Учет денежных средств и денежных документов

     1. Учет денежных средств и денежных  документов

     Хозяйственные связи — необходимое условие  деятельности предприятий, так как  они обеспечивают бесперебойность  снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность  отгрузки и реализации продукции, Оформляются  и закрепляются хозяйственные связи  договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком  товарно-материальных ценностей, работ  или услуг, а другое — их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.

     С момента создания предприятия у  него появляются денежные средства: вначале  — перечисленные на расчетный  счет предприятия его учредителями, затем — полученные от клиентов за проданные товары или оказанные  услуги.

     В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости  на всей территории Российской Федерации  является рубль.

     Согласно  п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса  Российской Федерации расчеты между  юридическими лицами, а также расчеты  с участием граждан, связанные с  осуществлением ими предпринимательской  деятельности, производятся в безналичном  порядке. Расчеты между этими  лицами могут производиться также  наличными деньгами, если иное не установлено  законом.

     Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых  книжках и т. д.

     Если  Ваше предприятие осуществляет розничную  торговлю или оказывает услуги населению  за наличный расчет, то оно будет  иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот  и монет, которые должны храниться  в кассе только в размере лимита, установленного обслуживающим банком, а далее инкассироваться (сдаваться  на хранение в банк) через определенные промежутки времени (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

     Возможны  расчеты векселями — долговыми  обязательствами установленной  гражданским законодательством  формы — которые имеют особую форму учета.

     Основными задачами учета денежных средств  и расчетов являются:

     своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

     оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

     контроль  за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

     контроль  за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

     контроль  за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

     своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

     Своевременная информация о временном высвобождении  денежных средств даст Вам возможность  разместить их на депозите или инвестировать  в акции, облигации наряду с другими  ценными бумагами для получения  дополнительного дохода.

     2. Учет кассовых операций

     Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40); (далее по тексту — Порядок ведения кассовых операций).

     Для осуществления расчетов наличными  деньгами (выдачи заработной платы, денег  на командировочные расходы и  т.п.) предприятие должно иметь кассу.  

     Помещение кассы должно быть специально оборудовано  для обеспечения сохранности  денежных средств.

     Кассовые  операции выполняет отдельный работник предприятия — кассир.

     После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается  договор о полной материальной ответственности.

     Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

     Предприятие может иметь наличные деньги в  кассе в пределах, устанавливаемых  банком, обслуживающим это предприятие  по согласованию с его руководителем  в соответствии с банковскими  правилами.

     Наличные  деньги в размерах, превышающих, установленные  банком пределы могут храниться  только в период выплаты заработной платы, но не дольше трех дней.

     Кассовые  операции проводятся в следующем  порядке:

     оформление  первичных документов по приходу  и расходу;

     регистрация первичных документов в журнале  регистрации;

     записи  в кассовую книгу (под копирку  в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

     сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с  приходными и расходными документами  под расписку в кассовой книге.

     Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег — по расходным  кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные  ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег  в банк происходит по объявлениям  на взнос наличными.

     Приходные ордера подписывает главный бухгалтер  или лицо, им уполномоченное, а расходные  ордера — руководитель организации  и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, расходные кассовые ордера и  заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами  или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

     На  титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия  или лиц на это уполномоченных.  

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с  применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

     Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитывают в кассовой книге.

     Каждое  предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью.

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми  номерами.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

     На  предприятиях при условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись  автоматизированным способом, при котором  ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

     Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

     В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

     Кассир  после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.  

     В целях обеспечения сохранности  и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

     Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  предприятия.  

     Кассовая  книга (в рублях)

       
 

     На  каждом предприятии в сроки, установленные  руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц, а также при  смене кассиров производится внезапная  ревизия кассы с полным полистным  пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными  учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.