Облікові реєстри

Щомісячно журнали та відомості закривають і їх підсумки переносять у Головну книгу, яку відкривають на рік. У Головній книзі групуються дані поточного обліку журналів та відомостей. Для кожного синтетичного рахунку в Головній книзі відведено окрему сторінку. Дані дебетових оборотів кожного рахунку в Головній книзі відображаються розгорнуто, кредитових оборотів загальною сумою. В кінці місяця по кожному рахунку виводиться залишок, який записується в окрему графу. Загальна будова Головної книги наведена в табл. 8.4. 
Загальна схема журнальної форми обліку зображена на рис. 8.2. 
 

Рис. 8.2. Схема журнальної форми обліку 
Основними перевагами журнальної форми обліку є:

• поєднання аналітичного і синтетичного обліку в єдиних реєстрах;
• забезпечення своєчасного і рівномірного відображення господарських операцій у реєстрах протягом звітного періоду;
• забезпечення розподілу облікових робіт;
• скорочення кількості облікових реєстрів;
• забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства.

Основним недоліком журнальної форми обліку є:

• склад аналітичних даних не відповідає сучасному рівневі потреб в інформаційному забезпеченні управління підприємством.

Малі  підприємства, які здійснюють невелику кількість господарських операцій, можуть використовувати просту або спрощену форму бухгалтерського обліку. 
Підприємства, що здійснюють за місяць не більше 100 господарських операцій, не здійснюють виробництва продукції і робіт, пов’язаних з великими матеріальними затратами, можуть застосовувати просту форму бухгалтерського обліку. Вона передбачає використання Журналу обліку господарських операцій (табл. 8.5), який рекомендується друкувати у форматі а2.

Таблиця 8.5 
Журнал обліку господарських операцій за лютий  
2004 року (витяг)

У Журналі обліку господарських операцій (далі — Журнал) записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей нарахування заробітної плати і амортизації тощо з відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку. За необхідності записи господарських операцій продовжуються у вкладних аркушах до Журналу. 
Журнал ведеться щомісяця. Дані рядка “Сальдо на кінець місяця” з Журналу за попередній місяць переносяться у рядок “Сальдо на початок місяця” Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку. У графі 3 “Зміст операції” у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються господарські операції звітного місяця із зазначенням суми операції у графі 4 та одночасно у графах “Дебет” і “Кредит” двох рахунків бухгалтерського обліку відповідних видів активів, власного капіталу, зобов’язань, доходів і витрат. 
Підсумкові дані у Журналі визначають підрахунком суми оборотів за дебетом і за кредитом усіх рахунків бухгалтерського обліку і виведенням сальдо на кінець місяця. Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць повинні бути однаковими і дорівнювати сумі з графи 4 “Сума господарської операції” у рядку “Усього оборотів за місяць”. 
Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці, з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться до Журналу обліку господарських операцій з позначенням у графі 3 “Відомість 3-м”. 
 
Схематично порядок обліку за простою формою бухгалтерського обліку можна зобразити так (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Схема простої форми бухгалтерського обліку

Малі  підприємства, що здійснюють порівняно  більшу кількість господарських операцій, діяльність яких пов’язана з виконанням матеріаломістких робіт і послуг, можуть застосовувати спрощену форму бухгалтерського обліку.  
Цю форму переважно використовують СМП, на балансі яких обліковуються власні основні засоби, виробничі запаси, товари і готова продукція та які здійснюють за місяць понад 100 господарських операцій. 
Спрощена форма бухгалтерського обліку передбачає узагальнення інформації про господарські операції у таких реєстрах бухгалтерського обліку: 
— Відомість 1-м — Облік грошових коштів та їх еквівалентів, зокрема готівки і грошових документів; 
— Відомість 2-м — Облік запасів; 
— Відомість 3-м — Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами за податками й платежами, довгострокових зобов’язань і доходів майбутніх періодів, облік розрахунків з оплати праці; 
— Відомість 4-м — Облік необоротних активів та амортизації (зносу), облік капітальних і фінансових інвестицій та інших необоротних активів; 
— Відомість 5-м — Облік витрат, зокрема облік витрат на виробництво, облік доходів і фінансових результатів, облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечень майбутніх витрат і платежів; 
— Оборотно-сальдова відомість. 
Загальні правила організації та ведення обліку за спрощеною формою такі:

• сума за будь-якою операцією відображається у відомості обліку за рахунком, що кредитується, у графі рахунку, що дебетується, та одночасно (за сумою операції або загальним підсумком оборотів за місяць) у відомості обліку за рахунком, що дебетується, із зазначенням кореспондуючого рахунку ;
• залишки коштів за відомостями повинні бути порівняні з відповідними даними первинних та зведених документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, банківські виписки тощо);
• у відомостях вказується місяць, за який їх складають.

Підсумкові  записи з відомостей переносяться до Оборотно-сальдової відомості, яка використовується для узагальнення даних реєстрів бухгалтерського обліку за кожним рахунком бухгалтерського обліку. 
Оборотно-сальдова відомість складається щомісяця і використовується для записів даних за дебетом і кредитом кожного рахунку окремо. Оборотно-сальдова відомість заповнюється перенесенням кредитових оборотів із реєстрів бухгалтерського обліку у дебет відповідних рахунків. 
Дебетові обороти Оборотно-сальдової відомості за кожним рахунком бухгалтерського обліку мають дорівнювати дебетовому обороту за відповідним рахунком бухгалтерського обліку у реєстрі (відомості) бухгалтерського обліку. Загальна сума дебетових оборотів (сума даних рядків графи 29) Оборотно-сальдової відомості має дорівнювати загальній сумі кредитових оборотів (сума даних за графами 4—28 рядка “Усього оборотів за кредитом рахунків”) Оборотно-сальдової відомості. 
Приклад заповнення оборотно-сальдової відомості наведений у табл. 8.6.

Таблиця 8.6 
Оборотно-сальдова відомість за лютий 2004 р. (витяг)

У всіх відомостях, що застосовуються бухгалтерією СМП, вказується місяць, за який їх складають, а в необхідних випадках — назви рахунків чи субрахунків бухгалтерського обліку. Відомості підписуються особами, котрі здійснювали записи.  
Заміна оборотів у поточному місяці по операціях, які належать до минулих періодів, відображається у реєстрах звітного місяця додатковим записом (зменшення оборотів — способом сторно). 
На основі оборотно-сальдової відомості складається фінансова звіт-ність СМП. 
Схематично порядок обліку за спрощеною формою бухгалтерського обліку можна подати так (рис. 8.4). 
 

Рис. 8.4. Схема спрощеної форми бухгалтерського обліку

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій по одному з використовуваних рахунків бухгалтерського обліку. Сума по будь-якій операції записується у двох відомостях одночасно: у першій — по дебету рахунку з наведенням шифру рахунку, який кредитується, а в другій — по кредиту рахунку з аналогічним записом шифру рахунку, що дебетується. В обох відомостях у графі “Зміст операції” записується на підставі форм первинної облікової документації зміст здійсненої операції або пояснення, шифри тощо. Залишки коштів в окремих відомостях повинні порівнюватися з відповідними даними первинних документів, на підставі яких були зроблені записи (звіт касира, виписки банку). 
Дані про фінансово-господарську діяльність підприємства за місяць з усіх відомостей переносяться до шахової відомості, на підставі якої складається оборотна відомість. На основі оборотної складається бухгалтерська звітність. 
Створення і впровадження у практику ведення бухгалтерського обліку електронно-обчислювальної і комп’ютерної техніки дозволяє умовно виділяти ще одну форму бухгалтерського обліку — автоматизовану. Але окремо виділяти таку форму не доцільно, оскільки це є лише спосіб ведення бухгалтерського обліку і базується на використанні принципів меморіально-ордерної або журнальної форми. 
За такого способу ведення обліку збирання, передавання, систематизація та оброблення бухгалтерської інформації здійснюються автоматизовано з використанням спеціально розробленого програмного забезпечення. Його суть полягає у тому, що дані про здійснені на підприємстві господарські операції з паперових носіїв первинної облікової інформації записують на машинні носії (магнітні стрічки, магнітні диски тощо). На підставі введених даних автоматично робиться групування дебетових і кредитових оборотів за синтетичними й аналітичними рахунками, визначають сальдо, формують обігові відомості і звітність, роздруковують різні первинні документи. Вихідну інформацію подають у вигляді друкованих реєстрів (машинограм) за окремими рахункуми бухгалтерського обліку та відеограм. 
В Україні використовують значну кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найпопулярнішими з яких є “ПАРУС”, “1С — Бухгалтерія -Проф. для Windows”, “1С Підприємство”, “БЕСТ”, “Фінанси без проблем” тощо. 
У разі автоматизованого ведення бухгалтерського обліку підприємство зобов’язане всі створені первинні документи та облікові реєстри відображати на паперових носіях. При використанні засобів автоматизації також необхідно забезпечити заходи щодо попередження несанкціонованого та непомітного виправлення записів у первинних документах та облікових реєстрах і забезпечити збереження цих записів протягом встановленого терміну.  
Автоматизація облікового процесу дає можливість підвищити оперативність і точність облікових даних, необхідних для управління підприємством. 
Підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних.