Особливості побудови первинного обліку

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Технологія  касових 

операцій 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Особливості побудови первинного обліку.

Документація  та її призначення

         Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України (далі - Положення) встановлює організаційні засади бухгалтерського обліку та звітності в банках, валютних біржах та інших фінансово-кредитних установах України (далі - банки), які здійснюють банківські операції. Метою організації бухгалтерського обліку є забезпечення необхідною та достовірною інформацією зацікавлених у ній користувачів шляхом своєчасного та повного відображення в бухгалтерському обліку банківських операцій.

         Положення ґрунтується на Законі України "Про банки і банківську діяльність", чинному законодавстві України, нормативних актах Національного банку України та основних принципах міжнародних стандартів бухгалтерського обліку.

         Регулювання бухгалтерського обліку і звітності в банках здійснює Національний банк України, який відповідно до цього Положення та з урахуванням загальноприйнятої у міжнародній практиці системи обліку розробляє та затверджує План рахунків бухгалтерського обліку Національного банку України, План рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України та інші нормативні документи щодо ведення бухгалтерського обліку і складання звітності, які є обов'язковими для виконання всіма банківськими установами на території України

         Розвиток ринкових відносин вимагає від облікових працівників глибоких знань теорії і практики бухгалтерського обліку, його нормативно-законодавчого регулювання, вміння орієнтуватись і знаходити правильні рішення в ситуаціях, які раніше не виникали, здатності уникати помилок і порушень у веденні бухгалтерського обліку. Перехід української економіки до ринкових умов господарювання вимагає, щоб організація обліку забезпечувала учасників ринку необхідною для управління бухгалтерською інформацією.

         Понад 70 % економічної інформації, що стосується суб'єктів господарювання, формується за допомогою бухгалтерського обліку*. Значна частина узагальненої в системі бухгалтерського обліку інформації не використовується зовсім, до того ж формується вона у малопридатному для управління вигляді. Тому питання організації бухгалтерського обліку є досить актуальними.

         Упорядкування всіх елементів системи бухгалтерського обліку характеризує їх організацію у широкому розумінні. Така організація полягає у цілеспрямованому впорядкуванні й удосконаленні механізму, структури і процесів бухгалтерського обліку. Упорядкування частини системи характеризують організацію у вузькому розумінні.

         Отже, організація бухгалтерського обліку — це система методів та заходів, які забезпечують оптимальне функціонування бухгалтерського обліку та його подальший розвиток.

         Основи організації бухгалтерського обліку в банках

         Облік як складова системи економічної інформації постійно пристосовується до потреб суспільства. Бухгалтерський облік у банках можна визначити як сукупність правил, методик та процедур для виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передавання інформації про операції банку зовнішнім користувачам, а також внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. Облік є безперервним. Кожна операція оформляється відповідним первинним документом.

         Користувачами економічної інформації бухгалтерського обліку є:

• внутрішні користувачі — акціонери банку, Рада банку, Правління банку, внутрішні аудитори, працівники. Облікова інформація використовується для планування, оцінки, контролю за щоденними операціями банку, за використанням ресурсів банку;
• зовнішні користувачі — НБУ, фактичні та потенційні кредитори, інвестори, клієнти, інші користувачі. Облікова інформація, узагальнена у фінансових звітах, використовується для оцінки минулих подій та майбутніх результатів діяльності банку.

         Бухгалтерський облік у банках повинен забезпечувати своєчасне надання достовірної інформації про активи, зобов'язання, фінансовий стан та результати діяльності банку.

         Повнота і достовірність відображення операцій в обліку залежать від облікової політики та внутрішніх процедур банку. Бухгалтерський облік повинен забезпечувати можливість прогнозування і визначення стратегії розвитку діяльності банку.

         Основними завданнями бухгалтерського обліку в банках є:

• формування повної, своєчасної і достовірної інформації про функціонування банківської системи;
• формування кількісних і якісних показників роботи як окремого банку, так і банківської системи в цілому;
• сприяння ефективному проведенню грошово-кредитної політики, виконанню банками економічних нормативів і покладених на них функцій кредитно-розрахункової установи, правильності використання банками централізованих ресурсів та інших фінансових інструментів;
• складання статистичних і аналітичних звітів, передання звітних даних у разі необхідності уряду, фінансовим, податковим та іншим контролюючим органам;
• забезпечення контролю за наявністю і рухом майна банку, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, схоронністю грошових і матеріальних цінностей, за правильним використанням власних і залучених коштів, а також за правильністю інших операцій, що здійснюються банком;
• своєчасне запобігання негативним явищам у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізація резервів;
• використання бухгалтерського обліку для прийняття рішень.

        

         Бухгалтерський облік у банках повинен забезпечувати своєчасне надання правдивої порівняльної інформації про активи, зобов'язання, фінансовий стан та результати діяльності банку.

        Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування всіх банківських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності протягом установленого строку несе керівник банку відповідно до чинного законодавства.

         Облікова інформація, узагальнена у фінансових звітах, використовується для прийняття управлінських рішень, оскільки:

• облік дає інформацію, яка допомагає прийняти рішення. Більшість важливих рішень ґрунтується на фінансових розрахунках;
• облік дає змогу виявити економічні наслідки рішень, прийнятих раніше.

         Інформація про ці наслідки має бути вчасно доведена до заінтересованих осіб, з тим щоб останні завжди мали інформацію про проблеми, що виникають. Облік є необхідним засобом контролю для кожного банку.

         Предмет і об'єкти організації бухгалтерського обліку

         Аспекти формування предмета організації бухгалтерського обліку такі:

         1. Технологічний аспект. Зміст технології облікового процесу визначається методикою і технікою збирання, зберігання, накопичення і обробки даних. Для організації технології облікового процесу важливо визначити основні його елементи.

         Основу облікового процесу становлять відповідні операції. Облікові операції — це елементарні або складні дії над інформаційними даними з метою отримання проміжних або кінцевих показників.

         Операції, характерні для облікового процесу, поділяють на три категорії — механічні, переробні, творчі.

         До механічних належать: приймання документів, передавання, їх реєстрація і зберігання.

         Переробні операції охоплюють групування даних, здійснення бухгалтерських проведень, розрахунків тощо.

         До творчих належать операції зі складання підсумкових даних, пояснювальних записок, довідок, актів ревізій тощо.

         Сукупність та послідовність операцій формують технологічні фази (стадії), а стадії — технологію облікового процесу. Кожний технологічний процес як сукупність операцій являє собою систему, що потребує упорядкування в часі та просторі, тобто організації.

         2. Структурний аспект передбачає формування системи бухгалтерського обліку під впливом розподілу праці, що веде до розмежування єдиної системи на окремі, якісно своєрідні частини.

         Бухгалтерський облік у банках як цілісна система поділяється на такі підсистеми: облік касових операцій, облік безготівкових розрахунків, облік кредитних операцій, операцій з цінними паперами, валютних операцій, внутрішньобанківських операцій тощо. Такий поділ дає можливість визначити завдання кожної підсистеми (відділу, департаменту), розробити організаційні моделі побудови облікового апарату. Отже, бухгалтерський облік — це колективна праця. А будь-яка колективна праця як сукупність робіт різних виконавців  підлягає впорядкуванню, тобто організації.

         Предметом організації бухгалтерського обліку є: обліковий процес, праця обліковців, забезпечення обліку.

         Об'єкт організації обліку — це частина предмета, його конкретизація і деталізація. Кожна зі складових предмета має свої специфічні об'єкти. Під об'єктом організації розуміють явище або процес, на який спрямована організаційна діяльність. Об'єктами організації бухгалтерського обліку є технологія облікового процесу, праця виконавців, організаційне, технічне та інші види забезпечення обліку.

         Конкретною формою вираження моделі організації бухгалтерського обліку є проект   організації   бухгалтерського   обліку,   який   є   інструктивно-методичним документом.

         Під проектуванням в організації бухгалтерського обліку розуміють докладне розроблення порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового процесу з метою забезпечення найбільшої раціональності.

         Проект складають на підставі чинних нормативних документів з урахуванням конкретних умов та особливостей (системи управління, ступеня автоматизації).

         В організації бухгалтерського обліку широко застосовують графічний метод. Графіки застосовують для організації облікового процесу, роботи виконавців, побудови апарату бухгалтерії, розвитку та удосконалення обліку.

         Для організації облікових робіт за графіком необхідно скласти перелік робіт за ходом облікового процесу (первинний облік — документування, поточний облік — реєстрація у системі рахунків, підсумковий облік — складання звітних форм), розробити схему інформаційних зв'язків, скласти календарні плани робіт виконавців, визначити строки виконання робіт і узгодити їх з відповідними виконавцями, затвердити графік.

         Організація бухгалтерського обліку покликана забезпечити мінімальний шлях збирання й обробки інформації, мінімальну кількість документів, максимальну ефективність праці виконавців.

         Операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього Положення.

         Усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Поряд з українською мовою може застосовуватися інша мова у порядку, визначеному статтею 11 Закону України "Про мови в Україні".

         Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову.

         Первинні документи

         Первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

         Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Для

контролю  та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи (далі - первинні документи).

         Первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форма), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.