Понятие учетного регистра

В целях получения  необходимых показателей о хозяйственной  деятельности, сведения об операциях, содержащихся в отдельных документах необходимо сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием  и зарегистрировать, т.е. записать в  определенной последовательности. 
Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должную обозримость в них данных. 
В практике бухгалтерского учета все счета, на которых осуществляется экономическая группировка и текущий учет, непосредственно ведутся в учетных регистрах. Следовательно, учетные регистры являются средством используемым для отражения в них записей на счетах. Т.е. данные бухгалтерских счетов находят отражение в учетных регистрах синтетического и аналитического учета. (Главная книга и журналы ордера). Отсюда, учетные регистры должны отвечать требованиям принципа строения и системы счетов и двойной записи в них. 
Учетные регистры имеют строго определенные построение, реквизиты, совокупность которых определяют форму каждого из них. В практике бухгалтерского учета применяется большое количество разнообразных регистров. Множественность учетных регистров предопределяет их различное строение и назначение. 
Все учетные регистры целесообразно разделить на четыре группы по следующим признакам: 
-по внешнему виду; 
-по степени обобщения (по объему содержания); 
-по назначению и характеру записей; 
-по форме. 
По внешнему виду учетные регистры подразделяются на: 
-бухгалтерские книги; 
-карточки; 
-свободные листы. 
Книги ( журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением. Все страницы в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы и заключены в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано …страниц (листов)».

При большем объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях и перечень объектов в алфавитном порядке. Книги открываются в начале каждого года сроком на год. 
Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге. Чаще всего карточки применяются в качестве регистров аналитического учета и хранятся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном регистре. 
Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций. Таблицы в виде свободных листов широко используют для ведения ведомостей журналов- ордеров, машинограмм и магнитных носителей. Графление регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета. 
По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и аналитического учета. Они различаются: степенью подробности содержащихся в них сведений, а также группировкой показателей. 
Структура синтетических регистров прежде всего зависит от формы бухгалтерского учета, а большинство аналитических регистров от характера отражаемых и получаемых в них показателей.

Каждый аналитический учетный регистр должен отражать все характерные особенности регистрируемых в нем хозяйственных операций. Поэтому указываются в них: краткое содержание операций, ссылка на документ и другие реквизиты. Сведения аналитических регистров широко используются внешними и внутренними инвесторами и другими пользователями информации.

Техника записи в учетные регистры подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи. 
При линейной записи каждая операция полностью отражается по одной горизонтальной строке. Такая запись содержит все необходимые данные о совершенной операции и больше не дополняется. 
При линейно-позиционной записи операция также отражается по одной горизонтальной строке, но не полностью. Записи, отражающие ее продолжение и завершение в последствии по позициям дополнительно вписываются в ту же строку, но в соответствующие графы. 
Например, поступление материалов и соответствующее образование задолженности поставщикам отражено по горизонтальной строке, но дата погашения задолженности поставщику этого материала будет проставлена по этой же строке лишь тогда, когда сумма задолженности будет ему перечислена. 
При шахматной записи каждая операция отражается только один раз. Соблюдение принципа двойной записи и сокращение вдвое объема учетных работ по “разноске” хозяйственных операций в учетные регистры обеспечиваются измерением суммы записи в прямоугольнике, образуемом пересечением строки дебетуемого и графы кредитуемого счета. 
Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом “красное сторно”. 
Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма, зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается, в документах подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью, лица производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней “исправлено” и правильный текст или сумму. 
Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях,когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов,но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операций составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ "красное сторно". Сущность данного способа состоит в том, что в начале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись проводится красными чернилами. 
После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.