Учет расчетов с подотчетными лицами

   Как правило, в практической  деятельности любого предприятия  расчеты с подотчетными лицами  носят массовый характер и  связаны со многими другими  разделами учета, например, операциями  по кассе, расчетами с поставщиками  и подрядчиками, операциями по  движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность  контроля расчетов с подотчетными  лицами. 

Цель  работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

Задачи:

-Рассмотреть  понятие подотчетных лиц и  подотчетных сумм

-  Рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами;

-  Подробно раскрыть учет расчетов с подотчетными лицами, отправленными в командировку, а так же выявить особенности оформления и отчётности командировок по России и за рубеж; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Понятие подотчетных лиц

   В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению.

   Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

   Во всех случаях расчеты наличным и денежными средствами должны производится через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

   Подотчетными лицами являются  работники предприятия, получившие  авансом наличные суммы денежных  средств на предстоящие административно-хозяйственные  и командировочные расходы. Список  лиц, имеющих право получать  в кассе наличные деньги под  отчет на хозяйственные нужды,  утверждается руководителем предприятия.  Размер этих сумм ограничен,  выдача наличных денежных средств  на хозяйственные нужды предусматривается  сметой предприятия. 

   Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки.

   На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

  

   По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

   Работники, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее трех рабочих дней  по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить  в бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним. Форма авансового отчета  является унифицированной и приведена  в Постановлении Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об  утверждении унифицированной формы  первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача  наличных денег под отчет производится  при условии полного отчета  конкретного подотчетного лица  по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

   Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. Остаток  неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру в установленном порядке.  Перерасход по авансовому отчету  выдается подотчетному лицу по  расходному кассовому ордеру. На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией  производится списание подотчетных  денежных сумм в установленном  порядке. 
 
 

Отражение в учёте выдачи подотчётных сумм и их возврата

   В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению.

   На данном счете собирается  вся информация о расчетах  с работниками торговой организации  по суммам, выданным им под  отчет на хозяйственно-операционные  и командировочные расходы.

   Выдавая работнику наличные деньги  из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер  сделает в учете запись:

- Выданы под отчёт денежные средства:

  Д  71 «Расчеты с подотчетными лицами»

  К 50 «Касса»

   В том случае, если торговая организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:

  Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

  К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

   Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

  Д 50 «Касса»

  К 71«Расчеты с подотчетными лицами» - Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу  организации, то остаток невозвращенного  аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может  быть удержана из заработной платы  работника. При этом в учете делается проводка:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника.

При погашении  работником суммы долга по подотчету  можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Д 55 «Специальные счета в банках» К 51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет») - Переведены денежные средства на специальный карточный  счет.

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 55 «Специальные счета в банках» - Учтена сумма  средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

  Бухгалтер  выписывает расходный кассовый  ордер, указав в нем выдаваемую  сумму, кассир выплачивает сотруднику  деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

   Состав первичных документов  по расчетам с подотчетными  лицами, с одной стороны, достаточно  узок - это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы.  С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень  много, так как данные расчеты  связаны с прочими разделами  учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

   Регистром для учета операций  по движению подотчетных сумм  и расчетов с подотчетными  лицами служит журнал-ордер № 7 -- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере № 7 одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

   Основанием для заполнения журнала-ордера  № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты -- на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Журнал  должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия. 
 
 
 

Приобретение  тмц

   Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается руководством предприятия. Подотчетные суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для приобретения товарно-материальных ценностей подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.

На основании  доверенности и счета на получение  товарно-материальных ценностей выписывается расходный кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата  кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное лицо сдает  документы в бухгалтерию.

Выдача  наличных денег под отчет оформляется  расходным кассовым ордером на основании  заявления работника, приказа руководителя. Сумму аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости  проезда, суточных, квартирных и других расходов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ

 
 
1. Выдача подотчетных  сумм на командировку 

   Служебная командировка- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается.

       Характерным признаком командировки является ее срок. По окончании срока командировки работник обязан возвратиться к основному месту работы. Инструкция устанавливает несколько вариантов продолжительности командировки. Как правило, срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п. 4 Инструкции).

    Командировка  сотрудников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должна превышать одного года (п. 4 Инструкции). Не включаются в срок командировки дни временной нетрудоспособности (п. 16 Инструкции). Иными словами, в  тот день, когда сотрудник заболел, командировка приостанавливается, ее срок возобновляется с момента выздоровления  работника.