2.2. Назначение документа счет-фактура
Согласно п.1 ст.169 НК РФ счет-фактура
является документом, служащим основанием
для принятия покупателем предъявленных
продавцом товаров (работ, услуг), имущественных
прав (включая комиссионера, агента,
которые осуществляют реализацию товаров
(работ, услуг), имущественных прав от
своего имени) к вычету или возмещению
из бюджета соответствующих сумм
НДС.
Счет-фактура должен быть составлен
в двух экземплярах (первый - покупателю,
второй - продавцу) и выставлен покупателю
не позднее пяти дней считая со дня
отгрузки товара (выполнения работ, оказания
услуг).
Кроме того, налогоплательщик обязан
составить счет-фактуру в одном
экземпляре для себя в следующих
случаях:
- при получении предоплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, том числе и по экспортным операциям;
- при выполнении строительно-монтажных работ собственными силами;
- при выполнении обязанностей налогового агента;
- при безвозмездной передаче имущества;
- при получении финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств (п.19 Правил);
- при возникновении положительных суммовых разниц (в счете-фактуре следует указать формулировку: "Суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав"
- см. п.19 Правил)
Обязаны составлять счета-фактуры
и вести журналы учета полученных
и выставленных счетов-фактур налогоплательщики:
- по операциям, подлежащим налогообложению;
- по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;
- освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.
Не обязаны составлять счета-фактуры:
- лица, не являющиеся плательщиками НДС;
- организации
(индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (бланк строгой отчетности);
- налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;
- банки по операциям, освобождаемым от налогообложения;
- страховые организации по операциям, освобождаемым от налогообложения;
- негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемым от налогообложения.
Если организация реализует
товары (работы, услуги) через обособленные
структурные подразделения, то согласно
Письму МНС РФ от 21.05.01 №ВГ-6-03/404 и
Письму Минфина России от 04.05.2006 №03-04-09/08
счета-фактуры и книги продаж
оформляются следующим образом:
- счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются обособленными структурными подразделениями от имени организации;
- нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (можно резервировать номера по мере их выборки, или присваивать составные номера с индексом обособленного подразделения);
- при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями, в строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" указываются реквизиты организации-продавца; в строке 2б "ИНН/КПП продавца" - КПП соответствующего структурного подразделения; в строке
3 "Грузоотправитель и его адрес"
- наименование и почтовый адрес структурного подразделения;
- журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета организации;
- порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.
Счет-фактура выписывается налогоплательщиком
не позднее пяти дней считая со дня отгрузки
товара (выполнения работ, оказания услуг)
или со дня передачи имущественных прав
- п.3 ст.168 НК РФ.
Счета-фактуры составляются в соответствии
с требованиями, перечисленными в
п.5 и п.6 ст.169 НК РФ. Счета-фактуры, составленные
с нарушением этих требований, не могут
являться основанием для принятия сумм
налога к вычету или возмещению.
В свою очередь, дополнительные, не
предусмотренные п.5 и п.6 ст.169 НК
РФ, требования, предъявляемые к
счету-фактуре, не могут быть основанием
для отказа принять к вычету сумму
налога, предъявленную налогоплательщиком
- п.2 ст.169 НК РФ.
Допускается заполнение счета-фактуры
комбинированным способом (с помощью
компьютера и от руки) - п.14 Правил и
Письмо МНС РФ от 26 февраля 2004 г. №03-1-08/525/18.
Главное - не нарушать последовательности
расположения реквизитов, содержание
и число показателей счета-фактуры,
утвержденных п.2 ст.169 НК РФ.
Нумерация счетов-фактур осуществляется
в течение года в хронологическом
порядке.
Несмотря на то, что все расчеты
на территории России производятся только
в рублях (для расчетов в иностранной
валюте на территории России требуется
разрешение Центрального банка РФ),
Налоговый кодекс разрешает указывать
суммы в счетах-фактурах в иностранной
валюте, если по условиям сделки обязательство
выражено в иностранной валюте -
п.7 ст.169 НК РФ. При этом в договоре указывается
по какому курсу и на какую дату производится
пересчет валютных обязательств в рубли.
Если указаний на курс в договоре нет,
то пересчет происходит по курсу Центрального
банка РФ на дату исполнения договора.
Однако, достаточно часто обязательства
по условиям сделки бывают выражены в
условных единицах. В таких случаях, по
мнению авторов, налогоплательщики могут
указать в счете-фактуре суммы, выраженные
в условных единицах. При заключении условий
сделки в условных единицах необходимо
указать порядок пересчета условных единиц
в рубли.
В соответствии с Правилами ведения
журналов учета полученных и выставленных
счетов-фактур по срокам и графам счета-фактуры
указываются следующие данные:
- По строке 1 - индивидуальный порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
- По строке 2 - полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
· По строке 2а
- место нахождения продавца в соответствии
с учредительными документами;
· По строке 2б
- ИНН и КПП налогоплательщика-продавца/
Если реализация производится обособленным
подразделением - указывается ИНН налогоплательщика
и КПП подразделения;
· По строке 3
- полное или сокращенное наименование
грузоотправителя в соответствии с учредительными
документами
- Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется "он же";
- Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя;
- Внимание! Если счет-фактура выставляется за работы или услуги, т.е. понятие "грузоотправитель" отсутствует, то в этой строке ставится прочерк - Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 23 сентября 2004г. №03-04-11/158
- По строке 4 - полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Если грузополучателем
(покупателем) является обособленное подразделение, то в данной строке указывается наименование и адрес подразделения;
- По строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).
!!! При
безналичных расчетах данная
строка заполняется только в
случае получения авансовых или
иных платежей в счет предстоящих
поставок товаров (выполнения
работ, оказания услуг) - согласно
пп.4 п.5 ст.169 НК РФ. А при расчетах
НАЛИЧНЫМИ - в данной строке
счета-фактуры номер и дату
составления ЧЕКА надо указывать
всегда. В противном случае по
строке ставится прочерк.
- По строке 6 - полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;
- По строке 6а - место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;
- По строке 6б - ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя;
- В графах 1-11 указываются следующие сведения о реализованном товаре (работе, услуге), переданном имущественном праве;
- в графе 1 - наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
!!! Наименование
товаров следует писать на
русском языке - Письмо Управления
Федеральной налоговой службы
по г. Москве от 15 марта 2005 г. №19-11/16874
"По вопросу оформления счетов-фактур"
- в графе 2 - единица измерения (при возможности ее указания);
- в графе 3 - количество
(объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);
- в графе 4 - цена
(тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданных имущественных прав за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору
(контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;
- в графе 5 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав, без НДС;
!!! Если
по одному счету-фактуре отгружается
несколько наименований товаров,
итог общей стоимости товаров
без учета налога на добавленную
стоимость в таком счете-фактуре
не проставляется - Письмо Управления
Федеральной налоговой службы
по г. Москве от 14 ноября 2006 г. №03-04-09/19
"О необходимости указания в графе 5
счета-фактуры итоговой стоимости отгруженных
товаров"
- в графе 6 - сумма акциза по подакцизным товарам;
- в графе 7 - налоговая ставка;
- в графе 8 - сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
- в графе 9 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС;
- в графе 10 - страна происхождения товара. Если товары Российского происхождения, ставится прочерк - последний абзац п.5 ст.169 НК РФ;
- в графе 11 - номер таможенной декларации. Если товары российского происхождения, ставится прочерк - последний абзац п.5 ст.169 НК РФ.
Счет-фактуру подписывают (с обязательной
расшифровкой подписи) руководитель и
главный бухгалтер, либо иные лица,
уполномоченные на то приказом (иным распорядительным
документом) по организации или имеющие
соответствующую доверенность от организации.
[3, с. 120]
3. Формирование и печать
книги продаж
Книгу продаж можно сформировать для
любой организации и за любой
период времени (меню "Основная деятельность"
- "Ведение книги продаж" - "Книга
продаж"). Перед формированием
книги продаж следует удостовериться,
в частности, в том, что:
- зарегистрированы все исходящие счета-фактуры, в том числе счета-фактуры на аванс, причем последнее действие можно сделать с помощью обработки "Регистрация счетов-фактур на аванс" (меню "Основная деятельность"
- "Ведение книги продаж" - "Регистрация счетов-фактур на аванс");
- записаны и проведены необходимые документы "Отражение реализации товаров и услуг для НДС"
- для регистрации НДС тех продаж, которые отражены в программе ручными проводками
(меню
"Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Отражение реализации товаров и услуг для НДС");
- введены все необходимые начальные остатки по суммам НДС, не полученным от покупателей (если организация определяет налоговую базу для НДС "по оплате"), а также внесены все данные о фактах реализации с НДС 0%, имевших место до даты начала ведения учета в информационной базе, и по которым на эту дату не была подтверждена
(либо не подтверждена) ставка НДС 0%;
- записаны и проведены документы "Регистрация оплаты от покупателей для НДС" - если в договоре с контрагентом не установлено свойство
"Вести расчеты по документам" (меню "Основная деятельность" - "Ведение книги продаж"
- "Регистрация оплаты от покупателей для НДС");
- записаны и проведены документы "Подтверждение нулевой ставки НДС"
(меню
"Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Подтверждение нулевой ставки НДС");
- по всем договорам, по которым организация выступает в роли налогового агента по НДС, установлены соответствующие реквизиты.
Книга продаж
(меню "Основная деятельность - Ведение
книги продаж - Книга продаж") формируется
на основании записей регистра "НДС
продажи" за указанный пользователем
период для указанной организации
по следующему алгоритму:
- Если установлена учетная политика по определению налоговой базы - "по отгрузке", то включаются записи регистра с событиями "Реализация", "Получен аванс"
и "НДС начислен к уплате";
- Если установлена учетная политика по определению налоговой базы - "по оплате", то включаются записи регистра с событиями "Оплата",
"Получен аванс" и "НДС начислен
к уплате";
- Для операций реализации с НДС 0%, независимо от установленной учетной политики по определению налоговой базы, включаются записи регистра с событиями "Подтверждена
ставка 0%", "Не подтверждена ставка
0%".