Роль автоматизации в деятельности бухгалтеров и аудиторов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

НОВОСИБИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ  И  УПРАВЛЕНИЯ  «НИНХ»

 

          Институт заочного обучения

           Кафедра  бухгалтерского учета

 

 

РЕФЕРАТ

 

Учебная дисциплина: Информационные бухгалтерские  системы

Тема: Роль автоматизации в деятельности бухгалтеров и аудиторов

Наименование  направления (специальности, профиля  подготовки): Финансы и кредит

Ф.И.О студента: Силина Таисия Вячеславовна               

Номер группы: ФКПО12

Номер зачетной книжки 110837

Дата регистрации  реферата кафедрой ____________

Проверил:________________________________

                                                  (Ф.И.О.)

 

Оценочное заключение:

 

 

 

 

 

 

Новосибирск   2013

 Необходимость автоматизации  такой деятельности, как бухгалтерский  учет, обусловлена не только причинами  все большего усложнения и трудоемкости ведения бухгалтерского учета, но и общей тенденции к компьютеризации всего общества, которое призвано обеспечить облегчение работы человека в области обработки больших объемов информации. Методы ведения бухгалтерского учета, как и другие отрасли человеческой деятельности, постоянно совершенствуются и развиваются. Историческое развитие бухгалтерского учета – это ее история поиска более совершенных методов оптимального обобщения информации для нужд управления. За годы, прошедшие со времени возникновения бухгалтерского учета, методы его ведения претерпели весьма существенные изменения. На ранних ступенях развития бухгалтерский учет велся самим владельцем предприятия с целью организации наблюдения и контроля за сохранностью и ростом личного капитала. Лишь в XIV в. с развитием капиталистического производства учет – «ведение книг» выделяется «... в самостоятельную функцию особых агентов, которым она исключительно поручается». Простейшие методы ведения бухгалтерского учета возникли еще в недрах феодализма. Итальянский математик Лука Почелли, написавший в 1494 году «Трактат о счетах и записях», где впервые были обоснованы правила ведения учѐта доходов и расходов хозяйствующего субъекта. С развитием производства, усложнением производственных связей этот метод ведения учѐта эволюционировал, усложнялся, применялись последние достижения науки и техники.

В дальнейшем бухгалтеры всех стран все в большей степени  начали испытывать потребность в  помощи вычислительных механизмов и  машин. Большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки обработки, высокие требования к точности и  достоверности всѐ это послужило причинами, предопределяющими применение вычислительной техники в организации бухгалтерского учета. Бухгалтерские задачи ранее других экономических задач стали обрабатываться техническими средствами. В компьютеризации бухгалтерского учета выделяют два этапа – механизированный и автоматизированный. Первый этап (50-60-е гг. XX в.) характеризуется использованием электронно-механических перфорационных машин, организацией машиносчетных стаций на крупных предприятиях, где основную роль играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично-перфокарточной системы счетоводства на базе типовых программ. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфорационные машины, и предусматривала перенесение данных из каждого документа на машинный носитель – перфокарту (рисунок 1).

 Рисунок 1 Таблично-перфокарточная форма учета

По каждому участку  учета: учету производственных запасов, оплате труда, готовой продукции  и т. п. – формировались массивы  перфокарт. В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом произошло перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность данной формы состояла в том, что в ней было объединено использование двух видов нанесенной на перфокарту информации: переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, предназначенном для контроля хранения этих документов и проверки полноты записей в табуляграммах. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходила их группировка. Все данные за определенный период пропускались через соответствующее считывающее устройство для печати информации и расчета контрольных итогов. При этом печатался журнал операций, который служил также контрольной машинограммой. Переход ко второму этапу – автоматизированному (с начала 70-х г.г . XX в.) – был вызван появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики. Этап автоматизации насчитывает несколько периодов в своем развитии, зависящих в первую очередь от изменения форм взаимодействия машин и пользователя, а также режимов работы ЭВМ. Начальный период связан с централизованной обработкой бухгалтерских задач на вычислительном центре, где применялся однопрограммный режим работы ЭВМ. Внедрение в учетную практику электронно-вычислительных машин типа «Урал», «Днепр», «Минск», привело к созданию таблично-автоматизированной формы учета (рис. 2).

 

 Рисунок 2 Таблично-автоматизированная форма учета

При этой форме первичные  данные могут кроме бумажных носителей  сразу фиксироваться на машинных носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также  текущая, нормативно-справочная и входная  информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многоразовому  использованию, она заносится в  специальные базы данных. В зависимости  от использования технических средств  и носителей информации различают  два способа введения учетной  информации: непосредственный и с использованием периферийной техники. Одним из важнейших принципов этого этапа развития компьютерных форм учета стало использование режима запроса с целью получения отчетов по необходимым показателям. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После этого компьютер предоставляет необходимую информацию. Развитие архитектуры ЭВМ и их операционных систем создали предпосылки для взаимодействия пользователя с программой. Получив результаты расчетов, он оперативно принимал решения о дальнейшей работе с программой. Возможности вычислительной техники не только обеспечивают универсальный характер ее применения согласно общим методологическим подходам организации бухгалтерского учета, но и позволяют использовать программы, настроенные на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика. Составляющие элементы компьютерной формы учета, без которых невозможно ее создание на конкретном предприятии, приведены на рисунке 3.

 

 

Рисунок 3 Составляющие элементы компьютерной формы учета

Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими  темпами. Сегодня любой практикующий бухгалтер работает на компьютере и  не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности. Модернизация и смена  поколений вычислительной техники, переход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ и т.п. является характерной особенностью современной компьютеризации. в настоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети (локальные, региональные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к общесетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.).

Важно понимать специфику  компьютерных систем бухгалтерского учета, основу которых составляет методология  бухгалтерского учета и информация, организованная в виде системы электронных  документов и баз данных.

Компьютерные системы  бухгалтерского учета прошли большой  исторический путь становления и  развития. Сегодня существует большое  число разнообразных программных  средств автоматизации бухгалтерского учета: от средств автоматизации  локальной задачи бухгалтерского учета  до полнофункциональных компьютерных систем бухгалтерского учета в составе  информационных средств предприятия.

Компьютерные методы обработки  уже надежно вошли в технологию бухгалтерского учета и сейчас на российском рынке большую популярность завоевали такие программные  продукты, как «1С-Бухгалтерия», «Анжелика», «Галактика». Основная идея развития программного обеспечения на сегодняшний день – решение не только непосредственно  бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализация оперативного учета. Это  происходит по причине ориентации сегодняшних  систем не только на работников бухгалтерии, но также и на работников склада, менеджеров и руководителей. Причем преимущество отдается программным  продуктам, которые позволяют автоматизировать целое направление деятельности фирмы.

Существует зависимость  между масштабом предприятия  и типом применяемых в компьютерных системах бухгалтерского учета информационных технологий. Эта зависимость обусловлена  как потребностями в информационных технологиях для реализации функций  компьютерных систем бухгалтерского учета, так и возможным уровнем затрат на ее создание и сопровождение.

Для крупных предприятий  компьютерные системы бухгалтерского учета являются неотъемлемой частью информационных средств предприятия, поэтому информационные технологии компьютерных систем бухгалтерского учета диктуются информационными средствами предприятия.

     Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

- отражение хозяйственной  деятельности организации в виде  бухгалтерских проводок с возможностью  ведения аналитического учета;

- ведение учета от первичных  документов с возможностью использования  типовых операций;

- аналитический и синтетический  бухгалтерский учет движения  денежных средств и материальных  ценностей по любым счетам;

- консолидированный и  раздельный баланс по нескольким  подразделениям;

- учет и переоценка  основных средств, нематериальных  активов, товаров, материалов, расчет  амортизации ОС и НМА;

- ведение взаиморасчетов  с подотчетными лицами;

- финансовый анализ и  моделирование баланса;

- ведение суммового и  количественно-суммового учета,  балансовых и забалансовых счетов;

- параллельное ведение  нескольких касс и расчетных  счетов в рублях и валюте, расчет  курсовой и суммовой разницы;

- учет кассовых операций, ведение кассовой книги, автоматический  экспорт данных в Главную книгу;

- возможность просмотра  реестра проводок документов-оснований;

- автоматическое формирование  Книги покупок и Книги продаж  на основе первичных документов;

- автоматический пересчет  Главной книги и остатков с  оборотами по счетам;

- возможность ввода, корректировки  документов и проводок за любой  отчетный период;

- гибкая настройка полномочий (до отдельных полей) и внешнего  вида списков объектов модуля;

- формирование основных  бухгалтерских отчетов;

- формирование отчетности  в налоговые органы и во  внебюджетные фонды.

- дополнительные возможности  автоматизации бухгалтерского учета:

- экспорт данных и формируемых  отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в графическом виде.

Несмотря на некоторые  сложности в настройке этих программ под специальные нужды предприятия, их установка себя оправдывает следующим  преимуществам предоставляемым  ими:

- значительному снижению  количества математических ошибок  в бухгалтерском учете;

- автоматическому составлению  трудоемких форм ежеквартальных  отчетностей;

- автоматический контроль за правильностью и санкционированностью выписки документов;

- автоматическое ведение  всех форм журналов и книг;

- автоматическое составление  операций и проводок по данным  хозяйственной деятельности и  первичным документам;

- значительная экономия  временных затрат на осуществление  бухгалтерского учета.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Все они хороши и их возможности  находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля  и рода деятельности. При автоматизации  бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

В условиях жѐсткой конкуренции всѐ больше предприятий крупного и среднего бизнеса предпочитают использовать комплексное автоматизирование финансово- хозяйственной деятельности. Обусловлено это, прежде всего, необходимостью эффективного управления предприятием. А это решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализация оперативного учѐта. Эффективная автоматизация бухгалтерского учѐта – не только вопрос удобства в работе бухгалтера, это тенденция времени. Автоматизация бухгалтерского учета сегодня является повседневной реальностью и залогом успеха в развитии предприятия и всего бизнеса в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список:

1. Ясенев В. Н. Информационные системы и технологии в экономике: учеб. пособие / В. Н. Ясенев– Юнити Дана, 2010.-560 с.
2. Трофимова В. В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учеб. пособие/ В. В.Трофимова. – СПбГУЭФ, 2011. – 355 с.
3. Чистова Д. В. Информационные системы в экономике: учеб. пособие / Д. В.Чистова. – М: Инфра- М, 2010. – 396 с.
4. Гвоздева В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: учеб. пособие / В. А. Гвоздева. – М: Инфра- М, 2011. – 436 с.