ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОСТОВСКИЙ  ИНСТИТУТ (филиал)

государственного  образовательного учреждения высшего  профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Бухгалтерская (финансовая) отчетность» 

на тему:

«Учет расчетов с подотчетными лицами» 
 

Проверил

Филимонова

Выполнила

студентка 4 УФФ з/о 08004

Литвиненко  З.В.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Ростов-на-Дону

2011 г.

Учет  расчетов с подотчетными лицами

Формирование  списка работников

     Подотчетными  лицами могут являться только сотрудники организации.

     Для ведения списка сотрудников организации  предусмотрены справочники: «Физические  лица», «Подразделения организации» и  «Должности организации».

     Для ведения справочника «Физические лица» надо выбрать меню «Зарплата» → «Физические лица».

     Для ведения справочника «Подразделения организации» надо выбрать меню «Предприятие» → «Подразделения организаций».

     Для ведения справочника «Должности организации» надо выбрать меню «Зарплата» → «Кадровый учет» → «Должности».

     Заполнение  списка работников производится документом «Прием на работу в организацию» (меню «Зарплата» → «Кадровый учет»  → «Прием на работу в организацию»).

     Попасть в список «Работники организации» можно, выбрав меню «Зарплата» → «Работники».

     Для изменения информации о сотрудниках, уже внесенных в список работников рекомендуется использовать документы  типовой конфигурации – «Кадровые  перемещения организаций» и «Увольнения  из организаций» (меню «Зарплата» →  «Кадровый учет»).

     Справочник  «Физические лица» (меню «Зарплата» → «Физические лица») и список работников (меню «Зарплата» → «Работники») используются для хранения информации о сотрудниках, указания конкретных физических лиц в качестве реквизитов других объектов конфигурации, а также при начислении заработной платы.

      В окне элемента справочника «Физические лица» отображаются основные данные о сотруднике: ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство, удостоверение, ИНН сотрудника, страховой № ПФР, контактная информация.

     После щелчка по кнопке «НДФЛ» в верхней части экрана откроется окно для внесения информации для целей налогообложения доходов работника налогом на доходы физических лиц.

     На  закладке «Вычеты» указываем право  работника на стандартные вычеты  и их применение в организации.

     Если работник принимается на работу в данную организацию не с начала года, то на закладке «Доходы на предыдущих местах работы»   указываются доходы, полученные физическим лицом в текущем налоговом периоде согласно представленной справке по форме № 2-НДФЛ.

      В списке работников отражается табельный номер, должность, подразделение.

      В реквизите «Должность» указывается  должность, на которую принят работник. Этот реквизит заполняется в том  случае, если с работником устанавливаются  трудовые отношения. Если же работник был уволен, то поля «Таб №» и «Должность» становятся пустыми.

      В реквизите «Подразделение» указывается, в какое подразделение был  произведен прием на работу. Если в  вашей организации нет структурных  подразделений, то введите в справочник хотя бы одно подразделение, например, с наименованием «Основное».

Расчеты с подотчетными лицами

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские расходы, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

      Операции  по выдаче денежных средств из кассы  и возврату неиспользованных сумм в  кассу вводятся при помощи документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».

Выдача  денег под отчет  или возмещение перерасхода

      Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет  или возмещения перерасхода используется документ «Расходный кассовый ордер».

      Для ввода нового документа можно  воспользоваться документом «Расходный кассовый ордер» в меню «Банк и  касса». Откроется окно, в котором  для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить».

      В случае оформления операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу устанавливается вид операции "Выдача денежных средств подотчетнику".

      При оформлении данной операции необходимо в поле «Подотчетник» из справочника "Физические лица" выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства. Кроме того, надо проверить номер и дату документа, внести сумму документа.

      В поле «Статья ДДС» (статья движения денежных средств) требуется выбрать  строку «Выдача под авансовый  отчет».

      Далее перейти к закладке «Печать». В ней поле «Выдать» заполняется автоматически.

      В текстовом поле «Основание» указать, на каком основании денежные средства выдаются из кассы. Если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит «Приложение». Заполнить реквизит «По:». Если были заполнены данные для сотрудника организации, то в этом поле автоматически выводятся паспортные данные сотрудника из справочника «Физические лица».

      Затем документ надо записать и распечатать. Закрыть печатную форму.

      Как правило, при проведении документа  «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки, щелкнув по кнопке «ОК».

      Сформированные  проводки можно просмотреть в  окне «Расходные кассовые ордера», щелкнув  по кнопке .

Возврат неиспользованных денежных средств

      Для отражения в учете операций по возврату неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы предназначен документ «Приходный кассовый ордер». Порядок его формирования аналогичен созданию расходного кассового ордера.

Формирование  авансового отчета

      Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ "Авансовый отчет".

      Авансовые отчеты формируются, хранятся и редактируются в журнале (списке) "Авансовые отчеты" (меню «Банк и касса»). Откроется окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить».

      Документ  имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих  закладках.

      Информация  о денежных средствах, полученных подотчетным  лицом, отображается на закладке "Авансы".

      Денежные  средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на:

• Закупку товаров и тары (закладки "Товары" и "Тара");
• Оплату поставщикам (закладка "Оплата");
• Прочие (дополнительные) расходы (закладка "Прочее").

      Данные  о расходе денежных средств заполняются  в документе "Авансовый отчет" на соответствующих закладках табличной  части.

      Закупка товаров

      Информация  о закупленных подотчетным лицом товарах фиксируется на закладке "Товары ", информация о закупке возвратной тары фиксируется на закладке "Тара".

      Информация  об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняется в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов. При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товарах сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.

      Если  закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается склад, на который поступил товар.

      Оплата  поставщику

      Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам  фиксируются на закладке "Оплата". Сумма фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатился с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.

      При проведении авансового отчета автоматически  корректируется сумма задолженности  перед поставщиком.

      Дополнительные  расходы

      К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке "Прочее". В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника.

      В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.

      Бухгалтерский учет

      Для корректного отражения операций в бухгалтерском учете необходимо указать в табличной части  документа счет и аналитику бухгалтерского учета приобретаемых объектов (или счет учета расчетов с поставщиками, которым произведена оплата). Первоначальная установка счетов бухгалтерского учета может быть выполнена автоматически (исходя из имеющихся в регистрах сведений данных), если табличная часть уже заполнена.

      При проведении документа формируются  бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части  документа (в том числе счета  учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», соответствующих субсчетов (если отчет в рублях - то субсчета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте – то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)»).

      Налоговый учет

      При установленном флаге «Отразить  в налоговом учете» авансовый отчет может быть отражен в налоговом учете по налогу на прибыль.

      Для корректного отражения операций в налоговом учете необходимо указать в табличной части  документа счет и аналитику налогового учета приобретаемых объектов.

      При проведении документа в налоговом учете будут сформированы записи:

• в части приобретения товаров (работ, услуг) - по дебету счетов, указанных в табличной части, и кредиту счета НПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав;
• в части оплаты поставщикам – не отражается.

      Одновременно  с проводками по бухгалтерскому учету  НДС производятся записи в регистре накопления "НДС покупки" на суммы  НДС, указанные в авансовом отчете. При этом здесь же вводятся сведения о счетах-фактурах поставщиков, которые затем регистрируются в том же регистре.