Облік запасів у бюджетних установах

ТЕМА 7. ОБЛІК ЗАПАСІВ  У БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ. 1. Характеристика, класифікація та оцінка запасів  бюджетних установ. Завдання обліку запасів

У процесі здійснення своєї діяльності бюджетні організації  та установи, як і всі інші підприємства, організації та установи, систематично придбавають та використовують різні  матеріальні цінності. 
Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року. 
Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу. 
У складі запасів обліковуються: 
· сировина та матеріали; 
· будівельні матеріали; 
· обладнання, конструкції і деталі до установки; 
· спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами; 
· молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл; 
· доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята для реалізації; 
· малоцінні та швидкозношувані предмети; 
· матеріали для учбових, наукових та інших цілей; 
· запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів); 
· продукти харчування; 
· медикаменти та перев’язувальні засоби; 
· господарські матеріали і канцелярське приладдя; 
· тара; 
· матеріали в дорозі; 
· готова продукція; 
· інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року. 
Запаси установ розподілені на групи: 
· виробничі запаси; 
· тварини на вирощуванні та відгодівлі; 
· малоцінні та швидкозношувані предмети; 
· матеріали та продукти харчування; 
· готова продукція; 
· продукція сільськогосподарського виробництва. 
Крім класифікації за функціональною ознакою, з метою відображення усіх видів запасів використовується більш деталізоване їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів і т.п. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер – постійно діюче скорочене умовне позначення. 
Номенклатурний номер – це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни. 
Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу, три останні – порядковий номер предмета у підгрупі. 
Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі – номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються: 
· облікова ціна; 
· одиниця виміру; 
· сорт; 
· розмір; 
· найменування матеріалу. 
Важливим моментом обліку запасів є їх оцінка. 
Розрізняють методи оцінки для: 
· оприбуткування надходження запасів; 
· відпуску матеріалів у використання. 
Це особливо актуально в сучасних умовах господарювання, тобто в ринкових умовах, коли на один і той же вид запасів можуть бути різні ціни у різних постачальників та різні ціни в різні періоди придбання від одного і того постачальника. 
Оцінка запасів для оприбуткування. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно у встановленому чинним законодавстом порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на: 
· первісну вартість; 
· справедливу вартість; 
· відновлювальну вартість. 
Балансова вартість – це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі. 
Первісна вартість – це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів. 
Справедлива вартість – це первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно. 
Відновлювальна вартість – це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки. 
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів. 
Оцінка запасів для відпуску. Відпуск запасів у використання, продаж або інше вибуття здійснюється за: 
· балансовою вартістю (тобто первісною, справедливою або відновлювальною); 
· середньозваженою собівартістю, яка застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами. 
Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному періоді запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів. 
Метод середньозваженої собівартості обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів. 
При оцінці запасів слід пам’ятати, що: 
· транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі; 
· суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом (відображаються як податковий кредит, якщо установа зареєстрована як платник ПДВ); 
· суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України). 
Переоцінка запасів. Переоцінка запасів може проводитись у таких випадках: 
· за рішенням уряду згідно з відповідними нормативно-правовими актами; 
· за рішенням керівника установи, якщо: запаси морально застаріли; тривалий час перебували на збереженні в бюджетній установі; їх первісна вартість значно відрізняється від вартості запасів, придбаних пізніше. 
Для проведення переоцінки та встановлення відновлювальної вартості запасів за наказом керівника підприємства створюється комісія у складі: 
· заступника керівника установи (як правило, голова комісії); 
· головного бухгалтера та його заступника; 
· працівників бухгалтерії, які ведуть облік матеріальних цінностей; 
· матеріально відповідальних осіб; 
· інших посадових осіб (на розсуд керівника). 
Відповідальність за організацію роботи комісії покладено на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів – на керівника установи і голову комісії. 
Переоцінка та встановлення нової ціни здійснюється за кожною окремою одиницею запасів, а на однотипні предмети встановлюються однакові ціни в межах однієї установи. 
Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні. 
За результатами переоцінки комісія складає акт довільної форми про зміну вартості запасів. В акті необхідно вказати: 
· найменування переоцінених запасів; 
· їх кількість; 
· вартість за даними обліку; 
· нову ціну за одиницю після дооцінки; 
· суму різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку. 
Акт затверджує керівник установи. 
Облік запасів сприяє виконанню ряду завдань господарської діяльності бюджетних установ. Головними завданнями обліку запасів є: 
· правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху та вибуттю запасів; 
· контроль за зберіганням та рухом запасів на складі; 
· контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання.