Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

СОДЕРЖАНИЕ

1 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1.1 Понятие учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

1.2 Нормативное регулирование учета расчета с подотчетными лицами

1.3 Организация синтетического и аналитического учета расчета с подотчетными лицами

1.4 Перспективы и тенденции развития учета расчета с подотчетными лицами

2 ЗАДАЧА

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

1.1 Понятие учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Под подотчетными лицами в бюджетном учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

                  определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

                  получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

                  выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

                  запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

                  определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая и отчитываясь за наличные.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на оплату представительских расходов; на командировочные расходы; на хозяйственные нужды.

Учет представительских расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) учреждения.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема представителей других учреждений; по транспортному обеспечению представителей других учреждений, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с деятельностью учреждения.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор, командировкой не считается.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель, место, срок командировки; кто направляется в командировку; какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке; условия командировке за пределами России; порядок оформления командировки и т.д.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

                  либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

                  либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

1.2 Нормативное регулирование учета расчета с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

                  Трудовым кодексом Российской Федерации;

                  Бюджетным кодексом Российской Федерации;

                  Гражданским кодексом Российской Федерации;

                  Налоговым кодексом Российской Федерации;

                  ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 №129-ФЗ, в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

                  Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

                  Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64-н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;

                  Письмом ЦБ РФ от 4.10.1993 №18 «О порядке ведения кассовых операций», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.

                  Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.

                  Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об особенностях направления работников в служебные командировки»,

                  Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;

                  Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».

                  Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ,

                  Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148-н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

1.3 Организация синтетического и аналитического учета расчета с подотчетными лицами

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

                  выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами»;

                  принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы», 010600000 «Вложения в нефинансовые активы», соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам», 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале», соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения»;

                  возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах:

Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» включает следующие счета:

020801000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

020804000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

020805000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

020806000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

020809000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

020815000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

020817000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

020818000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

020819000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

020820000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»; и другие.

1.4 Перспективы и тенденции развития учета расчета с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".