Обязанности секретаря

Реферат на тему: 
Обов'язки секретаря 
Зміст 
" Трохи з історії. 
" Можливості секретаря-референта. 
" Основні функції секретаря. 
" Сучасні вимоги. 
" Класифікація секретарів. 
" Обов'язки. 
" Висновок. 
1. Трохи з історії. 
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси. 
А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.  
2. Можливості секретаря-референта. 
Секретар це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми. 
Секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанс" справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі. 
Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи. 
Основні функції секретаря. 
Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря: 
" знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс); 
" знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників; 
" знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми. 
Сучасні вимоги. 
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями: 
" мати професійний імідж; 
" добре володіти мовою і письмом; 
" володіти хорошою пам'яттю; 
" добре орієнтуватися у часі; 
" тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери; 
" уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника; 
" освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу; 
" бути енергійним, проявляти ініціативу; 
" швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами; 
" підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа; 
" контролювати фінанси офісу; 
" бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми. 
Класифікація секретарів. 
Є декілька позицій, які займають секретарі: 
RECEPTIONIST дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога уміння триматися і акуратність.  
На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію. 
Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу. 
Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери… 
Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.  
Обов'язки. 
Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить: 
" облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву; 
" оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..; 
" підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів; 
" оформлення протоколів розсилок виписок з них; 
" аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них; 
" підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів; 
" прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян; 
" організація прийомів відвідувачів; 
" прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми. 
Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:  
1. технічне забезпечення роботи керівника; 
2. підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад; 
3. організація прийому працівників і відвідувачів; 
4. телефонне обслуговування; 
5. підготовка відряджень; 
6. організація презентацій і спеціальних прийомів гостей; 
7. стенографування; 
8. контроль за святковими і ювілейними датами; 
9. обробкапошти; 
10. машинописні роботи; 
11. збір ділової інформації і її реферування по завданню директора; 
12. збір матеріалів для доповідей і мов керівника; 
13. ведення табеля обліку робочого часу і т.д. 
Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності і культури праці секретаря. 
Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення. 
3. Висновок. 
Пам'ятайте: ваші помилки це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте. 
Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?  
Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас.  
Перелік посилань