Первичные документы

В том случае, если форма  первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь  обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей  характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты  первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены  действующими нормативными актами и  зависят от характера хозяйственных  операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа  (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

- наименование организации  - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

 

4 Организация документооборота в бухгалтерском учете

 

Документооборот – это  движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать  оптимальное число подразделений  и исполнителей, которые должен проходить  каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его  нахождения в подразделении. Он может  быть оформлен в виде схемы или  перечня работ (создание, проверка и  обработка документов), выполняемых  каждым подразделением организации, а  также, всеми исполнителями с  указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники  планово-экономического, финансового  отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные  лица, работники бухгалтерии и  др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому  исполнителю вручается выписка  из графика документооборота, где  перечисляются документы, относящиеся  к сфере его деятельности, сроки  их представления и подразделения  организации, в которые они представляются.

Правильное составление  графика документооборота и его  соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной  функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность  составления отчетности. Ответственность  за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и  качественное создание документов, своевременную  передачу их для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, за достоверность  содержащихся в документах данных несут  лица, создавшие и подписавшие  эти документы.

С учетом назначения и среды  обращения документов можно весьма условно разделить документооборот  на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие  и не подлежащие возврату в адрес  отправителя. Второй состоит из исходящих  документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату.

Для каждого документа  в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными  являются пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции в соответствии с  требованиями, предъявляемыми к  оформлению документов;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируют  своевременность и полноту сдачи  его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется  по форме (проверяется полнота  и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность  документированных операции, логическая  увязка отдельных показателей)  и, кроме того, включает арифметическую  проверку;

4) обработка документа  в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных  и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• котировка — указание в первичном документе корреспонденции  счетов по конкретной хозяйственной  операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в  архив на хранение после составления  по ним учетных регистров.

Требования главного бухгалтера к  порядку оформления операции и представления  в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа.

Первичный бухгалтерский  документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует  дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься  только правильно оформленные первичные  документы, которые будут иметь  юридическую силу.

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться  оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Первичный  учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию  первичные учетные документы  обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых  операций, логическая увязка отдельных  показателей).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных  работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Требования главного бухгалтера к  порядку оформления операции и представления  в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1) Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2004.

2) Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2005.

3) Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.

4) Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2005.

5) Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2003.

6) Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский учет, 2005.

7) Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2004.