Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Развитие рыночных отношений повышает ответственность  и самостоятельность предприятий  в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности  расчетов с дебиторами и кредиторами. Увеличение или снижение дебиторской  и кредиторской задолженности приводят к изменению финансового положения  предприятия.  

Дело в том, что при значительном отвлечении средств предприятия из оборота, появляется невозможность гасить вовремя  задолженность перед кредиторами. На основании этого необходимо проводить  мониторинг и внутренний аудит расчетов.  

Для проведения внутреннего контроля используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая  требует своевременного и полного  отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах. 

Необходимость внутреннего контроля связана, прежде всего, с увеличением объектов и  данных в бухгалтерском учете  предприятия.  

По мере роста  масштаба деятельности предприятия  и расширения аппарата управления возникают  проблемы, связанные с обменом  информацией, затрудняется контроль за различными подразделениями предприятия  со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений  персонала. 

Основными функциями  внутреннего контроля являются: осуществление  проверок звеньев управления, предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления; осуществление экспертных оценок различных  сторон функционирования организации  и предоставление обоснованных предложений  по их совершенствованию.  

Кроме того, в  компетенцию внутренних аудиторов  входят экспертиза средств управления риском (в частности, риском, связанным  с условными обязательствами  и аналогичными статьями финансовой отчетности), контроль за осуществлением программы по соблюдению этических  норм, организация специальных расследований  и надзор за их проведением. 

Многие предприятия  страдают от неэффективного использования  разного рода ресурсов от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного  и преднамеренного искажения  отчетности, прямого мошенничества  со стороны работников.  
 

Подобных проблем  можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы  внутреннего контроля.  

На службу внутреннего  контроля организации возложено  выполнение следующих функций: 

- контроль за  эффективностью систем бухгалтерского  учета и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их  улучшению; 

- контроль за  достоверностью бухгалтерской и  оперативной информации, проведение  экспертизы средств и способов, используемых для идентификации,  оценки, классификации этой информации  и составления на ее основе  отчетности, а также изучение  отдельных статей отчетности  и операций, остатков по бухгалтерским  счетам; 

- контроль за  соблюдением законодательства, нормативных  актов, требований учетной политики, инструкций, решений и указаний  руководства и собственников; 

- контроль за  деятельностью различных звеньев  управления; 

- контроль за  эффективностью механизма внутреннего  контроля, изучение и оценка контрольных  процедур в филиалах и структурных  подразделениях экономического  субъекта; 

- контроль за  сохранностью и состоянием имущества  экономического субъекта; 

- контроль за  отдельными элементами структуры  внутреннего контроля; 

- проведение  мероприятий по предупреждению  злоупотреблений и специальных  расследований; 

- разработка  рекомендаций и мероприятий по  устранению выявляемых недостатков  и повышению эффективности управления. 

В число общих  задач отдела внутреннего аудита также входит проверка: 

- достоверности  и правильности информации, а  также источников информации; 

- систем, предназначенных  для реализации задач и планов  и соблюдения процедур, законодательных  актов и инструкций, а также  их выполнения сотрудниками компании; 

- сохранности  активов; 

- оценка эффективности  использования ресурсов, и т.д. 

Рассмотрим расчетные  операции, по которым наиболее часто  возникают ошибки у бухгалтеров  при отражении их бухгалтерскими проводками и оформлении документами. 

В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском  учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. 

Таблица 1 Содержание и признаки нарушений при оформлении документов 

Содержание нарушений 

Признаки нарушений  

1. При оправдательном  документе 

отсутствует распоряжение на 

осуществление операций 

Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей  

2.При распорядительном 

документе нет  оправдательного 

Операция по каким-то причинам не совершилась или  пропущена  

3.Документы составлены  с нарушением установленной формы 

Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме  

4.В одном и  том же документе не совпадают  реквизиты 

Документы составлены от имени одной организации, а  печать- другой  

5.В документах  полностью или частично отсутствуют  реквизиты 

Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно  

6.При документах  отсутствуют приложения. На которые  имеются ссылки 

В документах указаны  приложения, а в действительности их нет  

7.Документы подписаны  лицами, не имеющими на это  право 

Денежные документы  подписывает кассир, накладные- заведующий складом  

8.Подделка подписей, наличие подчисток, дописок, исправлений 

Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д.  

9.Отсутствие  на соответствующих документах  штампа, печати 

Доверенности, товарные чеки, квитанции и др. без печати или штампа  

10. В документах  письменные реквизиты указывают  на несвойственные для данной  организации операции 

В документах содержатся операции, которые на самом деле необоснованны (недействительны)  

11.Прослеживание  данных расчетных и платежных  документов по одним и тем  же сделкам показывает их несоответствие 

Данные предъявленных  счетов-фактур за оказанные услуги и платежных поручений по оплате этих счетов не совпадают  

12. Операции, проведенные  по документам, недействительны 

Расход товарно-материальных ценностей не подтверждается отпуском их со склада. Перечисление денежных средств  за оказанные услуги без предъявления счета-фактуры и без договора  
 
 

Некорректное  оформление документов, подтверждающих произведенный взаимозачет, может  привести, например, к тому, что суммы  НДС, возмещенные из бюджета в  результате этой операции, не будут  приняты налоговыми органами, а это  может повлечь за собой взыскание  сумм штрафов и пеней в бюджет. 

Зачастую скрытую  материальную ценность списывают на счет 76 «Расчеты по претензиям». 

В последнем  случае необходимо установить реальность сумм претензий, а так же то, обусловлены  ли претензии: несоответствием цен  и тарифов договорным обязательствам; выявленными арифметическими ошибками на счетах; несоответствием качества товара (услуг) стандартам или техническим  условиям; недостачей груза в пути сверх норм естественной убыли; браком по вине поставщиков и подрядчиков. 

Большое количество ошибок допускают бухгалтеры при  проведении взаимозачетов, составлении  актов сверки.  

Отсутствие разногласий  по поводу взаимозачета должно быть подтверждено выверкой взаиморасчетов и оформленным  по ее результатам двусторонним актом  сверки расчетов, где необходимо указать  основание возникновения встречных  задолженностей, дату проведения взаимозачета, документы, подтверждающие возникновение  задолженностей (номера и даты составленных счетов-фактур), суммы задолженностей, а также суммы зачтенных требований, обязательно с выделением сумм НДС. 

Аудиторская практика показывает, что стороны часто  допускают следующую ошибку при  составлении акта сверки взаимных расчетов. Предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все  необходимые показатели, позволяющие  определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует  лишь то, что стороны выявили сумму  взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.  

Наличие акта сверки взаимных поставок без указания в  нем факта погашения сторонами  взаимных задолженностей не прекращает обязательства сторон и не освобождает  их от необходимости погашения указанных  задолженностей в дальнейшем. 

При заключении договора по товарообменным операциям, когда обмен неравноценный типичны  ошибки такого рода: стороны не указывают  в договоре мены, что обмен неравноценный  и одна из сторон сделки должна сделать  доплату. А затем такая доплата  производится. Тогда она отражается в учете получателя как внереализационный  доход, увеличивая налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтеру нужно следить  за правильностью составленного  договора. 

Для улучшения  состояния расчетов: 

- необходимо  следить за соотношениями дебиторской  и кредиторской задолженности:  значительное преобладание дебиторской  задолженности создает угрозу  финансовой устойчивости предприятия  и делает необходимым привлечение  дополнительных (как правило, дорогостоящих)  средств; превышение кредиторской  задолженности над дебиторской  может привести к неплатежеспособности  предприятия; 

- контролировать  политику диверсификации в отношении  дебиторов, т.е. ориентироваться  на увеличение их количества  для уменьшения риска неуплаты  одним или несколькими крупными  покупателями; 

- постоянно контролировать  состояние расчетов по просроченной  задолженности; 

- производить  классификацию покупателей в  зависимости от вида продукции,  объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений  и предлагаемых условий оплаты; 

- имея оперативные  данные по просроченной задолженности,  необходимо начинать претензионную  работу, т.е. высылать уведомления  - претензии со всеми расчетами  пени за просроченную задолженность; 

разрабатывать разнообразные модели договоров  с гибкими условиями оплаты, в  частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так  как снижение цены приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств. 

2. Формы безналичных  расчетов 
 

2.1. Платежные  поручения 

Расчеты платежными поручениями - самая распространенная форма безналичных расчетов Российской Федерации.