Ревизия товарно-материальных ценностей

Инвентаризация материалов. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии организации основанием для определения остатков на складе началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности па получение имущества.

Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в черновиках. Ведутся как минимум два черновика. Один черновик заполняет материально ответственное лицо, Другой - кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании инвентаризации оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинство описанного метода ведения записи (сначала в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуре материальных ценностей целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контолеру-ревизору.

Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях но номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенклатурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Запрещается записывать в опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда распаковка может повлечь за собой снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выборочная проверка.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки - они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтерского учета, а также со слов кладовщика и других лиц. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к ревизионной комиссии (ревизору) нет.

На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Если ТМЦ учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то суммы их излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ на их количество и сверяются с прейскурантной ценой. Там, где ведут учет только по стоимости, например в магазинах, итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации.

Бывают случаи, когда по книжным данным остатки материальных ценностей значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения: излишки или недостачи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учетная цена материалов их цене по прейскуранту или документам поставщика. Если имеются отклонения, нужно выявить причину и установить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным данным либо в количественном, либо в денежном выражении получаются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За книжные остатки по бухгалтерии расписывается бухгалтер.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования. Материально ответственные лица по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

По всем другим выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют письменные объяснения. Излагаемые в этих объяснениях факты должны быть тщательно проверены; их нужно принимать во внимание при определении окончательных итогов, если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять.

Материальные ценности, переданные для переработки сторонним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих материальных ценностей, значащихся в бухгалтерском учете проверяемой организации и организаций-подрядчиков. Для этого ревизор служебной запиской сообщает организации-подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их. Иногда целесообразно затребовать от организации-подрядчика сведения о количестве ТМЦ, находящихся в переработке, для сопоставления с данными учета ревизуемой организации.

Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на материалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки сторонним организациям.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а разность между учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят на виновных в порче должностных лиц, либо на финансовые результаты.

При зачете недостач и излишков в результате пересортицы могут возникнуть суммовые разницы. Недостачи относятся в начет материально ответственным лицам, излишки приходуются с выявлением причин и виновников возникновения. На практике встречаются суммовые разницы, которые образуются в результате неправильного применения цен по вине бухгалтерии или вследствие округления.

Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установления недостачи данного вида ТМЦ).

Все документы инвентаризации: приказ о проведении инвентаризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости - должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете того месяца, когда проводилась инвентаризация, в срок до 10 дней после окончания инвентаризации.

3. Ревизия списания материалов в производство

При такой ревизии проводятся документальная проверка оформления выбытия материалов и анализ списания материалов на производство.

Документальная проверка оформления выбытия материальных ценностей. При отпуске материальных ценностей со склада по лимитно-заборным картам ревизору необходимо сверить фактический порядок движения карт с соответствующим распорядительным документом, которым они были введены в организации. Если в организации выписывают две лимитно-заборные карты, то нужно сверить в них подписи, даты, суммы. Отклонения в данных между лимитно-заборными картами подразделений (цехов), кладовых и складов могут стать основанием для требования объяснительных с материально ответственных лиц. Если в организации выписывают одну лимитно-заборную карту, то данные таких карт необходимо сверить с данными карточек учета материалов формы № М-17.

При обнаружении возврата материальных ценностей по лимитно-заборным картам следует дать экономическую оценку действий должностных лиц допустивших избыточный отпуск материалов со склада.

Особое внимание нужно уделять документам на разовый отпуск ценностей со склада. Ревизору необходимо изучить порядок согласования отпуска материалов и его фактическое соблюдение должностными лицами организации. Данные требований (подписи, даты, номера, суммы и т.д.) сверяются с данными журналов регистрации требований, карточек учета материалов.

При отпуске материалов на производство без оформления специальных документов (это возможно в небольших организациях) фактическое расходование материалов отражается в актах или отчетах о выпуске или реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работниками организации, ответственными за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания. Ревизор проверяет наличие данных актов, их утверждение, а также соответствие карточкам учета материалов.

Анализ списания сырья и материалов на производство. Основными вопросами проверки правильности расходования сырья и материалов в производстве являются: обоснованность и документальная определенность норм расхода; соблюдение норм расхода в производстве; фактическое расходование сырья и материалов в подразделениях (цехах) организации.

Приступая к проверке, ревизор прежде всего должен выяснить, когда в последний раз пересматривались действующие в организации нормативы расходования сырья и материалов и учтены ли в них изменения, произошедшие в результате, например, усовершенствования технологии, конструкции, приводящего к сокращению расхода сырья и материалов.

Если на одно и то же изделие установлено несколько различных норм расхода сырья и материалов, что связано с особенностями технологии изготовления изделий, ревизор обязан выяснить, сколько изделий и по какой технологии фактически изготовила организация, изучаемый период и учтена ли технология изготовления при определении расхода сырья и материалов по нормам.

Установив правильность норм расхода материалов, ревизор должен проверить, как эти нормы соблюдаются в производстве. Для этого в первую очередь необходимо действующие в подразделениях (цехах) нормы расхода сопоставить с нормами, представленными ревизору эти нормы должны соответствовать друг другу.

Чтобы убедиться, правильно ли рассчитаны нормы расхода материалов на единицу изделия, ревизору необходимо организовать изготовление контрольной партии изделий и определить фактический расход материалов на них.

Ревизор должен изучить технологию изготовления изделий и строго придерживаться ее при проверке норм. Проверку требуется делать только на исправном оборудовании и с исправным инструментом. Заранее должны быть проверены и подготовлены весовое хозяйство и различные измерительные приборы, которые могут потребоваться во время проверки норм. Нужно также заранее определить, в каком количестве и какие изделия будут взяты на проверку, их наименование, марку и типоразмеры. Следует взять изделия, имеющие наибольший удельный вес в объеме выпускаемой организацией продукции, в количестве, достаточном для установления неизбежных потерь и отходов.

4. Ревизия выбытия материалов на сторону

При такой ревизии проводится сплошная документальная проверка оформления продажи и дарения материалов.

Сплошная документальная проверка оформления продажи материалов. Поскольку при передаче организацией материалов в собственность другом юридическому или физическому лицу по договору купли-продажи либо в обмен на другой товар по договору мены отпуск оформляется накладной по форме № М-15, ревизор проверяет правильность оформления этих документов (договоров и накладных). Договоры должны соответствовать по форме и содержанию требованиям действующего законодательства.

Особое внимание следует уделять ценам реализации материалов - в организации на них должны быть утверждены отпускные цены. Ревизор изучает эффективность ценовой политики и фактическое соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на материалы.