Автор: Пользователь скрыл имя, 10 Марта 2012 в 08:42, курсовая работа
Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.
Цель данной работы - рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Введение……………………………………………..…………………...…………. 3
1. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами ………………………………………………………………………..……...5
1.1.Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами………..….
1.2.Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами………………………………………………………………….
1.3.Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами……………………………………………………..……..
1.4.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы………………..………..………………….....9
1.5. Учет представительских расходов ………...………………...…….13
2.Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " мебель Комплект" ………………………...……...14
2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами........................14
2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами………………………………..…………………………………...19
2.3.Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами……24
Заключение………………………………………….…………………………...28
Список использованной литературы……………………….....……………….29
В налоговом учете данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждено Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.
Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме (9, с.9).
2.1.ПЕРВИЧНЫЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» подразделяются на три вида:
1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.
К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.
2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:
· наименование организации-продавца;
· идентификационный номер (ИНН)
· заводской номер ККМ;
· порядковый номер чека;
· дата и время покупки;
· стоимость (цену) покупки;
· признак фискального режима.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.
Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:
· наименование документа;
· дату составления документа;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· содержание хозяйственной операции
· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
В счёте-фактуре должны быть указаны:
· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
· идентификационный номер продавца (ИНН);
· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
· идентификационный номер покупателя (ИНН);
· наименование товара (работы, услуги);
· стоимость (цена) товара (работ, услуг);
· налоговая ставка;
· сумма налога на добавленную стоимость;
· страна происхождения товара;
Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.
3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.
После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.).
Рис 1. Схема первичной документации
В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:
1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;
2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.
Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
2.2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ И СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица
Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»
| ||
По дебету | По кредиту |
|
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода | Сальдо начальное -- это остаток долга подотчетному лицу на начало периода |
|
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу | Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица |
|
Сальдо дебетовое на конец периода -- это остаток долга подотчетного лица на конец периода | Сальдо кредитовое на конец периода -- это остаток долга подотчетному лицу на конец периода |
|
|
|
|
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 71 Кредит 50 "Касса"
- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)
Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"
- отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:
Дебет 10 "Материалы" Кредит 71
- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71
- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
Дебет 20 "Основное производство Кредит 71
- приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71
- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
Дебет 50 "Касса" Кредит 71
- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71
- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71
- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71
- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71
- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71
- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.