Учет материалов на складе и в бухгалтерии

Учет  материалов на складе и в бухгалтерии

В связи с  большими запасами материальных ценностей  на предприятиях важным является постановка складского и бухгалтерского учета  материалов.

Все материалы  сначала поступают на склад. Учет материалов на складе ведет материально-ответственное  лицо, заведующий складом или кладовщик. Учет движения и остатков материалов ведется в карточках учета  материалов.

При поступлении  каждому наименованию, сорту и  марке материалов присваивают специальное  обозначение — номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер открывается  отдельная карточка учета материалов. Затем номенклатурные номера заносятся  в специальный реестр, который  называется номенклатурой-ценником. В  номенклатуре-ценнике, кроме названия и номенклатурного номера, указывают  цену и единицу измерения материала. Таким образом, номенклатура-ценник представляет собой систематизированный  перечень всех используемых материалов с указанием их стоимости и  единицы измерения.

Так как в  обычном порядке учет материалов одновременно ведется и на складе и в бухгалтерии, то ведение учета  наличия и движения материалов зависит  от выбранной методики учета, которая  устанавливает порядок и последовательность ведения учета материалов на складе и в бухгалтерии.

Возможна  такая постановка учета, когда на складе и параллельно в бухгалтерии  ведутся карточки аналитического учета  материалов в соответствии с их номенклатурными  номерами. Только в бухгалтерии помимо количественного, в карточках аналитического учета материалов, ведется и стоимостной  учет. В конце месяца производится сверка данных учета материалов на складе и в бухгалтерии.

При использовании  метода учета, который называют сальдовым, бухгалтерия не дублирует складской  учет, а в качестве регистров аналитического учета использует карточки учета  материалов, которые ведутся на складе. Сальдовый учет материалов является более рациональным в условиях ручной обработки данных.

Естественно, что современные автоматизированные системы складского учета с применением  специализированных программных средств  значительно упрощают и ускоряют процесс ведения складского учета  материалов. 

Учет  материалов на складе и в бухгалтерии

By ADMIN | Published: SEPTEMBER 10, 2009

Материальные ценности поступают в организации от поставщи- 
ков на основании заключенных договоров поставки. Поставщики 
материальных ценностей одновременно с отгрузкой продукции на- 
правляют покупателю сопроводительные документы (счета- 
фактуры, накладные и др.). Полученные ценности сдаются на склад 
уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения 
(маркетинга) под расписку заведующего складом на сопроводитель- 
ных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязатель- 
но должен быть заключен типовой договор о полной материальной 
ответственности. При отсутствии должности заведующего складом 
его обязанности могут быть возложены на любого работника орга- 
низации с его согласия и с обязательным заключением договора о 
материальной ответственности. От занимаемой должности кладов- 
щик может быть освобожден только после проведения сплошной 
инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по 
акту. 
При поступлении материалов от поставщиков заведующий 
складом проверяет соответствие фактического их количества дан- 
ным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений 
нет то заведующий складом выписывает приходные ордера 
(ф. No М-4) на все количество поступивших материальных ценно- 
стей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их по- 
ступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему 
складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать ма- 
териальные ценности без выписки приходного ордера, если нет 
расхождений между фактически принятым количеством материаль- 
ных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных до- 
кументах поставщика. В данном случае на документе поставщика 
заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся 
те же реквизиты, что и в приходном ордере. 
Если при приемке материалов от поставщиков установлено рас- 
хождение с данными сопроводительных документов (недостача, из- 
лишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка 
(поступление материалов без сопроводительных документов по- 
ставщика), заведующий складом вместе с представителем постав- 
щика или независимой организации составляет акт о приемке ма- 
териалов (ф. No М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные 
ордера не составляются и акт является одновременно и приходным 
документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. 
Второй экземпляр акта передается поставщику. 
Если в течение дня несколько раз осуществляются поставки од- 
нородного груза, то можно выписывать один приходный ордер в 
целом за день. На оборотной стороне приходного ордера делается 
отметка о каждой отдельной приемке с подведением общего итога 
за день. 
Материалы могут поступать в организацию и от подотчетных 
лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценно- 
сти, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на 
рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходу- 
ет их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке. 
При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных 
на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо при- 
ложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: сче- 
та и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты 
(справки), если покупки сделаны на рынках или у населения. 
Учет движения и остатков материалов заведующий складом ве- 
дет в карточках складского учета типовой формы (ф. No М-17). На 
каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную кар- 
точку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в 
натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему 
складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их 
количество и регистрационные номера, 
Запись в карточках делается заведующим складом на основании 
первичных документов в день совершения операции. После каждой 
записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру, 
сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих дан- 
ных заведующий складом своевременно информирует руководство 
организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным 
номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно 
находящихся без движения. 
Складской учет материалов можно вести в книгах сортового 
учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складско- 
го учета. 
Периодически (не реже одного раза в неделю) работники мате- 
риального отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в 
карточках складского учета с одновременной проверкой оформле- 
ния первичных документов. Остатки материалов, выведенные в 
карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заве- 
дующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных 
документов и передает его с приложением необходимых сопроводи- 
тельных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных 
и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам 
и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты 
сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все 
должны быть переданы в бухгалтерию. 
По окончании месяца заведующий складом переносит количе- 
ственные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу 
(ведомость), которая ведется по балансовым счетам материальных 
запасов, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам. 
Контроль за правильностью складского учета осуществляется в 
бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформле- 
ния первичных документов, записей движения материалов в кар- 
точках складского учета и их остатков в сальдовой книге. 
Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денеж- 
ном выражении по материально ответственным лицам (складам) в 
разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов. 
Поступившие со склада в бухгалтерию первичные документы прове- 
ряются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксиру- 
ются (оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги реестров доку- 
ментов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, 
субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окон- 
чании месяца информация накопительных ведомостей используется для 
составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу. 
Правильность ведения складского учета материалов проверяется 
путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов 
в сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборот- 
ной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями 
складского учета с показателями групповой оборотной ведомости, 
то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пре- 
делах той группы запасов, по которой выявлены расхождения. 
Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгал- 
терским, или сальдовым.