Організація і вимоги до аудиту в комп`ютерному середовищі

4. Технологічні  фактори: виникнення непередбачених програмних помилок, збоїв, загроза знищення інформації; виїзний характер роботи аудиторів; застосування клієнтами різного програмного забезпечення; різна галузева спеціалізація клієнтів аудиторських фірм.

Для рішення  першої проблеми дані бухгалтерського обліку з використанням спеціалізованих програм можуть бути введені в загальнопоширені формати даних (приклад: з бухгалтерської програми можуть бути вивантажені: Журнал господарських операцій; залишки по рахунках у розрізі аналітичного обліку; оборотно-сальдова відомість; аналітичні звіти тощо). Для другої проблеми вирішення у використанні такого програмного продукту, який уможливлює роботу аудиторів на окремих комп’ютерах, не об’єднаних у локальну мережу (наприклад, програма «Турбо Аудит»). Для вирішення третьої проблеми аудитору потрібно проаналізувати, з якою періодичністю архівуються дані та здійснюються дії для збереження інформації (проводиться тестування комп’ютера на наявність вірусів, програмних збоїв). Ймовірність при цьому неправильної обробки даних чи втрати частини інформації стає реальною загрозою правильності аудиторського висновку.

Отже, автоматизація  аудиту є об’єктивною необхідністю. Це значно

підвищить якість і ефективність проведення аудиту, ефективність діяльності облікового персоналу, достовірність звітності та облікової документації, знизить трудомісткість ведення бухгалтерського і податкового обліку, однак, перш ніж цей процес буде закінчено необхідно розв’язати всі проблем, які стоять на перешкоді його здійсненню [6].

Переваги застосування комп’ютерної техніки при проведенні аудиту доречно та доцільно згрупувати за такими категоріями:

- зменшення  кількості даних, що опрацьовуються  вручну;

- економія часу  на виконання одноманітних прийомів  порівняння фактичних даних з  обліковими;

- в автоматичному  порядку перевірка тотожності чи взаємної ув’язки показників різних форм звітності;

- зберігання  і багаторазове використання  отриманих даних;

- здійснення  попередньої оцінки результатів  робіт за відхиленням.

Комп’ютерна техніка в  діяльності аудитора використовуються у випадках, які представлено у графічному вигляді (див. рис. 3):

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Застосування комп’ютерної техніки  в діяльності аудитора [5].

 

Із проілюстрованої  інформації видно, що для використання комп’ютерів у діяльності аудиторів необхідне виконання таких умов:

• наявність розроблених макетів вихідних документів, призначених для оформлення робочої документації, узагальнення результатів виконаних робіт;
• наявність програмного забезпечення, здатного реалізувати моделі обробки інформації, доступність програмного забезпечення для користувачів-аудиторів;
• уміння аудитора працювати з персональним комп’ютером.

Кожна аудиторська  фірма (аудитор) при створенні автоматизованої  системи для проведення аудиту на етапі його планування змушена обирати відповідну комп’ютерну програму. Тобто перед спеціалістами постає питання вибору програми аудиту, яка б найкраще відповідала потребам конкретного підприємства. Це є важливим етапом, оскільки після поділу програмного забезпечення за певними категоріями на групи можна ставити вимоги до програм та порівнювати їхні функціональні можливості.

Програмне забезпечення сучасних комп’ютерів охоплює мільйони програм – від ігрових до наукових, які діляться на три категорії. Основні категорії програмного забезпечення згруповано та представлено на рис. 4 [9].

Оскільки сьогодні для автоматизації обліку використовуються десятки бухгалтерських програм, то й аудиторові для ефективного проведення перевірки варто досконало знати їх усі, хоч це йому не під силу. А тому на великих аудиторських фірмах дану проблему вирішили наступним чином. За потужними двома-трьома програмами закріплено аудитора, який їх знає досконало та постійно стежить за змінами та доповненнями до них. Тому залежно від того, яку програму використовує підприємство (установа, організація), на якому проводиться аудит, на перевірку призначають відповідного аудитора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Категорії програмного забезпечення.

Аудиторській  фірмі доцільно та доречно сформувати бібліотеку найпоширеніших систем комп’ютерної обробки даних та докладати зусилля до вивчення особливостей їх практичного застосування.

У ході проведення аудиту необхідно використовувати довідкову нормативну базу в електронному варіанті, яка зберігається на комп’ютері або компакт-диску і містить всі чинні нормативні акти й роз’яснення.

Можна сказати, що підприємства при виборі програмного  забезпечення перш за все мають керуватися такими їх ознаками:

- Простота. Складну і перевантажену систему важко використовувати для аудиту.

- Швидкість. Бухгалтерська програма повинна працювати швидко.

- Гнучкість. Програма повинна швидко переналагоджуватись на підприємства, які мають іншу специфіку бухгалтерського обліку.

- Розвинений контроль операцій. Контроль повинен проводитись не в момент занесення інформації, а окремо, коли в цьому виникає необхідність.

- Різні форми звітів, які подають одну і ту ж інформацію, але з різних сторін, у різних розрізах. Відмовки розробників, що ту ж саму інформацію можна отримати, але в іншому вигляді, не приймаються, оскільки аудитор може мати власну думку про те, яка інформація і в якому вигляді йому знадобиться [1].

Ринок аудиторського  програмного забезпечення в Україні  тільки починає розвиватися. На світовому  ринку подані програмні засоби різних типів, що використовуються в роботі аудиторів.

Група пакетів  прикладних програм включає широкий  набір готових універсальних  програм, з якими аудитор повинен  вміти працювати. За функціональним призначенням і застосуванням їх в аудиті можна виокремити такі підгрупи:

– текстові редактори;

– табличні редактори;

– правові бази даних і довідники;

– спеціалізовані статистичні пакети загального призначення;

– бухгалтерські  програми;

– програми економічного аналізу;

– програми електронного документообігу;

– системи підтримки  прийняття рішень;

– експертні  системи [3].

Наприклад, за допомогою програмного комплексу MS Excel аудитор може розробити цілий алгоритм для обчислення показників рентабельності, ліквідності, ефективності діяльності тощо. Утворивши масиви інформації та підв’язавши певні комірки MS Excel одна з одною, можна отримати міні-програму для вирішення завдань із однаковим алгоритмом. Аудитору залишається лише змінювати вхідні дані. Аудитор може створити в MS Excel електронний варіант балансу, звіту про фінансові результати та підв’язати до них формули для обчислення різноманітних показників, що ґрунтуються на даних фінансової звітності. Таким чином, він заповнює лише дані за перший квартал поточного року (півріччя, дев’ять місяців, рік) та автоматично отримує показники за аналогічний період.

Розглядаючи роботу із спеціальними аудиторськими програмами, необхідно сказати, що аудитор повинен виконувати такі процедури:

1. Визначення  завдань, необхідних для вирішення  при аудиті, за допомогою спеціального  програмного забезпечення.

2. Складання плану виконання поставлених задач і оцінка реальності застосування аудиторських програмних засобів. З цією метою проводиться аналіз форми і методу обліку, що ведеться на підприємстві, й оцінюється можливість використання аудиторського програмного забезпечення. На даному етапі визначається необхідна потужність обчислювальної техніки і встановлюється графік виконання аудиторських робіт із зазначенням обсягів, термінів виконання, конкретних виконавців і форм завершення.

3. Налагодження  стандартних програмних засобів і розробка нових, необхідних для аудиторської перевірки. Адаптування існуючих програм до фактичних облікових даних.

4. Перевірка  сформованих на машинних носіях  даних з метою підтвердження  їх незмінності, оцінка стану  підприємства, яке перевіряється, тестування та опрацювання за запланованим графіком, аналіз отриманої інформації і оцінка її за допомогою бази знань і формування комп’ютерного висновку по перевірених позиціях.

А також необхідно  розглянути основні вимоги до аудиторських програмних продуктів:

1. Програма повинна  бути забезпечена розвинутими  засобами контролю операцій. Причому  контроль операцій повинен здійснюватись  не в момент оформлення документу  чи проводки, як це прийнято  в чисто бухгалтерських програмах,  а окремо, коли в цьому виникає необхідність.

2. Розробка повинна  легко перенастроюватися. Аудиторам  доводиться працювати з різними  замовниками, в яких різні облікові  політики, прийняті форми звітності  і документів, навіть плани рахунків. З цього випливає принцип підвищеної  гнучкості системи.

3. Ергономічність  системи. Під цим поняттям розуміють  наявність засобів для зручного  введення великих об’ємів інформації  для оперативного і простого  формування звітів. Іншими словами,  програма повинна бути розрахована  не на програміста, не на  оператора, а на аудитора, сфера знань якого не в комп’ютерній сфері. До того ж це користувач, який, працюючи з великим обсягом документів, цінує кожну хвилину.

4. Зв’язок на  рівні вихідної інформації з  іншими бухгалтерськими системами.  Додаткові засоби імпорту і експорту даних, представлених в різних форматах.

5. Простота засвоєння програми, її швидкодія, професіональна оперативна підтримка зі сторони розробника.

Для вирішення  проблем автоматизації аудиту необхідно, першочергово, проаналізувати сучасний ринок програмного забезпечення і визначити ті програмні продукти, які ладні розв’язати ці проблеми. На даний час існують різні програмні продукти. Взяти, наприклад, статтю Сухарева та Мігуліної,  вони систематизували ці програми таким чином (див. рис. 5) як показано на рис. 5.

На рис. 5, у вигляді трикутнику (див. знизу-вверх) представлені основні програми, з базового рівня: прикладні програми загального призначення, математичні і статистичні програми, довідкові і правові системи, програми електронного документообігу; середнього рівня: бухгалтерські програми, аналітичні програми; та вищого рівня: управлінські системи і аудиторські програми, якими аудитори повинні володіти.

 

Рис. 5. Піраміда основних програмних продуктів, які доцільно використовувати в  українській аудиторській практиці.

А також, ці автори розробили таблицю переваг та недоліків основних програмних продуктів  з автоматизації аудиту (див. табл. 2).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сьогодні аудитора цікавить спеціалізоване програмне забезпечення, яке б автоматизувало аудиторські процедури та відповідало національним та міжнародним стандартам аудиту. Проте, дуже важко розробити універсальне програмне забезпечення, яке б підходило для перевірки більшості суб’єктів господарювання. Сьогодні немає програм, якими б користувалася значна частина замовників аудиту. Якщо перевірку одного з підприємств було здійснено за допомогою певного програмного забезпечення, то це ще не означає, що воно підійде для аудиту іншої компанії. Крім того, галузева специфіка діяльності суб’єктів господарювання та постійна зміна законодавчо-нормативних вимог до них ускладнюють розробку універсального програмного забезпечення для аудиторів.

Взагалі, жодне  програмне забезпечення не замінить самого аудитора, але може полегшити та скоротити його роботу. Комп’ютерна техніка призначена лише для допомоги людині. Результати аудиторської перевірки значною мірою залежать не від застосування програмних комплексів, а від вміння аудитора скористатися їх можливостями та перевагами. Тому саме на нього покладено відповідальність за висловлення професійної думки про об’єкт аудиту та надання рекомендацій замовникам послуг.

Отже, підсумовуючи вищенаведене, можна сказати, що рівень використання комп’ютерних технологій у сучасному аудиті є недостатнім навіть не зважаючи на те, що комп’ютеризація та автоматизація бухгалтерського обліку та аудиту – це великий крок вперед у розвитку цих професій. Аудитор повинен володіти знаннями технологій для того, щоб вміти виявляти зловживання з використанням комп’ютера, а його професійний висновок й надалі користувався довірою у замовників аудиту. Тому, необхідним є більш широке впровадження передових комп’ютерних технологій у повсякденну роботу аудиторів. Потрібним є також збільшення видатків на їх навчання та підвищення кваліфікації, що дасть змогу якнайповніше використати переваги від використання сучасних програмних комплексів.

 

Висновок

Отже, можна  зробити висновок, що на здійснення аудиторських процедур суттєво впливає застосування комп’ютерів. Ураховуючи необхідність у комплексній або хоча б частковій комп’ютеризації аудиторської діяльності, відсутність належних розробок у цій галузі, а також вимоги міжнародних стандартів аудиту до цього процесу, можна рекомендувати розробити систему комплексної автоматизації аудиторської діяльності, яка б враховувала переваги та недоліки наявних моделей автоматизації аудиторської діяльності. Розробка та впровадження засобів автоматизації аудиторської діяльності дозволять підвищити якість і знизити трудомісткість проведення аудиту, ефективно організувати процес планування аудиту, здійснювати оперативний контроль за якістю аудиту.

Але необхідно  пам’ятати, що жодне програмне забезпечення не замінить самого аудитора , а результати аудиторської перевірки значною мірою залежать не від застосування програмних комплексів, а від вміння аудитора скористатися їх можливостями та перевагами. Тому саме на нього покладено відповідальність за висловлення професійної думки про об’єкт аудиту та надання рекомендацій замовникам послуг.

Тому аудитор  повинен володіти знаннями технологій для того, щоб вміти виявляти зловживання з використанням комп’ютера, а його професійний висновок й надалі користувався довірою у замовників аудиту.

Заходами, що покращать становище щодо аудиту в комп’ютерному середовищі можуть бути: більш широке впровадження передових комп’ютерних технологій у повсякденну роботу аудиторів, а також збільшення видатків на їх навчання та підвищення кваліфікації, що дасть змогу якнайповніше використати переваги від використання сучасних програмних комплексів.