Поняття про рахунки бухгалтерського обліку та їх побудова

2.1 Кореспонденція рахунків - форма взаємозв'язку між рахунками.

Взаємозв'язок між рахунками, що виникає шляхом подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків, а такі рахунки кореспондуючими. Як синонім кореспонденції рахунків використовують терміни: бухгалтерська проводка, контировка.

Для прикладу наведемо декілька операцій і їх бухгалтерське проведення.

Операція 1. У касу підприємства надійшли кошти з банку на суму 100 000 грн. Цю операцію буде відображено так спочатку на схемі, а потім у вигляді формули (алгоритму):

 

Рахунок

30 «Каса»

Дебет
Сальдо + 100000	-

 

Рахунок

31 «Рахунки в банках»

Дебет		Кредит
Сальдо	-100000

 

 

Порушення взаємозв'язку між рахунками веде до помилок. Щоб знайти помилку, необхідно ще раз перевірити правильність відображення записів господарських операцій на рахунках подвійним записом.

Оскільки господарські операції здійснюються на основі первинних документів, то у формуванні господарської операції і при кореспонденції рахунків необхідно вказувати підставу (документ). Кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку є певною моделлю взаємопов'язаних рахунків, і тому конструювання чи складання бухгалтерської проводки є творчою роботою фахівця-бухгалтера, яка вимагає глибокого розуміння суті господарської операції і уявлення про зміни, до яких вона приведе.

2.2  Бухгалтерські записи проводки, їх види

Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості й складні бухгалтерські проводки.

Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну і ту ж суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки. Розглянута в нашому прикладі бухгалтерська проводка - проста.

Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, декілька кредитується на загальну суму, або навпаки - один кредитується, а декілька дебетуються на загальну суму.

Наприклад: З каси підприємства видано заробітну плату в сумі 25 000 грн, у підзвіт на відрядження - 350 грн, на оплату канцелярських витрат - 50 грн.

Бухгалтерська проводка за даною операцією буде такою:

К-т «Каса» 25000 грн Д-т «Розрахунки за оплати праці» 25 000грн.

Дебет «Розрахунки з підзвітними особами» 350грн.

Дебет «Адміністративні витрати» 50грн.

У складних бухгалтерських проводках не порушується принцип подвійного запису, оскільки зберігається взаємопов'язане відображення господарської операції за дебетом і кредитом різних рахунків на одну і ту ж суму. Кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на декілька простих. Однак застосування у практиці бухгалтерського обліку складних проводок переважає, тому що зменшує кількість записів, робить їх більш наочними.

Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, його достовірності й правильності, оскільки на перший план виступають сутність господарської операції і її правдиве відображення на рахунках. Тому з метою забезпечення єдиних підходів до відображення операцій розробляють інструкції і типові кореспонденції рахунків. їх наводять у спеціальних довідниках і в коментарях до плану рахунків.

Господарські операції відбуваються і реєструються у певній хронологічній послідовності, а інформація про стан та рух об'єктів обліку відповідно систематизується на рахунках. Тому бухгалтерські записи є хронологічними і систематичними.

Хронологічний запис - це запис операцій у хронологічній (календарній) послідовності їх виникнення. Хронологічний запис здійснюється у спеціальних журналах з обов'язковим відображенням нумерації господарських операцій, їх змісту, сум і кореспондуючих рахунків. Підсумок цього журналу показує загальну суму зареєстрованих за місяць господарських операцій і використовується для перевірки повноти і правильності відображення операції на рахунках. Загальні підсумки проведених у журналі сум за дебетом і кредитом мають збігатися з їх оборотами.

Хронологічний запис (хронологічний облік) може здійснюватись  за такою формою:

 

Таблиця 2.1. Форма запису хронологічного обліку.

Номер і дата	Короткий зміст господарської операції та підстава	Сума, грн	Проводка
			Дебет	Кредіт
1 03.03.2012	Господарська операція

 

 

У практиці облікової роботи інформацію з бухгалтерської проводки переносять на вказані у проводці рахунки для накопичення й узагальнення, тобто інформацію систематизують на бухгалтерських рахунках. Тому такі групування називають систематичним обліком. У результаті систематичних обліків дані хронологічного обліку  шляхом групування господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку упорядковуються, систематизуються.

У практиці облікової роботи за певних форм бухгалтерського обліку хронологічний і систематичний облік ведуть паралельно в окремих облікових регістрах. Застосовують і комбінований спосіб записів господарських операцій шляхом поєднання хронологічного і систематичного записів, зокрема в таких облікових регістрах, як  Журнал-Головна, журнали-ордера тощо.

 

3. Рахунки синтетичного і аналітичного обліку, їх взаємозв'язок

Центральне місце в побудові бухгалтерського обліку, організації всього облікового процесу займає план рахунків

Саме ним визначаються основні методологічні рішення з ведення обліку, забезпечення однаковості відображення відповідних операцій і процесів, нагромадження облікової інформації, необхідної для систематичного контролю, складання звітності та проведення економічного аналізу.

План рахунків є директивним документом, обов'язковим для всіх підприємств й організацій.

Планом рахунків бухгалтерського обліку називається систематизований перелік рахунків, який забезпечує групування необхідної інформації про господарську діяльність підприємств, визначає побудову всієї системи бухгалтерського обліку з метою одержання необхідних даних для управління, контролю і звітності. План рахунків та інструкцію щодо його застосування розробляє Міністерство фінансів. Зараз в Україні діє план рахунків, який є єдиним для всіх галузей народного господарства, крім кредитних та бюджетних установ. В основу побудови плану рахунків покладено їх класифікацію за економічним змістом з урахуванням ролі обліковуваних ресурсів, характеру їхньої участі в кругообігу засобів та особливостей відповідних господарських процесів.

У плані рахунків наводяться також шифри (коди) кожного рахунка, тобто умовне числове позначення, що характеризує належність цього рахунка до певної групи. У практичній діяльності замість назв рахунків найчастіше використовують їхні шифри, що значно прискорює та спрощує обліковий процес. Шифри рахунків особливо необхідні, коли облікову інформацію обробляють на комп'ютерах.

Планом рахунків передбачені відповідні синтетичні рахунки з їхніми назвами й шифрами, які часто називають головними рахунками, або рахунками першого порядку.

Підприємство не може самостійно впроваджувати нові рахунки чи вносити зміни до старих. Воно має використовувати лише ті рахунки, які передбачені планом, і в такому порядку, як це визначено інструкцією Міністерства фінансів.

Крім того, план рахунків визначає і відповідні субрахунки стосовно головних напрямів деталізації обліку. Такі субрахунки використовуються підприємством з метою здійснення поточного контролю та забезпечення необхідної інформації для складання звітності. Підприємства можуть запроваджувати окремі субрахунки, уточнювати їх (не змінюючи нумерації) залежно від галузевих особливостей. Порядок ведення аналітичного обліку регламентується інструкцією щодо відповідних синтетичних рахунків, або положеннями щодо ведення обліку на конкретних об'єктах.

Інструкція зі застосування плану рахунків установлює однаковий порядок відображення однорідних господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вона стосується, головним чином, питань, які визначають основні принципи організації та методики бухгалтерського обліку на відповідних об'єктах. Для цього дається коротка характеристика кожного синтетичного рахунка і його субрахунків, розглядається їхня структура і призначення, наводиться порядок обліку найбільш типових господарських операцій.

Отже, план рахунків бухгалтерського обліку - це обов'язковий для застосування в усіх галузях народного господарства систематизований перелік синтетичних рахунків, які забезпечують накопичення, групування та узагальнення облікової інформації про господарську діяльність з метою її використання для управління, контролю і звітності.

З метою забезпечення централізованого керівництва бухгалтерським обліком і звітністю, правильного і однакового ведення обліку на території України Міністерством фінансів України за погодженням з Державним комітетом статистики затверджено План рахунків бухгалтерського обліку активів капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, який введено в дію з 1 січня 2000 року.

План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій структурно складається з 10 класів, які включають балансові, номінальні та позабалансові рахунки.

Структурно План рахунків складається з двох розділів:

Розділ І Балансові рахунки;

Розділ II Позабалансові рахунки.

Розділ І «Балансові рахунки» включає такі класи:

• Клас 1. «Необоротні активи».
• Клас 2. «Запаси».
• Клас 3. «Кошти, розрахунки та інші активи».
• Клас 4. «Власний капітал, та забезпечення зобов'язань».
• Клас 5. «Довгострокові зобов'язання».
• Клас 6. «Поточні зобов'язання».
• Клас 7. «Доходи і результати діяльності».
• Клас 8. «Витрати за елементами».
• Клас 9. «Витрати діяльності». Розділ II «Позабалансові рахунки» представлений нульовим класом такої самої назви.

Структура Плану рахунків визначена за інтегрованим принципом, згідно з яким рахунки управлінського обліку кореспондують з рахунками фінансового обліку в межах однієї системи рахунків.

Структури Плану рахунків орієнтована на потреби складання фінансової звітності. Класи рахунків розміщені в такій самій послідовності, як і розділи балансу, що дає змогу зменшити трудовитрати при його складанні. Так, залишки за рахунками класів 1, 2, 3 використовують для заповнення активу балансу, а залишки за рахунками класів 4, 5, 6 - для заповнення пасиву балансу.

За даними рахунків 7, 8, 9 класів складається звіт про фінансові результати.

В окремі класи виділені рахунки витрат за елементами, доходів та результатів діяльності. Це полегшує складання декларації про прибуток, оскільки в основу її побудови покладено відомий метод «затрати-випуск», тобто порівняння доходів (рахунки класу 7) із витратами (рахунки класу 8).

Наявність окремого класу рахунків 9«Витрати діяльності», на яких обліковуються в основному витрати діяльності в частині управлінського обліку, відповідає вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік і звітність підприємств України», прийнятому Верховною Радою України 1 червня 1999р., який передбачає поділ бухгалтерського обліку на фінансовий і внутрішньогосподарський (управлінський).

У Плані рахунків подані рахунки першого порядку - синтетичні рахунки, які мають двохзначне кодування, починаючи з 10 до 99.

Код рахунку визначає належність рахунку до відповідного класу. В Плані рахунків подані і рахунки другого порядку - субрахунки.

Субрахунок - підрозділ рахунку першого порядку, він нумерується від 1 до 9 і використовується підприємством залежно від потреб.

Кожна цифра у коді рахунку визначає відповідну складову, а саме: клас, синтетичний рахунок, субрахунок.

• Наприклад, код 105 означає:

1 - клас 1«Необоротні активи»;

10 - Синтетичний рахунок «Основні засоби»;

5 - Субрахунок «Транспортні засоби».

Позабалансові рахунки призначені для обліку наявності і руху ресурсів, що не належать підприємству, але знаходяться певний час в його розпорядженні на підставі укладеного договору оренди або прийняті у переробку та інше.

Позабалансові рахунки мають теж двохзначне кодування, починаючи з 01 по 08, а їх субрахунки - трьохзначне кодування.

• Наприклад:

1 - «Орендовані необоротні активи»;

2 - «Активи на відповідальному зберіганні»;

3-«Контрактні зобов'язання і інші рахунки». Особливість позабалансових рахунків - ординарність запису господарських операцій.

• Наприклад, при прийнятті основних засобів в оренду складають запис: Дебет 01 «Орендовані необоротні активи».

А якщо підприємство повертає основні засоби орендодавцю, то робиться запис: Кредит 01 «Орендовані необоротні активи».

До Плану рахунків розроблено Інструкцію з використання Плану рахунків, в якій подана характеристика кожного рахунку, визначений порядок ведення обліку та типова кореспонденція рахунків.

3.1  Оборотні відомості за синтетичними і аналітичними рахунками

Залежно від обсягів інформації і рівня узагальнення рахунки бухгалтерського обліку поділяють на синтетичні і аналітичні.

Рахунки бухгалтерського обліку, які відкриваються на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та їх джерел, містять загальні (синтетичні) показники у грошовій оцінці. Так, рахунок «Основні засоби» відображає наявність і рух основних засобів підприємства (земельні ділянки, будинки і споруди, машини та обладнання, транспортні засоби тощо); рахунок «Виробничі запаси» - наявність і рух матеріальних цінностей даної групи (сировина і матеріали, паливо, будівельні матеріали, запасні частини тощо); рахунок» Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - загальну суму кредиторської заборгованості всім постачальникам і підрядникам за одержані від них матеріальні ресурси, виконані роботи та надані послуги й зміни цієї заборгованості в результаті сплати боргів та ін. Такі рахунки прийнято називати синтетичними.