Организационно-технический аспект в организации документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат»

    - закрепляет индексацию дел, в  соответствии с этим номенклатура  дел может использоваться при  регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

    имеет справочное значение при изучении структуры организации;

    является  основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

    - используется для учета дел  временного (до 10 лет включительно) хранения;

    может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные  документы.

    Номенклатура  дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

    Учитывая  большое количество первичны х учетных документов, применяемых Обществом и необходимость найти любой первичный документ максимально быстро, необходимо использовать номенклатуру дел.

    Для составления номенклатуры дел необходима классификация бухгалтерских документов в соответствии с их функциональным назначением (рис. 2)

    Рис. 1 – Общая классификация бухгалтерских  документов в соответствии с их функциональным назначением

    Номенклатура  дел разрабатывается и вводится в действие момента функционирования предприятия (соответствующего структурного подразделения). Подготовка проекта  номенклатуры дел бухгалтерской  службы организуется начальником группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства и архивом предприятия, а непосредственным исполнителем (разработчиком) проекта обычно является один из специалистов. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 3. 

    Рис. 3 – Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской  службы

    На  основании классификации бухгалтерских  документов и утверждения порядка  разработки номенклатуры дел бухгалтерской  службы, составляется номенклатура дел организации (Приложение 13). Каждому делу присваивается свой индексный номер, устанавливается срок хранения.

    Таким образом, при использовании номенклатуры дел, можно определить, к какому отделу относится документ, его срок хранения и, главное, найти любой документ за короткое время.

     3.3. Совершенствование контроля документооборота

    Экспертиза  ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев  ценности документов в целях определения  сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

    В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в  деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

    Экспертиза  ценности документов в учреждении проводится:

    - в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

    - в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

    Для составления номенклатуры дел, ее дальнейшего  ведения необходима экспертная комиссия, которая действует на основании  положение о постоянно действующей  экспертной комиссии (ЭК) (Приложение 14).  

    В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные  и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

    Как правило, председателем комиссии назначают  заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация  ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

    - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;

    - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

    - организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

    Таким образом, мы видим, что экспертная комиссия контролирует документооборот как на стадии делопроизводства, так и на стадии передачи документа в архив.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Таким образом, мы рассмотрели организацию  документооборота на ОАО «Липецкий хладокомбинат», выявили его особенности, совершенства и недостатки. Стоит отметить, что основные моменты, касающиеся организации документооборота отражены в учетной политике. На мой взгляд достаточно успешно составлен график документооборота. Однако есть и отрицательные моменты. В качестве приложения к учетной политике для целее  бухгалтерского учета отсутствуют формы первичных документов, самостоятельно разработанных предприятием. Также для эффективной организации ведения документов и контролем за их исполнением, на мой взгляд, нужно разработать и утвердить схему документооборота, номенклатуру дел. Если проделать все эти нововведения, то будут нужны новые службы - экспертная комиссия. Именно эта служба сможет проконтролировать этапы ведения документов должным образом, и как следствие, стать одной из составляющих улучшения управления организацией, и как следствие, стать одним из факторов эффективной работы предприятия.