Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Первичные документы  и регистры бухгалтерского учета 

В бухгалтерском  учете основанием для принятия к  учету хозяйственных операций являются первичные документы. Первичный  документ - это документ, в котором  зафиксирован факт хозяйственной операции. Первичный документ должен быть составлен  во время проведения хозяйственной  операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. 

Для контроля и упорядочения обработки первичных  документов составляются своды учетных  операций - учетные регистры. Для  упрощения учета о сложных  или массовых хозяйственных операциях  могут составляться сводные учетные  документы. 

Законом определяется, что первичные и сводные учетные  документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях  и иметь следующие обязательные реквизиты:

Название документа;

Дату

Место составления

Название предприятия, от имени которого составлен документ

Содержание и объем  хозяйственной операции, единицы  ее измерения 

Должности лиц, ответственных  за осуществление хозяйственной  операции и правильность ее оформление

Личная подпись (подписи) лиц, или иные данные, которые дают возможность идентифицировать личность, которая брала участие в ее оформлении 

Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в регистрах учета путем "двойной  записи". Если операция проводится в  иностранной валюте, то в учетных  регистрах отражают также и сумму  в иностранной валюте. 

Законом Украины "Про  бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине" отдельно указывается, что для аналитических счетов остатки должны быть идентичны данным синтетических счетов на первое число  каждого месяца. Проще говоря, это  означает, что на каждое первое число  месяца все остатки по счетам должны быть сведены и операции по ним  должны быть отражены в полном объеме. Данное требование не касается составления  непосредственно бухгалтерского баланса  как формы отчетности. Периодичность  составления баланса устанавливается  другими нормами.

Учетные регистры  

Закон не дает прямой и конкретной формулировки понятия "учетный регистр", но описывает  требования к ним. Поэтому формулировка, изложенная ниже, является авторской. 

Учетный регистр - это  специальным образом сгруппированная  и систематизированная информация о хозяйственных операциях, которую  в бумажном или электронном виде создает и накапливает предприятие  на основании первичных документов бухгалтерского учета с целью  составления в дальнейшем финансовой отчетности.  

Учетные регистры в  процессе ведения учета должны иметь:

Название

Период регистрации  хозяйственных операций (т.е. к какому учетному периоду они относятся)

Фамилии и подписи  или иные данные, которые дают возможность  идентифицировать лиц, принимавших  участие в их составлении.  

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах  в том отчетном периоде, в котором  они были осуществлены. 

Если предприятие  ведет учет на машинных носителях  информации, то оно обязано за свой счет изготовить их копии по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов, если это находится в пределах их компетенции и предусмотрено  законодательством. 

Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) предназначены  для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных  операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие  и подписавшие их. 

По содержанию учетные  регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные. 

Аналитические регистры учета помимо общих итогов по регистру обеспечивают хранение и систематизацию информации в аналитическом разрезе, установленном для данного регистра бухгалтерского учета. Например, учет расчетов по дебиторской задолженности  с контрагентами обеспечивает не только хранение и учет общей суммы дебиторской задолженности, но и дает информацию о задолженности по каждому конкретному контрагенту. 

Синтетические регистры учета хранят общую, итоговую информацию о хозяйственных операциях - итоги (начальное и конечное сальдо), обороты.

Хранение бухгалтерской  документации  

Закон также обязывает  предприятие применять все необходимые  меры для предотвращения несанкционированному изменению сведений в первичных  документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение на протяжении установленного срока. 

Ответственность за несвоевременное составление первичных  документов и регистров бухгалтерского учета, за недостоверность отраженных в них данных, несут лица, которые  составили и подписали эти  документы. 

Первичные документы  и регистры бухгалтерского учета  могут быть изъяты только по решению  соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных Законами.Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие документов, снять копии с документов, которые изымаются. Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются.