Контроль и ревизия расчетов с подотчетными лицами

      Целью ревизии с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей.

      Задачи  данного вида ревизии - установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

      Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты  с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны с:

           - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

           - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

           - расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

           - представительскими расходами.

      Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап ревизии  достаточно трудоемок.

      В финансово-хозяйственной деятельности организации часто возникает  ситуация, когда требуется производить  расходы через сотрудников. Расчеты  с подотчетными лицами возникают  по суммам денежных средств, выдаваемых работникам организации на выполнение операционно-хозяйственных задач  и компенсации расходов на служебные  командировки. Кроме того, расчеты  с подотчетными лицами возникают  при расчетах за отпущенную им продукцию  на реализацию, полученные расчетные  документы и т.п.

      Поскольку в основном средства выплачиваются  в наличной форме, то при данных операциях  возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, проверяющие особое внимание при проверке деятельности организаций  уделяют данному аспекту.

      Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:

• установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;
• выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;
• соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

      Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира, Главная книга, данные аналитического и синтетического учета по счету. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Последовательность  ревизия расчетов с подотчетными лицами:

1. Проверяют правильность выдачи денег под отчет.
2. Проверяют остатки этих сумм по счету 71 на 1-е число последнего месяца перед датой проведения этой ревизии.
3. Проверяют законность и целесообразность расходования подотчетных сумм.
4. Проверяют правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию организации.
5. Проверяют состояние учета расчетов с подотчетными лицами.
6. Выявляют остатки неиспользованных авансов на момент проведения ревизии.

      Ревизор устанавливает, определен ли круг лиц, которые имеют право получать деньги в подотчет. Список лиц, которым  можно выдавать деньги в подотчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

      Авансы  в подотчет выдаются из кассы организации  для операционно-хозяйственных затрат и на служебные командировки. Поэтому ревизор проверяет использования подотчетных сумм по целевому назначению. Проверяется также наличие приказов о направлении сотрудников в командировку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм.

      По  регистрам аналитического учета (журналами-ордерами, оборотными ведомостями), авансовыми отчетами с приложенными к ним документами  ревизор устанавливает, не числятся ли подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не выдавались ли деньги работникам в счет заработной платы.

      Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные  потребности следует сопоставить  данные авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также, чем приобретение материальных ценностей с данными документов, которые подтверждают фактически выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад организации.

      Ревизор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные  подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию.

      При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Кроме того, проверяющий  прослеживает выделение НДС во всех первичных документах для подтверждения обоснованности предъявления НДС к зачету и в пределах установленных норм командировочных расходов.

      Тщательно проверяют авансовые отчеты о  расходах на командировку. При этом устанавливают наличие отметок  в удостоверении о командировке относительно прибытия и убытие и  сверяют эти даты с компостерами проездных билетов.

      При проверке использования подотчетных  сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

• наличие сметы на представительские расходы, утвержденной на отчетный год в пределах рассчитанных нормативов;
• наличие актов, составленных по утвержденной руководителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;
• наличие оправдательных документов.

      Заканчивается ревизия подотчетных сумм выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать их по назначению. 

      При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и  бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и  пр.

      Операции  с подотчетными лицами ведутся в  соответствии с Порядком ведения  кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

      Размер  денежной суммы и срок, на который  она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена  выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный  остаток в кассу.

      Ревизору  необходимо удостовериться в том, что  приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку  материальных ценностей. В приказе  должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. 

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

      При выдаче работнику наличных денег  из кассы организации на хозяйственные  расходы ревизору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете  сделана запись:

           Дт 71 «Расчеты с подотчетными  лицами», субсчет «ФИО»

           Кт 50 «Касса». 

           При утверждении авансового отчета  по данной подотчетной сумме  производится списание израсходованных  подотчетных  сумм, что отражается  записью:

           Дт 44 «Расходы на продажу» 

           Дт 10 «Материалы» 

           Кт 71 «Расчеты с подотчетными  лицами».

           Если  организация является плательщиком  НДС, то суммы налога, уплаченного   поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог  на добавленную стоимость». Если  за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным  лицом, то сумма НДС по таким  расходам отражается записью:

           Дт 19 «Налог на добавленную стоимость»

           Кт 71 «Расчеты с подотчетными  лицами». 

           Если  подотчетное лицо не использовало  всю  сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный  остаток в кассу. Данная операция  должна быть отражена записью:

   Дт 50 «Касса», Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

           Дт 94 «Недостачи и потери от  порчи ценностей»

           Кт 71 «Расчеты с подотчетными  лицами». 

     В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

           Дт 70 «Расчеты с персоналом по  оплате труда» 

           Кт 94 «Недостачи и потери от  порчи ценностей». 

     При погашении работником суммы долга  по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

           Дт 94 «Недостачи и потери от  порчи ценностей» 

           Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям

           Дт 73 «Расчеты с персоналом по  прочим операциям»

           Кт 50 «Касса». 

     Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты  с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:  Дт 55 «Специальные счета в банках»

     Кт 51 «Расчетные счета» 

     Кт 52 «Валютные счета» - переведены  денежные средства на специальный  карточный счет,

     Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

     Кт 55 «Специальные счета в банках»  - перечислены денежные средства  работнику для оплаты командировочных  (представительских) расходов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы:

1. Российская  Федерация. Законы. Об аудиторской деятельности: Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ // Российская газета .- 2009.- 10 января.
2. Российская Федерация. Министерство финансов. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организации: Утв. Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94Н //Экономика и жизнь. - 2000. - № 46. - С. 8 - 9.
3. Антипова Т.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами./ Т. Антипова // Аудитор. – 2008 - №8. – С. 30 - 37.
4. Грищенко А.В. Аудит расчетов с подотчетными лицами./ А.В. Грищенко // Аудиторские ведомости. – 2008. - №2. – С.12-15.