Організація обліку запасів

1. Положення про відділ обліку виробничих запасів  та відділ поточних біологічних активів  тваринництва
1. Загальні положення

   Працівники  відділу обліку запасів та поточних біологічних активів тваринництва здійснюють діяльність з забезпечення достовірного і повного відображення інформації щодо наявності та руху запасів та поточних біологічних активів на підприємстві.

2. Основні функції відділу

   Основною  функцією відділу є забезпечення керівництва підприємства та відповідних  рівнів менеджменту інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень, пов’язаних з виробничою діяльністю підприємства.

   До  функцій відділу також відноситься  документування всіх операцій, пов’язаних з надходженням з надходженням та рухом запасів та ПБА тваринництва на підприємство.

   Перевірка правильності та законності здійснення операцій, які оформляються відповідними первин ними документами також є частиною функцій підприємства.

3. Зміст і обсяг виконуваної роботи

   Робітники відділу займаються документальним оформленням всіх без винятку  операцій, пов’язаних з наявністю та рухом запасів та ПБА на підприємстві.

   При надходженні  запасів та ПБА на підприємство або  у випадку оприбуткування ПБА, які були створені на підприємстві самотушки, інформація, яка міститься в первинних документах одразу потрапляє від матеріально відповідальних осіб до працівників відділу для подальшої обробки, сортування та зберігання на відповідних рахунках та в регістрах синтетичного та аналітичного обліку.

   Працівники  відділу слідкують за обсягами списання запасів, необхідністю і доцільністю списання даних запасів. Також необхідно контролювати норми списання запасів а також відповідність вибуття ПБА тваринництва за різними каналами вибуття економічній доцільності та затвердженій програмі виробництва на підприємстві.

4. Права

Працівники відділу мають право на:

• повне інформаційне забезпечення, необхідне для здійснення своїх обов’язків;
• внесення раціоналізаторських пропозицій, які збільшать ефективність роботи відділу чи підприємства в цілому;
• самостійне обрання форми ведення обліку, оцінки запасів та ПБА, яке не суперечить чинному законодавству та затвердженій обліковій політиці підприємства;
• вимагати від працівників підприємства правильного та акуратного заповнення первинних документів;
• не приймати до виконання і оформлення документи з заздалегідь хибною інформацією.

 
 
 

5. Відповідальність

   Працівники  підрозділу несуть відповідальність за:

• правильність оформлення первинних документів;
• формування суми первісної вартості запасів та ПБА, які надходять на підприємство;
• за правильність оцінки запасів при їх вибутті;
• за відповідність ведення обліку інструкції щодо використання Плану рахунків бухгалтерського обліку та ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

 

6. Функціональні та інформаційні взаємовідносини  працівників відділу  обліку запасів та поточних біологічних активів тваринництва з працівниками інших підрозділі

 

 

Список  первинних документів з обліку запасів

 

Інструкції  з заповнення та оперограми первинних документів:

1. Акт про приймання матеріалів

   Дана  форма акту застосовується для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають розбіжності з даними супровідних документів постачальника  як за кількістю, так і за якістю. Також він складається при прийманні матеріалів, які прибули без супроводжуючих документів. Акт складається у 2-х примірниках приймальною комісією, в складі якої обов’язково бере участь матеріально-відповідальна особа, в підзвіт якої передані ТМЦ та представника-відправника (постачальника), або представника незацікавленої організації. Акт затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, яка на те уповноважена.

   Після приймання цінностей акти з прикладеними документами (товарно-транспортні накладні) передаються: один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, а другий - відділу постачання, або до юридичного відділу для направлення листа-претензії постачальнику.

    При  виявленні розбіжностей, керівником підприємства видається наказ про створення приймальної комісії з переліком працівників членів комісії. В наказі також необхідно вказати причини, які викликали необхідність створення такої комісії.

       Після того, як підприємство-одержувач виявило розбіжності між фактично прийнятою продукцією і супровідними документами, воно в обов’язковому порядку має телеграмою або телефонограмою повідомити про те, що трапилось підприємству-постачальнику. І лише у випадку, коли постачальник немає можливості прибути до одержувача (про що він повинен повідомити належним чином (телеграмою, телефонограмою) у склад приймальної комісії включають представника незацікавленої організації, це може бути як представник іншого підприємства, так і представник органу захисту прав споживачів. При заповненні акту додаткові дані, для яких не виділені у формі окремі рядки, записуються у розділі "Інші дані".

     Графа "Номер паспорта" заповнюється щодо матеріальних цінностей, які містять  дорогоцінне каміння та матеріали.

Даний акт є підставою для пред’явлення притензії постачальнику чи виробнику.

Оперограма: 

 
 

Лімітно-Забірна картка:

   Лімітно-забірні  картки служать підтвердним документом для списання матеріальних цінностей  зі складів структурних підрозділів  сільськогосподарських підприємств, допоміжних та промислових виробництв, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби.

   Лімітно-забірні  картки виписуються бухгалтерією (відділом постачання або іншою відповідальною особою) на одне або декілька найменувань матеріалів у двох примірниках терміном на один місяць. Після реєстрації в Книзі обліку один примірник видається матеріально-відповідальним особам структурних підрозділів сільськогосподарського підприємства (агроному, зоотехніку, ветеринарному лікарю і т. д.), а другий – завідуючому  складу (комори) чи інших складських приміщень.                                  

   В окремих випадках лімітно-забірна  картка може відкриватися за окремим  виробничим замовленням на виробництво  сільськогосподарської продукції.

Відпуск товарно-матеріальних цінностей в виробництво здійснюється завідуючим складом при пред’явленні представником структурного підрозділу свого примірника лімітно-забірної картки.

     Завідуючий  складом відмічає в обох примірниках  дату і кількість відпущених матеріальних цінностей і виводить залишок ліміту по номенклатурному номеру та ставить свій підпис про видачу, а представник структурного підрозділу підписується в них за одержані матеріальні цінності. Після використання ліміту або після закінчення строку дії картки видача цінностей не проводиться.

     Здача складом лімітно-забірних карток в  бухгалтерію проводиться в кінці  місяця разом зі Звітом про рух  матеріальних цінностей.

  Оперограма: