Облік готівки в касі у національній та іноземній валюті

Касові документи після складання звіту касира і його обробки в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців в окремому сейфі або в спеціальному приміщенні.

Банк перевіряє повноту оприбуткування готівки, одержаної з каси банку; відповідність записів у касовій книзі підприємства сум, одержаних в банку і зданих в банк, даним банку; правильність витрачання готівки із виручки; правильність оформлення касових ордерів і ведення касової книги; своєчасність і повноту обліку в касовій книзі надходження і видачі готівки; залишок готівки в касі на день перевірки і відповідність його встановленому ліміту.

Результати перевірки оформляються актом з доданням до нього довідки, у якому відображається стан надходження готівки в касу підприємства і її витрачання за період, що перевіряється. Акт і довідка підписуються керівником, головним бухгалтером підприємства і представником банку. У разі відмови підписувати акт в ньому робиться напис «Відмовився» і додається відповідне письмове пояснення.

Перевірка дотримання касової дисципліни здійснюється також самим підприємством - комісією, призначеною наказом керівника підприємства. Результати перевірки оформляються актом (протоколом), у якому вказуються стан касової дисципліни, виявлення недостач або залишки грошових коштів у касі (якщо вони мали місце), їх сума, причини виникнення.

Відповідно до Указу Президента України від 11.05.99 № 491 до суб'єктів підприємницької діяльності всіх форм власності за порушення норм по регулюванню готівкового обігу застосовуються такі санкції:

- за порушення встановлених лімітів залишків готівки у касі - в 2-кратному розмірі суми виявленої надлімітної готівки за кожен день;

- за неоприбуткування (неповне оприбуткування) готівки в касу - в 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми;

- за невстановлення установами комерційних банків ліміту залишку грошей в касі підприємства - в 50-кратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожен випадок;

- за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повної звітності щодо раніше виданих авансів - у розмірі 25% від виданих під звіт сум;

- за використання готівки з виручки, одержаної від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень, на виплату заробітної плати, матеріального заохочення, допомоги всіх видів, компенсацій за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

- за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі використаної готівки;

- за проведення готівкових розрахунків без надання одержувачам платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би засвідчував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів.

1.2. Організація роботи в касі.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваже­ною керівником підприємства.

Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, упов­новаженої керівником підприємства, і касира, за­свідчена печаткою (штампом) підприємства.

При прийманні готівки до каси касири підпри­ємств керуються Правилами визначення платіжності банкнот і монет, затвердженими постановою Правлін­ня Національного банку України від 31.03.99 № 152 і зареєстрованими Міністерством юстиції України від 16.04.99 за № 242/3535 (із змінами). Обігові па­м'ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами, мають прийматися до кас підприємств за їх номіналом без обмежень для всіх видів платежів.

Видача готівки з кас підприємств прово­диться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунко­во-платіжними) відомостями (далі - видаткові документи). Документи на видачу готівки ма­ють підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видатко­вих ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ор­дерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Підприємства, які займаються закупівлею сіль­госппродукції та заготівлею вторсировини, можуть, проводити видачу готівки здавальникам сільгосп­продукції та вторсировини за відомостями, у яких зазначаються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчу­ються підписом здавальника.

Якщо закупівля сільгосппродукції та заготів­ля вторсировини здійснюються під час відряджен­ня, то відомості про це подаються одночасно з авансовим звітом про відрядження.

У разі видачі окремій фізичній особі го­тівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замі­нює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'яв­ляють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, що не підтверджена роз­писом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатно­му розписі підприємства, проводиться за видат­ковими касовими ордерами, що виписуються окре­мо на кожну особу, або за окремою відомістю.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чин­ним законодавством, у тому числі й особи, що не має змоги в зв'язку з хворобою або з інших по­важних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по бать­кові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доруче­но одержати готівку. Якщо видача готівки про­водиться за відомістю, то перед розписом про одержання грошей касир робить у ній напис: "За довіреністю". Видача готівки за дорученням про­водиться відповідно до вимог, передбачених у пункті 3.4 цього Положення. Довіреність зали­шається у касира і додається до видаткового ка­сового ордера або відомості.

Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється ви­датковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свід­чить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за під­писами бухгалтера і касира установи банку, за­свідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (шта­мпом) установи банку.

Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомо­стями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунко­во-платіжної) відомості робиться дозвільний на­пис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених ке­рівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).

Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службо­вими відрядженнями, кільком особам.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуго­вують бюджетні установи, на загальну суму ви­даної заробітної плати складається один видат­ковий касовий ордер, дата і номер якого простав­ляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за ви­датковим касовим ордером.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир повинен: у пла­тіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано"; скласти реєстр депонова­них сум; у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загаль­ним підсумком за платіжною відомістю і засвід­чити напис своїм підписом. Якщо готівкові кош­ти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)"; здійснити відповід­ний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроб­лених касирами в платіжних відомостях, та здій­снює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають запов­нюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими спо­собами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для збері­гання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелі­чуються додані до них документи. Видача при­буткових касових ордерів і видаткових докумен­тів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ор­дерами може проводитися тільки в день їх скла­дання.

Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

Під час одержання прибуткових касо­вих ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах під­пису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника під­приємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наяв­ність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з переліче­них вимог касир повертає документи до бухгал­терії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові доку­менти одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплаче­но" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтері­єю в журналі реєстрації прибуткових і видатко­вих касових документів. Видаткові касові орде­ри, що оформлені на підставі платіжних (розра­хунково-платіжних) відомостей на виплати, по­в'язані з оплатою праці, реєструються після здій­снення цих виплат.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою ком­п'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу ре­єстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи після складання ка­сиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, ну­меруються, переплітаються в окремі папки та збе­рігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

1.3.Документування операцій грошових коштів

Розрахунки готівкою проводяться із застосуванням прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, (дод.Д) розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо.

Згідно чинного законодавства на підставі Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про застосування електронно-контрольних касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчуванян та послуг” [3] фірма, як суб”єкт підприємницької діяльності, що здійснює операції з розрахунками в готівковій і безготівковій формі у сфері торгівлі застосовує реєстратори розрахункових операцій.   Реєстратор розрахункових операцій - пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).