Совершенствование учета денежных средств в ООО «БАРС»

 

Глава 3.Совершенствование учета денежных средств в ООО «БАРС»

3.1.Совершенствование системы бухгалтерского учета  и внутрихозяйственного контроля в ООО «БАРС»

В исследуемой организации  учет денежных средств организован  на достаточно высоком уровне, однако имеются следующие замечания: с  кассиром не заключен договор о полной материальной ответственности; приказом руководителя не назначена инвентаризационная комиссия ; в первичных документах заполняются не все обязательные реквизиты; не всегда соблюдаются сроки проведения ревизии кассы; нет письменного распоряжения организации о назначении уполномоченного лица ставить подписи на приходных и расходных кассовых ордерах в качестве главного бухгалтера; не разработаны должностные инструкции для бухгалтеров; не соблюдены требования по хранению наличных денежных средств в кассе. Методы совершенствования учета представлены в таблице 10.

Таблица 10. Рекомендации по совершенствованию учета денежных средств на ООО «БАРС»

Выявленные недостатки учета	Рекомендации
В первичных документах заполняются  не все обязательные реквизиты	в обязательном порядке заполнять  следующие реквизиты: -дата составления документа; -наименование организации,  от имени которой составлен  документ; -содержание хозяйственной  операции; -измерители хозяйственной  операции  денежном выражении; -наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления; -личные подписи указанных  лиц.
Не соблюдаются сроки  проведения инвентаризации	установить следующие  сроки для проведения инвентаризации :основных средств один раз в 3 года перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности; инвентаризацию кассы ежемесячно. Для увеличения внутреннего контроля на предприятии ООО «БАРС» рекомендуется помимо плановой ежемесячной инвентаризации кассы также проводить внезапную инвентаризацию с периодичностью не реже одного раза в месяц.
В организации не разработаны  должностные инструкции для главного бухгалтера	разработать инструкции,  где должны быть установлены трудовые функции, основные требования, предъявляемые  к работнику в отношении специальных  знаний, а также знаний законодательных  и нормативных актов, определен  уровень профессиональной подготовки работника
Не соблюдены требования по хранению наличных денежных средств  в кассе	необходимо в соответствии с требованиями законодательства оборудовать  помещение для кассы, необходимо изолировать помещение кассы, на окна поставить решетки и все  ценности хранить в специальных  несгораемых шкафах.

 

В результате проверки было обнаружено, что в первичных учетных документах заполняются не все обязательные реквизиты и не везде стоят подписи главного бухгалтера и руководителя организации. На основании положений ФЗ «О бухгалтерском учете» рекомендуется, для принятия первичных документов к учету, в обязательном порядке заполнять следующие реквизиты:

-дата составления документа;

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции  денежном выражении;

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-личные подписи указанных лиц.

Также в ходе аудиторской  проверки было выявлено, что на предприятии  ООО «БАРС» не соблюдаются сроки  проведения инвентаризации. Одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Статьей 12 Федерального закона от 8 августа 2001 года №129-ФЗ «О государственной  регистрации юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей»  установлено, что порядок и сроки  проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением  случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Таким образом, предлагаю  установить следующие сроки для  проведения инвентаризации основных средств  один раз в 3 года перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности; инвентаризацию кассы ежемесячно. Для увеличения внутреннего контроля на предприятии ООО «БАРС» рекомендуется помимо плановой ежемесячной инвентаризации кассы также проводить внезапную инвентаризацию с периодичностью не реже одного раза в месяц.

Данный порядок следует закрепить в учетной политике. В приказе об учетной политике могут устанавливаться также количество инициативных инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств.

В результате проверки также  было выявлено, что в организации  не разработаны должностные инструкции для главного бухгалтера и бухгалтера - кассира. Согласно квалификационному  справочнику должностей и обязанностей руководителей, специалистов и других служащих, квалификационная каждой должности  должна иметь три основных раздела. В первом разделе «Должностные обязанности» должны быть установлены трудовые функции, которые могут быть поручены полностью  или частично работнику, занимающему  данную должность.

Во втором разделе «Должен  знать» содержаться основные требования, предъявляемые к работнику в  отношении специальных знаний, а  также знаний законодательных и  нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В третьем разделе «Требования  к квалификации» определены уровень  профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей, и требования к стажу работы.

На основании выше указанной  информации необходимо разработать  должностные инструкции главного бухгалтера. В обязанности кассира необходимо включить следующее:

1. Прием наличных денежных средств в кассу предприятия одновременным занесением информации в компьютерную базу данных;
2. Выдача наличных денег из кассы;
3. Контроль за соблюдением лимита остатка денежных средств в кассе;
4. Сдача наличной выручки в банк;
5. Получение наличных денежных средств по чеку в банке
6. Ежедневное ведение кассовой книги;
7. Работа с банком.

Во втором разделе должностных  инструкций необходимо указать следующие  нормативные и законодательные  акты, которые должен знать бухгалтер  – кассир для ведения учета  денежных средств:

• ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Письмо ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций»;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В качестве основного требования к квалификации бухгалтера – кассира  необходимо указать наличие высшего  профессионального (экономического) образования.

Следует отметить, что исключение выявленных замечаний и применение рекомендаций позволит значительно  улучшить организацию бухгалтерского учета на предприятии, избежать различных  штрафных санкций и усилить контроль за наличием и движением используемых денежных средств, что во многом способствует улучшению финансового состояния предприятия.

3.2. Меры по устранению выявленных недостатков и совершенствование учета ООО «БАРС»

          В результате аудиторской проверки учета денежных средств были выявлены ряд замечаний, которые необходимо устранить с целью избежания конфликтов с проверяющими органами.

Во-первых, необходимо в соответствии с требованиями законодательства оборудовать помещение для кассы. Для этого необходимо изолировать помещение кассы, на окна поставить решетки и все ценности хранить в специальных несгораемых шкафах.

Одним из основных факторов, определяющих уровень надежности охраны помещения кассы предприятия, является структура комплекса охранной сигнализации, которая определяется необходимым  количеством рубежей охраны, охраняемых зон и шлейфов организации  в каждом рубеже. В связи с тем, что на предприятии охранно –  пожарно сигнализация не соответствует  требованиям, рекомендуется оборудовать помещение кассы более надежными средствами охраны. 

Так как при проведении инвентаризации кассы не составляются необходимые документы, необходимо рекомендовать следующее:

1. Приказом руководителя назначить постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в которую необходимо включить представителей администрации, работников бухгалтерии и др. специалистов.
2. В результате проверки необходимо оформлять в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации.
3. При сравнении данных учета и данных инвентаризации  необходимо составлять сличительную ведомость.

Помимо этого, необходимо приказом руководителя утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов.

Устранив выше перечисленные  недостатки, организация сможет наладить учет денежных средств в соответствии с требованиями законодательства.

Для увеличения внутреннего  контроля на предприятии ООО «БАРС» рекомендуется помимо плановой ежемесячной  инвентаризации кассы также проводить  внезапную инвентаризацию с периодичностью не реже одного раза в месяц.