанные с доставкой

              материалов

15    71      Оприходованы материально-производственные  запасы,

              приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными

              лицами расходы, связанные с  доставкой материально-

              производственных     запасов   (при использовании счета 15)

20    71      Оплачены подотчетными  лицами расходы для нужд основного

              производства

23    71      Оплачены подотчетными  лицами расходы для нужд

              вспомогательного производства

25    71      Оплачены подотчетными  лицами общепроизводственные расходы

26    71      Оплачены подотчетными  лицами общехозяйственные расходы

44    71      Расходы подотчетных  лиц, связанные с продажей готовой

              продукции, учтены в расходах  на продажу

50    71      Неиспользованные  денежные средства, ранее выданные  под отчет,

              возвращены в кассу

51    71      Неиспользованные  денежные средства, ранее выданные  под отчет,

              возвращены на расчетный счет

55    71      Неиспользованные  денежные средства, ранее выданные  под отчет,

              возвращены на специальный счет в банке

70    71      До истечения срока представления авансового отчета выданные

              работнику суммы зачтены в  счет заработной платы

94    71      Отражены подотчетные  суммы, по которым подотчетное  лицо не

              отчиталось в установленный срок, а также подотчетные суммы,

              потраченные необоснованно

99    71      Задолженность подотчетного  лица списана в связи с

              чрезвычайными обстоятельствами (например, в связи со смертью

              работника)