Організація і методика внутрішнього контролю касових операцій

Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером сільськогосподарського підприємства або уповноваженими ними особами. До видаткових ордерів можуть додаватися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. Контролеру слід враховувати нове положення: якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках тощо є дозвільний напис керівника сільськогосподарського підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах є не обов'язковим.

Порушенням (розтратою  готівки) вважаються випадки, коли на документах, рахунках, заявах тощо, які додаються до видаткового касового ордера, відсутні підписи й дозвіл керівника. Контролер має враховувати, що видача грошей з каси, яка не підтверджується розпискою одержувача у видатковому касовому ордері, вважається нестачею і підлягає стягненню з касира, а готівка, не підтверджена прибутковими ордерами – надлишком каси та зараховується у прибуток підприємства.

Подібні порушення виявляються  перевіркою касових документів на відповідність підпису одержувача грошей на видаткових касових документах з урахуванням встановленого порядку їх видачі.

Згідно з Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, виплата грошей окремій особі за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, відбувається при поданні документа, який посвідчує особу, з відображенням його реквізитів і під розписку. Розписка про одержання грошей може бути зроблена тільки власноручно, чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень – літерами, копійок – цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума вказується не літерами, а цифрами. Контролеру слід враховувати, що видача грошей особам, яких немає у списковому складі сільськогосподарського підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на основі укладених договорів.

Особам, які залучаються  до сільськогосподарських і вантажно-розвантажувальних  робіт, а також для подолання наслідків стихійного лиха, гроші можуть видаватися за відомістю. Відомості складаються окремо для кожної організації, працівники якої були залучені на роботи, та засвідчуються (крім підпису керівника й головного бухгалтера підприємства – організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Достовірність підписів одержувачів  грошей перевіряється порівнянням підписів на одних документах з підписами на інших. В окремих випадках проводиться опитування одержувачів грошей.

Основні контрольні процедури у разі перевірки каси:

– перевірка наявності на прибуткових  і видаткових касових ордерах підпису головного бухгалтера чи уповноваженої особи.

– перевірка наявності на видаткових касових документах підписів керівників сільськогосподарського підприємства чи уповноваженої особи.

– перевірка наявності на прибуткових  і видаткових документах підписів отримувачів грошей.

Мета: встановити наявність санкцій головного бухгалтера або уповноваженої особи на всі надходження й видатки коштів.

Засоби перевірки: зразки підписів головного бухгалтера та особи, уповноваженої ним підписувати за нього касові документи із зазначенням дати початку та закінчення його повноважень.

Техніка проведення: послідовний огляд усіх прибуткових і видаткових касових ордерів з метою встановлення наявності підписів головного бухгалтера або уповноваженої особи.

Законність підписів уповноваженою  особою касових ордерів перевіряється контролером шляхом порівняння відповідності дат касових ордерів термінам строку повноважень вказаної особи. Необов'язковість підпису видаткового касового ордера керівником потребує перевірки доданих до видаткових касових ордерів документів на наявність дозволу керівника підприємства на документах (заявах, рахунках, розрахунково-платіжних відомостях тощо): «Сплатити» (Підпис) або «Прошу сплатити» (Підпис).

Відповідність дат видаткових касових  ордерів проводиться також порівнянням  їх із строками виконання особою повноважень.

Перевірка наявності на видаткових касових документах підпису одержувача грошей.

Мета процедури: встановлення наявності на всіх видаткових касових ордерах підписів отримувачів грошей.

Засоби перевірки: видаткові касові ордери.

Техніка виконання: послідовний перегляд видаткових касових документів з метою встановлення наявності на видаткових касових ордерах підпису одержувача, дати одержання грошей (має збігатися з датою оформлення самого ордера), назви й номера документа, який засвідчує особу.

 

Усне опитування. Проводиться з метою встановлення факту одержання особами, які опитувалися, грошей за видатковими касовими ордерами, що не підтверджені їх підписом.

Засоби перевірки: з робочих паперів контролера, видаткові касові ордери.

Техніка виконання: опитуються працівники підприємства, прізвища яких зазначені про одержання грошей з каси, уточнюються дати й мета одержання грошей, фіксується зразок підпису осіб, що опитувалися, звіряються зразки підписів з підписами на видатковому касовому ордері.

У разі звільнення особи  з підприємства на момент проведення перевірки необхідно за даними обліку кадрів встановити дату звільнення та порівняти її з датою одержання грошей за видатковим касовим ордером.

Привласнення  грошей, що надійшли з банку.

Неоприбуткування та привласнення грошей, що надійшли з  банку, пов'язано з приховуванням операцій щодо надходження грошей до каси сільськогосподарських підприємств. Таке привласнення грошових коштів становить найбільшу частку в загальному обсязі зловживань. Основними і найбільш поширеними зловживаннями є привласнення готівки бухгалтером за рахунок виправлень шифрів (шифр, який відповідає одержанню готівки, виправляється на шифр, який означає безготівковий рахунок, знищується корінець чека, яким у банку одержані гроші, а до виписки банку додається фіктивний платіжний документ на таку саму суму) у виписках банку та використання головним бухгалтером підписаних керівником незаповнених чеків.

Для виявлення випадків привласнення коштів проводяться взаємні  перевірки операцій за касою і  за банком (слід пам'ятати, що документами, підготовленими на підприємстві, є: прибуткові касові ордери, які відображують факт надходження грошей до каси з розрахункового рахунку, чекові книжки, корінці чекових книжок, а документом, отриманим від третіх осіб, є виписки банку). Якщо виписка банку має дуже велику кількість відміток, «галочок» тощо, аудитору необхідно отримати в банку копії виписок на визначення дати. Слід також мати на увазі, що чекові книжки, корінці використаних чеків, а також невикористані чеки мають зберігатися у головного бухгалтера в умовах, які виключають можливість їх втрати. Зіпсовані чеки погашаються з надписом «Анульовано» і зберігаються прикріпленими до корінців чеків. Контролерські процедури, що виконуються в такому випадку:

– перевірка чекової  книжки (книжок) підприємства на її повноту.

– перевірка повноти оприбуткованих грошей у касі сільськогосподарського підприємства, одержаних у банку за чеком.

Перевірка чекової  книжки на її повноту.

Мета процедури: перевірка повноти корінців чеків у чековій книжці.

Засоби проведення процедури: всі чекові книжки, використані за період, що підлягає перевірці.

          Техніка виконання процедури: послідовно переглядають чекові книжки сільськогосподарського підприємства та звіряють кількість корінців та незаповнених чеків у чековій книжці. В сумі їх має бути стільки, скільки зазначено на обкладинці чекової книжки. Крім того, перевіряють послідовність номерів чеків на корінцях чекової книжки.

Перевіряючи чекову книжку, встановлюють, чи збігаються серія  та номер зіпсованого чека з серією і номером на корінці чека, до якого він прикріплений.

Перевірка повноти оприбуткованих грошових коштів, одержаних у банку та в касі підприємства.

Мета процедури: перевірка повноти і своєчасності оприбуткування грошей, отриманих за чеком у банку.

Засоби для  виконання процедури: чекова книжка (книжки) підприємства за період, що підлягає перевірці, первинні документи, що відображують операції за розрахунковим рахунком (виписка банку), шифри банку, які відповідають одержанню готівки в касі (ці шифри можуть бути різними, їх може бути стільки, скільки використовується у конкретному банку), касова книга підприємства (звіт касира).

Техніка виконання: перевіряють касову книгу і при написах: «Одержано з банку за чеком» звіряють суму, записану в касовій книзі, з двома сумами на корінці чекової книжки (на зворотній стороні корінця зазначається розподіл загальної суми за шифрами банку) та сумою виписки банку (у виписці банку загальна сума виданої готівки також розподіляється за шифрами банку). Крім того, звіряють номер чека.

Неоприбуткування  й привласнення коштів, які надійшли до каси від юридичних і фізичних осіб за прибутковими касовими ордерами

Привласнення грошей, які надійшли від різних юридичних  і фізичних осіб за прибутковими ордерами, пов'язано з приховуванням операцій з оплати наданих підприємством послуг, виконаних робіт, погашення заборгованості, оплати матеріалів, квартирної плати тощо. Найпоширенішими є платежі звільнених осіб. Тому заборгованість за звільненими працівниками сільськогосподарського підприємства ретельно перевіряють. Такі факти виявляються за допомогою письмових підтверджень третіх осіб і усних опитувань (третіми особами у таких випадках є сторонні особи та організації, за якими значиться непогашена заборгованість).

Своєчасність розрахунків  з працівниками сільськогосподарського підприємства за виданими коштами на відрядження, господарські потреби та правильність оформлення руху грошей згідно з касовими ордерами проводиться з використанням процедур:

– перевірка своєчасності розрахунків з працівниками за відрядженням.

– перевірка своєчасності розрахунків працівників за видані грошові кошти на господарські потреби.

– перевірка відповідності  прибуткових касових ордерів записам у журналі їх реєстрації.

– перевірка одночасного  оформлення касових ордерів і  руху грошових коштів за касою.

За процедурами враховуються положення щодо видачі готівки під звіт.

Підзвітні особи зобов'язані  подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:

• за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;
• заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту – протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
• за всіма іншими виробничими (господарськими) потребами – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та на вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі в населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про використання сум, виданих їй як для відрядження, так і для розв'язання господарських завдань.

Готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси у зазначені строки, починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків, включається до суми фактичного залишку готівки у касі на кінець дня. Одержана в результаті сума порівнюється встановленим лімітом з залишком готівки у касі.

Перевірка своєчасності розрахунків з працівниками підприємства за витратами на відрядження.

Мета процедури: перевірити своєчасність подання працівниками підприємства авансових звітів про витрачені суми та проведення остаточного розрахунку з ними.

Засоби перевірки: прибуткові касові документи, авансові звіти, посвідчення про відрядження, Журнал-ордер № 7 с.-г. «Розрахунки з підзвітними особами», календар за період, що підлягає перевірці, календар робочого часу підприємства.

Техніка виконання: послідовно переглядають прибуткові касові документи. Якщо у рядку «Підстава» значиться «Залишок підзвітних сум», перевіряють авансовий звіт, згідно з яким повертаються грошові кошти в касу.

Після цього звіряється дата складання авансового звіту, номер прибуткового ордера, за яким внесено залишок невитрачених сум, сума залишку готівки з зазначенням номера, дати й суми за прибутковим ордером, з якого починається чергова реєстрація процедури, а також звіряються номер авансового звіту та суми з Журналом-ордером № 7 с. — г. «Розрахунки з підзвітними особами».

Перевірка своєчасності розрахунків за видані грошові кошти  на господарські потреби.