Учет денежных средств и наличных расчетов

РАЗДЕЛ 3. Учет денежных средств и наличных расчетов.

3.1.  Порядок ведения учета денежных средств в кассе и наличных расчетов.

Основными документами, регламентирующими  порядок осуществления операций с наличными средствами, а также  применение штрафных санкций за нарушение  порядка ведения операций с наличностью, являются:

-  Положение о ведении  кассовых операций в национальной  валюте в Украине, утвержденное  постановлением Правления НБУ  от 19.02.2001 № 72 (далее - Положение  № 72) [5];

-  Инструкция об организации  работы из наличного обращения  учреждениями банков Украины,  утвержденная постановлением Правления  НБУ от 19.02.2001 № 69 (далее - Инструкция  № 69) [7];

-  Указ Президента Украины  от 12.06.95 № 436/95 «О применении штрафных  санкций за нарушение норм  регулирования обращения наличности»  в редакции Указа Президента  Украины от 11.05.99 № 491/99 [9].

Счета учета средств различаются  в зависимости от видов валют, которыми располагает предприятие, и мест хранения наличных: касса, расчетный  счет, валютный счет, карточный счет, лимитная чековая книжка, депозитный счет, специальный счет капитальных  вложений и др..

Касса - счет бухгалтерского учета движения и выявление учетных  остатков наличных средств, которые  имеет предприятие.

При необходимости на том  или ином конкретном предприятии  может открываться сразу несколько  счетов (субсчетов) учета наличности.

 

 

 

 

 

Например:

1) касса предприятия (при бухгалтерии предприятия);

2) операционная касса  (находится в том или ином  подразделении).

3) валютная касса (вводится  при осуществлении внешнеэкономической  деятельности и направлении работников  в зарубежные командировки);

4) касса филиала (вводится  при наличии обособленного филиала  или представительства, выделенной на отдельный баланс).

Счета в банке - счет бухгалтерского учета движения и выявление учетных  остатков безналичных средств, которыми располагает предприятие.

Планом счетов предусмотрены  следующие счета учета денежных средств предприятия, находящихся на текущих (расчетных) счетах в банках:

- Текущие счета в банках;

- Иные счета в банках.

Денежные средства предприятия  подразделяются на два вида:

1) средства в кассе  предприятия;

2) средства на счетах  в банках:

а) текущие счета в национальной валюте открываются юридическим  лицам в учреждениях банков для  хранения свободных денежных средств  и ведения безналичных расчетов в национальной валюте;

б) текущие счета в иностранной  валюте, предназначенные для хранения свободных денежных средств и  осуществления безналичных расчетов в иностранной валюте;

в) специальные счета для  безналичных расчетов с контрагентами (счет аккредитива, счет лимитированной чековой книжки);

г) специальные счета для  бюджетного финансирования и целевых  поступлений (бюджетные счета для  целевых мероприятий);

д) заемные счета, которые открываются для учета займов путем оплаты расчетных документов или перечисления заемных средств на текущие, аккредитивный или иные счета в соответствии с условиями кредитного

 

соглашения;

е) депозитные счета открываются  на определенный срок для сохранения свободных средств, которые перечисляются  с текущих счетов на счет депозита, а после окончания срока хранения в соответствии с депозитного  договора возвращаются на тот же счет с процентов по депозитным вкладам.

Все предприятия и индивидуальные предприниматели, имеющие текущие  счета в банке, обязаны хранить  свои средства в учреждениях банков. Однако для осуществления хозяйственной  деятельности (для выплаты заработной платы и оплаты командировочных  расходов, для приобретения товаров, канцтоваров и т.д.) им необходимо определенное количество наличных средств.

Расчеты наличными средствами между собой и с гражданами предприятия могут осуществлять как за счет средств, полученных из касс банков, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг) и других кассовых поступлений. Однако при этом следует учитывать, что Положением № 72 [5] установлен предельный размер расчетов наличными одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем), установленный в сумме 3000 грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам.

В случае осуществления предприятиями  наличных расчетов с другими предприятиями (предпринимателями) свыше 3000 грн., Средства, превышающие данную сумму, прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня осуществления данной операции. Затем полученная сумма сравнивается с утвержденным лимитом кассы, и в случае его превышения к предприятию применяются штрафные санкции за превышение установленных лимитов остатка наличности в кассе в размере двукратной суммы сверхлимитной наличности за каждый день.

Указанные ограничения касаются также расчетов наличностью

 предприятий в оплату  за товары, приобретенные для  производственных (хозяйственных) нужд  за счет средств, полученных  по корпоративным карточкам.

При этом количество предприятий (индивидуальных предпринимателей), с  которыми осуществляются расчеты в  течение дня, не ограничивается. Платежи  предприятия более установленную  сумму в соответствии с п. 2.3 Положения  № 72 должны осуществляться только в  безналичном порядке. [5]

В Положении № 72 [5] приведено следующее определение понятия "наличные" - это платежи наличными предприятий, предпринимателей и физических лиц за реализованную продукцию (товары, выполненные работы, оказанные услуги) и по операциям, непосредственно не связанным с реализацией продукции (товаров, работ , услуг) и другого имущества.

Исходя из данного определения "наличные" предусматривают не только расчеты за реализованную  продукцию и т.п., но и любые  другие имеющиеся поступления в  кассу предприятия, в частности  поступления от внереализационных поступлений.

Согласно п. 1.2 Положения  № 72 [5] внереализационные поступления - поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (работ, услуг) и другого имущества (включая основные фонды, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе от погашения дебиторской задолженности, задолженности по ссудам, бесплатно полученные средства, возмещение материального ущерба, взносы в уставный фонд, платежи за предоставление в лизинг (аренду) имущества, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, другие поступления.

Таким образом, Положение  № 72 [5] расставило все точки над «I» в вопросе: какие платежи предприятий (предпринимателей) между собой ограничиваются суммой в 3 тыс. грн. в день. Теперь это не только расчеты за продукцию (товары, работы, услуги), но и внереализационные поступления в кассу предприятия.

Предприятия (предприниматели) и физические лица могут осуществлять расчеты наличными за приобретенные  товары (выполненные работы, оказанные  услуги) через учреждения банков. Указанные  расчеты осуществляются путем внесения наличных в учреждения банков для  последующего перечисления их на счета  предприятий (предпринимателей) или  физических лиц. Такие расчеты являются для покупателей (плательщиков средств) наличными, а для предприятий-продавцов (получателей средств) - безналичными. Благодаря закреплению в Положении  № 72 [5] указанной нормы, расчеты за проданные товары (работы, услуги) через кассу банка, минуя кассу предприятия, для предприятия-продавца считаются безналичными, а стало быть, не требуют наличия торгового патента.

Для приема, хранения и расходования наличных средств предприятие должно иметь кассу. Кассой называется помещение или место, предназначенное для приема, выдачи и хранения наличных средств, других ценностей и кассовых документов, где, как правило, ведется кассовая книга. Данное определение является достаточно либеральным по требованиям, предъявляемым ранее Порядком № 21, в помещение и оборудование кассы. Требования Порядка № 21 по обособленности, решеток и другого специального оборудования помещения кассы вызвали достаточно много сложностей, особенно в малых предприятий.

Теперь кассой может считаться  и рабочее место кассира, где  хранится наличность и ведется, как  правило, кассовая книга, даже если оно  находится в помещении вместе с другими работниками бухгалтерии. Однако в Положении № 72 содержится требование, согласно которому руководители предприятий должны обеспечить сохранность  наличных средств в кассах, а также  их сохранность в случае доставки из учреждения банка и сдаче в

учреждение банка. Если по вине руководителей не были созданы  необходимые условия для обеспечения  сохранности средств во время  их хранения и транспортировки, то они  несут за это - ответственность в  установленном законодательством  Украины порядке.

Ответственным лицом в  кассе предприятия является кассир. Он несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей.

Для назначения работника  на должность кассира администрацией предприятия издается приказ. Кроме  того, он обязан под расписку ознакомить е нормами, предусмотренными Положением № 72 [5], изложенными в должностной инструкции кассира. После этого с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае отсутствия кассира (в связи с болезнью и т.д.), Ценности, находящиеся у него в подотчете, срочно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии в составе лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На предприятиях, имеющих  большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, оплата труда, выплаты  пособия по временной нетрудоспособности, стипендий и премий могут осуществляться по письменному приказу руководителя предприятия, другими, кроме кассиров, лицами. С этими лицами заключается  договор о полной материальной ответственности  и на них распространяются все  права и обязанности, установленные  для кассиров.

На тех предприятиях, где  по штатному расписанию должность кассира  не предусмотрена, обязанности кассира  могут выполняться или бухгалтером  другими работниками по письменному  приказу руководителя предприятия. С лицом, на которое возложены  обязанности кассира, также заключается  договор о полной материальной ответственности.

Одним из главных показателей  контроля и регулирования наличного  обращения является лимит остатка  наличности в кассе.

Лимит остатка средств в кассе (далее - лимит кассы) - это предельный объем наличных средств, которые могут оставаться в кассе предприятия на конец рабочего дня.

Лимит кассы устанавливается  предприятиям, имеющим счета в  учреждениях банка и осуществляющим операции с наличностью. Порядок  установления предприятиям лимита кассы, порядка и сроков сдачи наличной выручки регулируется Инструкцией  № 69. Размер лимита кассы для каждого предприятия определяется учреждениями банков с учетом режима и специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков и порядка сдачи наличной выручки, длительности операционного времени учреждения банка, наличии договоренности предприятия с учреждением банка на инкассацию и сдачу наличной выручки в вечернюю кассу банка и т.п.

Лимит кассы устанавливается  предприятиям с учетом следующих  особенностей:

- Для предприятий, имеющих  существующий выручку с сроком сдачи ее в банк ежедневно в день поступления в кассу предприятия, - в размерах, необходимых для обеспечения их работы утром следующего дня;

- Для предприятий, имеющих  существующий выручку с сроком сдачи на следующий день - в рамках среднедневного наличной выручки;

- Для предприятий, имеющих  существующий выручка другим  сроком сдачи ее в банк, - в  размерах, зависящих от установленных  сроков сдачи выручки и ее  суммы;

- Для предприятий, лимиты  кассы которым устанавливаются  согласно фактическим затратам  наличности (кроме выплат, связанных  с оплатой труда, стипендий,  пенсий, дивидендов) - в рамках среднедневной  выдачи

 

 наличности.

Лимит кассы предприятиям (кроме предприятий торговли, общественного  питания и услуг) устанавливается  учреждениями банков по согласованию с руководителями предприятий на основании расчета среднедневного поступления имеющегося или выручки  среднедневной выдачи наличности.