Контроль и ревизия

     В кассе организации могут храниться  денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности. Денежные средства представлены денежной наличностью. К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

     Бланками  строгой отчетности являются: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

     Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в  банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную  ответственность за сохранность  всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

     Инвентаризация  кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

     До  начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

     Если  в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

     На  практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на "____" (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

     Кассир  должен дать расписку о том, что к  началу инвентаризации все приходные  и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

     В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим  основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу  и правильности подсчета итогов страниц  книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

     При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств  в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

     Деньги  и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

     Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и  кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира).

     Для организации учета денежных средств  и документов предусмотрен активный счет 50 "Касса". Этот счет имеет три субсчета: 50/1 "Касса организации", 50/2 "Операционная касса", 50/3 "Денежные документы".

     Путем сопоставления фактических и  учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

     Согласно утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н и в соответствии с п. 77 Приказа Минфина России от 28.06.2000 г. № 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации", выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

     Дебет 50 "Касса" субсчета 1 "Касса организации" или 3 "Денежные документы"

     Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1"Прочие доходы".

     При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 "Бланки строгой  отчетности" в условной (номинальной) оценке.

     В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

     На  сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94  
Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

     Сумма недостающих бланков строгой  отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты  по возмещению материального ущерба" 
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей  записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 
Кредит счета 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

     Если  недостача возмещается в кассу  организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50/1"Касса  организации" 
Кредит 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

     При отсутствии конкретного виновного  лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав вне реализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет 91/2 "Прочие расходы" 
Кредит счет 94

     Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 (Приложение 4), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г., в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в двух экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

     Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг  и бланков документов строгой  отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 (Приложение 2). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение  

     Проведённый мною анализ состояния системы организации учёта и аудита кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами, на данном предприятии, показал, что все операции по кассе ведутся в соответствии с должностными инструкциями. Порядок операций регламентируется AP от 10.07.2002 №86-ФЗ «О Центральном банке РФ (БАНКЕ РОССИИ)» (принят ГД ФС РФ 27.06.2002)( с изменениями вступил в силу с 10.01.2009) Большой объём работы кассира по обработке первичной документации занимает много времени, поэтому одно из моих предложений это компьютеризация кассовых операций на данном предприятии. 

     В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникают  ситуации, когда требуется производить  расходы через сотрудников. Для  этих целей работникам выдаются определённые денежные суммы в подотчёт, поэтому  я считаю, что руководителю предприятия и другим заинтересованным лицам необходимо, как можно внимательнее и строже контролировать порядок выдачи денежных средств, целесообразность расходов, направление их списания, а также своевременность сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать неотрегулированных сумм по данным расчётам. Пристальное внимание необходимо уделять представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта. 

     Следующим моим предложением будет организация  службы внутреннего аудита на данном предприятии из высококвалифицированных специалистов. Хочу заметить, что у многих работников бухгалтерии, понятие аудитор ассоциируется с понятием ревизор. Но аудитор, это не ревизор прошлых лет, сегодня это советник руководителя предприятия. Его задача не столько найти имеющуюся ошибку, а сколько во чтобы то ни стало объективно разобраться в ней, корректно изложить её существо и предложить исчерпывающие меры по её устранению. Ни для кого ни секрет, что в настоящее время руководители многих предприятий, да и работники тоже, пришли из самых разных отраслей, которые ранее не занимались ведением бухгалтерского учёта, анализом финансово-хозяйственной деятельности предприятия, налогообложением и другими направлениями в экономике. Интенсивная и большая нагрузка на предприятии не позволяет руководящему персоналу пополнять экономические и правовые знания. Поэтому консультации специалиста аудитора можно рассматривать, как обучение на рабочем месте, без отрыва от производства. Я считаю, что чем больше будет аудиторских проверок на предприятии, тем более своевременно можно предупредить об имеющихся нарушениях, ведущих к материальным потерям.