Організація і методика аудиту грошових коштів

 

Отримання готівки з  банку оформляється грошовим чеком. Бланки чеків, зброшуровані в чекові книжки (по 25 або 50 чеків) підприємство купує за поданою заявою в установі банку (Ощадбанк). Чек заповнюється бухгалтером підприємства, завіряється підписами осіб, підписи яких є на картці із зразками підписів в установі банку, та печаткою підприємства. У чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом з чеком заповнюється корінець до нього. Заповнений чек дається касиру чи працівнику бухгалтерії, що виконує його функції для отримання готівки. Отримана в банку готівка оприбутковується на підставі прибуткового касового ордера. Повнота і своєчасність оприбуткування готівки в касу перевіряється головним бухгалтером, про що робиться відмітка у корінці грошового чека. Жодні виправлення в чеку, навіть обумовлені, не допускаються.

 

Видають готівку з  каси ТзОВ «Цегельний завод «Промінь»  для виплати заробітної плати, для  придбання товарів і послуг, для  покриття витрат на відрядження, на інші цілі.

 

Видавання коштів на заробітну  плату здійснюється на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін з дня отримання грошових коштів з банку (включаючи день отримання). Терміни виплати підприємством заробітної плати та авансу встановлюються підприємством і подаються у відділення банку. На загальну суму виплаченої працівникам заробітної плати складається видатковий касовий ордер. Якщо частина заробітної плати працівниками не отримана, то вона вважається депонованою і здається в банк. Списання депонованої заробітної плати з каси здійснюється також на підставі видаткового касового ордера.

 

Видають грошові кошти  для придбання товарів і послуг та для відрядження у день отримання  грошей у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних  відомостей.

 

Про їх витрачання підзвітні  особи повинні відзвітуватись:

 

– за грошові кошти, отримані для придбання товарів і послуг, не пізніше наступного дня після  їх отримання в банку;

 

– за грошові кошти, отримані для відряджень, – у триденний  термін після повернення з відрядження.

 

Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об’яви на внесок готівкою. Не дозволяється використовувати готівку, отриману за цільовим призначенням, для інших потреб.

 

В ході аудиторської перевірки виявлено такі порушення у первинних документах: у видатковому касовому ордері не вказано ідентифікаційного коду ЄДРПОУ (відсутній також штамп), не записаний кореспондуючий рахунок, субрахунок, відсутні дані про засвідчення особи одержувача коштів; у прибутковому касовому ордері немає записано ідентифікаційного коду ЄДРПОУ (відсутній також штамп) та кореспондуючого рахунку, не вказано суми ПДВ, в додатку не записаний документ, а також немає підпису головного бухгалтера; журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів не містить відомостей про підставу їх видання; у Касовій книзі не прокреслено незаповнені графи; у платіжному дорученні не записано сума прописом та не вказано сума ПДВ; у виписці банку не має відповідного штампу банку та підпис особи, що здійснювала операцію; у звіті про використання коштів наданих на відрядження не записано ідентифікаційного коду ЄДРПОУ та ідентифікаційного номера особи, що заповнювала даний звіт, призначення авансу, залишок попереднього авансу, витрати та залишок на кінець, не зазначено кореспондуючих рахунків, а також відсутні підписи головного бухгалтера та особи яка здає звіт, не прокреслено графи які не залишаються незаповненими; відсутні печатка і підпис керівника (Додаток К).

 

 

 

2.3 Перелік реєстрів аналітичного та синтетичного обліку грошових коштів і фінансової звітності

 

Перевірка стану розрахунків обліку грошових коштів проводиться першочерговою  контрольною дією на об'єкті – інвентаризацією  каси. Після інвентаризації починається  перевірка касових операцій, яка має проводитись методом суцільного контролю касових документів відносно прибутків, видатків, правильності їх оформлення і законності здійснення та відображення касових операцій на рахунках обліку.

 

ТзОВ «Цегельний завод «Промінь» здійснює ведення обліку за п’ятьма формами звітності. Дані про грошові кошти підприємства, відображаються в балансі підприємства (форма №1) рядки 230–240 і повинні відповідати даним у реєстрах аналітичного та синтетичного обліку по рахунку 30 та 31 та звіті про рух грошових коштів (форма №3), який містить інформацію про надходження і вибуття грошових коштів у результаті операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства. У цьому звіті є інформація не лише про самі грошові кошти, а й про їх еквіваленти (високоліквідні короткострокові інвестиції, які легко перетворюються в наявні гроші).

 

Для синтетичного обліку грошових коштів на ТзОВ «Цегельний завод  «Промінь» передбачено для операції з готівковими грошовими коштами  в касі підприємства синтетичний рахунок 30 «Каса» та для обліку наявності і руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банках рахунок 31 «Рахунки в банках». Журнал 1 використовується для відображення оборотів за кредитом рахунків 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках». У відомостях до Журналу 1 відображаються обороти за дебетом рахунків 30 (відомість 1.1), 31 (відомість 1.2). Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів (звітів касира і доданих до них прибуткових та видаткових касових ордерів, виписок банку і доданих до них документів тощо) у розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку підсумками за 2 – 3 дні. Можливо накопичення даних про операції з грошовими коштами за кожний день попередньо у допоміжній відомості у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів за місяць до Журналу 1 і відомостей до нього. Облік операції по кредиті рахунка 311 відображається у Журналі 2 – записи в ньому проводяться на підставі виписок банку з розрахункового рахунка і доданих до них первинних документів, після чого дані заносяться в Головну книгу, а на дебеті – у відомості 2.2.

 

Перевірка даних аналітичного обліку на рахунку 31 здійснюється за виписками банку, які є основою для запису операцій.

 

У ході аудиторської перевірки  грошових коштів у Головній книзі  виявлено по рахунках 301 та 311 незначні відхилення по розрахованих сумах, це свідчить про арифметичні помилки (Додаток К).

 

 

2.4 Класифікатор можливих  порушень при обліку грошових  коштів

 

Основні порушення при  обліку грошових коштів можуть бути зловживання, розкрадання, помилки в області  касових операцій, їх можна класифікувати  таким чином (табл. 2.1) [19, с. 140]:

 

Таблиця 2.1. Класифікатор порушень при обліку коштів

Можливе порушення 

Характеристика порушення

Порушеня в операціях  з грошовими коштами в касі

1.   Пряме розкрадання  грошових коштів 

-   нічим не обґрунтоване  пряме розкрадання грошових коштів;

 

-   розкрадання грошових  коштів, що маскується розписками  посадових осіб, працівників бухгалтерії  та інших працівників підприємства.

2.   Не оприбуткування  та привласнення грошових коштів, що надійшли 

-   не оприбуткування  і привласнення грошових коштів, що надійшли з банку;

 

-   не оприбуткування  і привласнення грошових сум,  що надійшли від різних фізичних  та юридичних осіб по прибуткових  ордерах;

 

-   не оприбуткування  і привласнення грошових сум,  що надійшли від різних юридичних  осіб за довіреностями;

 

-   неповне оприбуткування  грошових сум.

3.   Надлишкове списання  грошей по касі 

-   повторне використання  одних і тих же документів  для списання грошей по касі;

 

-   надлишкове списання  грошей по касі шляхом неправильного  підрахунку підсумків в касових документах і звітах касира; надлишкове списання грошей по касі без підстав або за фальсифікованими документами;

 

-   надлишкове списання  грошей по касі шляхом підробки  законно оформлених документів  зі збільшенням сум списань.

4.   Привласнення  сум, законно нарахованих різним особам та організаціям 

-   привласнення  депонованої заробітної плати  та коштів, нарахованих за іншими  підставами;

 

-   привласнення  сум, що належать іншим підприємствам.

5.   Недотримання  лімітів залишку готівки 

-   розрахунки готівкою в сумі, що перевищує ліміт;

 

-   не встановлення  ліміту залишку готівки;

 

-   несвоєчасна здача  понадлімітних залишків готівки  в банк.

6.   Проведення розрахунків  з різними особами понад встановлені  ліміти -   розрахунки готівкою в сумі, що перевищує гранично встановлену норму

7.   Розрахунки з  населенням готівкою за готову  продукцію, товари, виконані роботи  та надані послуги без застосування  реєстраторів розрахункових операцій (РРО) -   не застосовуються реєстратори розрахункових операцій; використовуються реєстратори розрахункових операцій, не зареєстровані в податкових органах.

8.   Некоректне відображення  касових операцій в регістрах  синтетичного обліку 

-   некоректне складання  проводок;

 

-   неправильне виведення  залишків;

 

-   невідповідність  записів в регістрах записам в касовій книзі, звітах касира і документах.

Порушення при проведенні операцій по рахунках в банках

9.     Неповне  відображення в обліку операцій  по рахунках в банках 

-   не відображення  надходження сум, одержаних з  банку і одночасне не відображення надходження сум на рахунок на таку ж суму,

 

-   тимчасове віднесення  відповідних сум на розрахунки  з банком по претензіях відсутність  документів, що підтверджують списання  грошових коштів з банківського  рахунку

10.    Безготівкові  перерахування коштів не за призначенням 

-   перерахування  коштів постачальникам з викривленням  тексту, що оплачуються з рахунку  або з підміною копій банківських  доручень

 

-   переказ грошових  коштів підставним особам за  нібито виконані роботи або  в порядку погашення заборгованості

11.    Некоректне  відображення операцій на рахунках  в банках в регістрах синтетичного  обліку 

-   некоректне складання  проводок,

 

-   неправильне виведення  залишків,

 

-   невідповідність  записів в регістрах записам  в первинних документах

 

 

2.5 Методи збору аудиторських  доказів

 

Для того, щоб скласти  свою думку про постановку бухгалтерського  обліку, вірогідність й об'єктивність облікових даних, ефективність системи  внутрішнього контролю аудитор повинен  зібрати достатню кількість доказів. Збираючи докази, аудитор використовує обмежену кількість методів їх одержання.

 

При перевірці грошових коштів використовуються практично  всі методи отримання аудиторських доказів, але вони застосовуються до різних об'єктів контролю і для  виявлення можливих порушень. Під час аудиту грошових коштів використовуються різні методи й методичні прийоми збирання аудиторських доказів: спостереження чи участь в інвентаризації, формальна перевірка, опитування, нормативно-правова перевірка, зустрічна перевірка, підтвердження, арифметична перевірка, проведення аналізу.

 

Спостереження чи інвентаризація. Цей процес полягає в спостереженні  процесу або процедури інвентаризації, яка виконується іншими особами, наприклад, спостереження аудитора за підрахунком грошових коштів касиром або перевірка наявності й стану об'єкта шляхом огляду, підрахунку, зважування, обміру тощо.

 

Формальна перевірка  передбачає встановлення повноти і  правильності оформлення і наявності  підписів на документах, печатки на прибуткових та видаткових касових ордерах, авансових звітах, грошових та товарних чеках тощо. Така перевірка застосовується з метою виявлення фактів підробки документа, дописування, зміни низки реквізитів.

 

Опитування полягає  в пошуку інформації, котру можна  отримати від обізнаних осіб підприємства або поза його межами. Опитування можуть варіювати від формальних письмових запитів, адресованих третім особам, до неформального усного опитування працівників підприємства. Відповіді на опитування дають аудитору інформацію, якою він раніше не володів, або підтверджувальні аудиторські докази. Наприклад, опитування можна провести, щоб виявити чи дійсно касир та бухгалтер відповідально виконують свої обов’язки при ведені операцій із грошовими коштами.

 

Нормативно-правова перевірка  полягає у вивченні господарських операцій з точки зору їх відповідності законодавчо-нормативним актам, нормативам, інструкціям. Аудиторська практика засвідчила, що власника дуже часто цікавить не стільки відповідність бухгалтерського обліку прийнятим стандартам, скільки законність та обґрунтованість витрачання грошових коштів. Вона доводить, що господарюючі суб'єкти дуже часто припускають порушень у порядку ведення касових операцій, наприклад, найбільш типовими з яких є нецільове використання готівки, отриманої з установ банку, порушення вимог розрахунків з підзвітними особами, розрахунки з іншими суб'єктами понад установлену суму, невикористання реєстраторів розрахункових операцій.

 

Підтвердження полягає  в отриманні аудитором підтверджувальної  інформації, яка міститься в бухгалтерських реєстрах. Наприклад, аудитор, як правило, шукає прямого підтвердження сум поступлених грошових коштів від покупців шляхом спілкування із покупцями підприємства.

 

Зустрічна перевірка  документальних даних проводиться  тільки за згоди замовника. Ця перевірка дозволяє знайти випадки крадіжок, що вуалюються шляхом виправлення даних в окремих документах, складання нових, підроблених документів, і заміни ними дійсних, неправильного відображення на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій чи не відображення їх у бухгалтерському обліку. Для цього співставляються дані двох і більше примірників одного і того самого документа, які знаходяться у різних підрозділах підприємства чи коли здійснюється використання документів інших підприємств. Наприклад, надходження з банку перевіряються за допомогою звіряння ідентичних сум, записаних у корінцях чеків, виписках банку і прибуткових касових ордерах; надходження виручки вивчається через звіряння сум у прибутково касовому ордері, накладних і рахунках-фактурах, стрічках касового апарата та інше; повернення невикористаних авансів аналізується по прибутково касовому ордері.