Учет поступления товаров

3. Документальное  оформление операций по поступлению товаров

   По  договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую  деятельность, обязуется передать в  обусловленный срок или сроки  производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. ⁵

   При отсутствии в договоре купли-продажи  условий о качестве товара продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для целей, для которых товар такого рода обычно используется.

   Если  продавец при заключении договора был  поставлен покупателем в известность о конкретных целях приобретения товара, то он обязан передать покупателю товар, пригодный для использования в соответствии с этими целями.

   При продаже товара по образцу и (или) по описанию продавец обязан передать покупателю товар, который соответствует  образцу и (или) описанию.

   Если  законом или в установленном  им порядке предусмотрены обязательные требования к качеству продаваемого товара, то продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязан передать покупателю товар, соответствующий этим обязательным требованиям.

   Приемку товаров по количеству и качеству следует осуществлять в порядке, установленном Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.65 № П-6 (далее - Инструкция № П-6), и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 25.04.66 № П-7 (далее — Инструкция № П-7).

   При приемке товаров необходимо проконтролировать не только получение накладной и счета-фактуры от поставщика, но и проследить, чтобы эти документы были составлены по установленной форме с заполнением всех необходимых реквизитов.

   Таким образом, вместе с товаром поставщик (неважно, кто это — торговая организация или производитель товаров) обязан представить:

• накладную по форме, утвержденной Госкомстатом России (если 
  поставщик торговая организация — по форме № ТОРГ-12, если же вы покупаются товары у производителя — по форме М-15);
• счет-фактуру для зачета НДС.

   Кроме того, в зависимости от обстоятельств  приобретения и приемки товаров, иногда могут понадобиться некоторые другие документы. Например: Различные акты  ( Торг-2, Торг-3, … Торг_6), упаковочный ярлык (Торг-9), спецификация (Торг-10), приходный групповой отвес (Торг-17, заказ (Торг-26) и  др.

   При осуществлении операций, связанных  с приобретением товаров, необходимо также учитывать требования, установленные п. 2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5).

   Движение  товара от поставщика к потребителю  оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

   Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Накладная должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются следующие сведения:

• номер и дата ее выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара (в соответствующих единицах измерения);
• цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара.

   Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций  поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи товара и т.д.

   Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

   При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем в накладной делается отметка.

   Если  товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то должна оформляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

   Для оплаты поступающих товаров может  быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара (типовая форма № 868). Вполне возможна и оплата товара без счета (на основании договора, письма, накладной, рекламного буклета, полученного от поставщика прайс-листа, каталога и т.п.).

   Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования товаров.

   В соответствии с п. 224 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее - Методические указания Минфина), приемка и оприходование товаров в подразделении, осуществляющем торговую деятельность, производится в порядке, установленном для материалов.

   Согласно  п. 10 Методических указаний Минфина  товары подлежат принятию на соответствующие склады организации, если иное не предусмотрено действующими нормативными документами. Товары в организации должны быть своевременно оприходованы.

   В организации должен быть установлен контроль за поступлением товаров (за их отгрузкой поставщиками), а также  за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

   Суммы, уплаченные за товары, не вывезенные со складов поставщиков и находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.

   Контроль  за своевременным оприходованием прибывших  грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.

   При закупке товара или его приемке  руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

   Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

   На  товары, поступающие по договорам  купли-продажи, поставки и другим аналогичным  договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие товары с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверить соответствие данных этих документов договорам по ставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству товаров, способу и срокам отгрузки и другим условиям по ставки, предусмотренным договором;
• проверить правильность расчетов в расчетных документах;
• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или 
  частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
• определить фактические размеры ответственности в случае на 
  рушения условий договора;
• передать документы в подразделения организации (бухгалтерс 
  кую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные 
  правилами документооборота организации.

   Приемка товаров от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

   При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих товаров осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

   При приемке товары подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

   Порядок и сроки приемки товаров по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

   Приемка и оприходование поступающих  товаров и тары (под товары) оформляются складами, как правило, путем составления соответствующих актов (см. с. 63 и с. 353), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

   На  массовые однородные грузы, прибывающие  от одного и того же поставщика несколько  раз в течение дня, допускается составление одного акта в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку товара в течение этого дня делаются записи на обороте акта, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в акт.

   Вместо  составления акта по форме № ТОРГ-1 приемка и оприходование товаров может оформляться проставлением на сопроводительных документах, полученных от поставщика (счет, накладная и т.п.), штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в акте. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер акта. Такой штамп приравнивается к акту.

   Одновременно  составляются другие необходимые документы, связанные с получением товаров.

   Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с Инструкцией № П-6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренным в договоре.

   Если  товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться  по количеству мест, массе брутто или  по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товара в таре не проводится, необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

   Если  количество и качество товара соответствует  сведениям, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) ставится штамп организации. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

   При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

   При установлении несоответствия поступивших  товаров ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество товаров не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких товаров и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. В состав указанной комиссии должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).