Оформление подотчетных сумм

         Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

         Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

        Организации в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом организации могут производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

        Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса".

        Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 "Касса". Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

       Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

       Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

Порядок расчетов с  подотчетными лицами

       Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

       Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и командировочные расходы

        Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

        Подотчетные суммы на хозяйственно-операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

       Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации гл.24, ст.166) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

         Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы, не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года № 55

            Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам неиспользованные суммы.

          Использование подотчетных средств имеет строго целевое назначение и контролируется бухгалтерией. Размер аванса на админ. хоз. расходы не лимитируется и определяется насущной необходимостью.

 Размер аванса  на командир расходы зависит от срока командировки и места назначения. Сотруднику, командируемому в связи с производственной необходимостью выписывается командировочное удостоверение.

Выдача наличных денег из кассы в подотчет оформляется  расходным кассовым ордером. Лица, получившие деньги в подотчет обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечению  срока на который они выданы или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет.

Выдача наличных денег в подотчет производится при  условии полного отчета работником по ранее выданному ему авансу. Передача выданных сумм одним лицом  другому воспрещается.

По возвращении  из командировки подотчетный составляет авансовый отчет с приложением  всех документов, подтверждающих произведенные  расходы. Не нуждаются в документировании лишь суточные расходы.

Командировочные расходы  нормируются инструктивными письмами МИНФИН РФ следующих размеров:

- стоимость проезда и оплата постельных принадлежностей по фактически документально подтвержденным суммам

- оплата найма жилого помещения по фактическим суммам , но не более 270 р. в сутки. При отсутствии документов – 9 р./сутки.

Оплата найма  жилого помещения осуществляется за каждую ночь, проведенную в командировке без учета нахождения в транспорте.

Оплата суточных рассчитывается исходя из 55 руб. за каждый день проведенный в командировке.

День отъезда  и приезда считаются за отдельные  целые дни. Командировочные расходы  включаются в себестоимость выпускаемой  продукции и поэтому их превышение сверх лимита увеличивает общепроизводственные расходы п/п и относится на счета учета затрат и принимается к возмещению только с письменного распоряжения руководства.

Суммы, не превышающие  фактических расходов над нормируемыми, исчисляются налоги на доходы с физ. лиц и ЕСН.

В случае, если расходы по найму жилого помещения документально подкреплены, то сверх лимитный расход не считается доходом и с него не удерживается налог на доходы с физических лиц.

Расход денег, выданных на административно – хозяйственные  расходы также должен иметь оправдательные документы в виде товарных, кассовых чеков и квитанций приходных и кассовых ордеров. Если подтвержденных документов нет, то все расходы оформляются актом составленным подотчетным лицом и утвержденным руководством, которое прикладывается к авансовому отчету.

Затраты по админ. – хоз. расходам отражаются на счетах учета товарно – мат ценностей. При получении утвержденных руководством авансовых отчетов бухгалтер проверяет достоверность прилагаемых документов, правильность расчета и определяет перерасход который должен быть возмещен работнику из кассы по расходному кассовому ордеру или остаток неиспользованного аванса, который возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если возврат не использованного аванса не происходит бухгалтер имеет право без предупреждения погашать долг за счет удержания из заработной платы работника.

Т.о. регистрами первичного учета являются:

- авансовый отчет

- командировочное удостоверение

- распоряжение на выдачу денег на админ – хоз деятельность

- авансовый отчет работника.

Регистром аналитического учета являются журнал – ордер № 7 который называется расчеты с подотчетными лицами. Регистр открывается ежемесячно и ведется по каждому подотчетному лицу отдельно. Основанием для записи операций в журнале ордере является отчеты кассира.

Авансовые отчеты работников и справки бухгалтеров если погашение  не использованного аванса производится из зар. платы.

После журналы ордере хоз. операции регистрируются сначала в журнале учета хоз. операций, а затем разносятся по синтетическим счетам главной книги. Для учета хоз. операций по расчетам с подотчетными лицами открываются А-П синтетический, балансовый счет 71, который называется расчеты с подотчетными лицами.

Сч 71 А

Д-т	К-т
Сд н
К-т 50	Д-т 25, 26
	Д-т 01, 10, 41
	Д-т 50,70
Сд к

 

Сд к показывает дебит задолженность на конец отчетного периода

Сч 71 П

Д-т	К-т
	Сд н
К-т 50	Д-т 25, 26
	Д-т 01, 10, 41
	Сд к

  

 

 

 

 

 

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Социальный колледж

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

На тему: «Оформление  подотчетных сумм»

Дисциплина: Бухгалтерский  учет

 

 

 

Выполнила

 студентка 3 курса  ПСО

Симонова Злата  Викторовна

Проверила

Машурян Эрна Рачиковна

 

 

 

 

г. Сочи, 2011г