Контроль и ревизия договорной дисциплины

Министерство культуры Российской Федерации

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский  государственный

университет кино и телевидения»

 

Институт экономики  и управления

 

Кафедра бухгалтерского учета

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Контроль и ревизия»

на тему: «Контроль и ревизия договорной дисциплины»

 

 

 

 

Выполнил:

Студент:

3 курс, 946 группа, ФаУ

 Болычева Ю.Д.

Руководитель:

Скорнякова Е.В.

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

 

Договором признается соглашение 2-х или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

В действующей организации  должна осуществляться договорная работа, т.е. правовая деятельность, направленная на регулирование взаимоотношений  с контрагентами с помощью  договоров. Данная работа имеет два  цикла: заключение договора (подготовка, оформление, согласование условий) и  использование договоров (оперативные  мероприятия, учет, контроль хода и  результатов выполнения договорных обязательств).

Действия, составляющие содержание работы по заключению и исполнению договоров группируются по стадиям:

1. подготовка к заключению  договоров;

2. оценка оснований заключения  договоров;

3. оформление договорных  отношений;

4. доведение содержания  договора до исполнителей;

5. контроль за исполнением договора;

6. оценка результатов  исполнения договора.

Договорная дисциплина - обязанность организации и граждан  заключать договоры на основаниях и  в порядке, установленных законом  и иными нормативными актами, своевременно и точно исполнять обязанности, предусмотренные договором и  относящимися к нему нормами права. Заключение договора влечет возникновение  взаимных прав и обязанностей для  его участников. Эти права и  обязанности создаются соглашением  самих сторон на основе принципа свободы  договора, использования дозволений и рекомендаций, содержащихся в законе и иных нормативных актах. Создаваемые  участниками договора права и  обязанности дополняются императивными требованиями закона и иных правовых норм. относящихся к соответствующему договору и обязательных для сторон. Свобода заключения договора и определения его условий предполагает точное исполнение его участниками принятых на себя по договору обязанностей и требований относящихся к договору норм права. Несоблюдение условий договора (в том числе относящихся к договору норм права) представляет собой правонарушение либо нарушение законности. Хотя договоры заключаются по соглашению его участников, обеспечение их своевременного и точного исполнения затрагивает важнейшие интересы государства. В укреплении договорной дисциплины заложены значительные резервы повышения эффективности экономики, обеспечения нормальных условий развития общества.

Ревизия соблюдения договорной дисциплины обязательно  должна начинаться с ревизии системы  документооборота. В крупной организации, как правило, существует юридический  отдел или отдел по работе с  договорами. Однако даже при наличии  такого отдела движение договоров в организации представляет собой сложный процесс. В этом процессе участвуют службы организации: отделы снабжения, сбыта, которые могут заниматься составлением договоров или получать их от контрагентов; канцелярия (регистрация), должностные лица, визирующие договоры; руководство организации (подписание); отделы, ведущие претензионную работу. Ревизору необходимо составить схемы движения договоров и проверить их фактическое движение.    

Руководствуясь  номенклатурой дел, ревизору необходимо выяснить, какие дела, связанные с договорами, должны вестись в организации, в каких подразделениях. Минимальным перечнем дел являются журнал регистрации договоров, договоры с поставщиками и покупателями. Перечень зависит от размера организации и характера ее деятельности. Фактический контроль ведения установленных дел необходимо провести во всех подразделениях организации.    

Важным  моментом системы документооборота является регистрация договоров. Ревизору необходимо определить, в какой момент регистрируются договоры — до подписания руководителем или после. Подписание договора без регистрации в журнале может привести к тому, что договор будет отправлен контрагенту без регистрации. Регистрироваться должны договоры как составляемые непосредственно в организации, так и полученные от контрагентов.

При заключении договоров с поставщиками на основании утвержденного положения  либо решения руководителя по каждому  индивидуальному случаю должны изучаться  предложения с целью наиболее эффективного использования финансовых средств. Исследование предложений поставщиков обязательно проводится при заключении договоров на поставку оборудования, при привлечении строительных и подрядных организаций, в случае заключения договоров на консультационные и информационные услуги.

Ревизору  следует проанализировать материалы  о конкурсном отборе поставщиков. При отсутствии данных материалов либо сомнении в реальности проделанной работы необходимо отразить данный факт в акте ревизии.

Руководитель, заключая договор, должен иметь полную уверенность в том, что предлагаемый к подписанию договор максимально соответствует потребностям организации. Такую уверенность обеспечивает система визирования договоров. В данном случае должностные лица несут ответственность в соответствии со своими обязанностями. Виза начальника отдела снабжения свидетельствует о необходимости осуществления покупки, начальника планово-экономического отдела — о соответствии цены и наличия запланированных средств, виза главного бухгалтера — об отсутствии трудностей с отражением данной операции в бухгалтерском учете, виза начальника юридического отдела — о соответствии текста договора действующему законодательству. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизору необходимо убедиться, что все заключаемые договоры имеют визы согласования, выявить факты подписания незавизированных договоров и отразить данные факты в акте ревизии.     

Ревизуемая организация  должна представить проверяющим  утвержденный список лиц, имеющих право  визирования и подписания договоров  с образцами их подписей. Ревизору требуется выборочно, а при возможности  сплошным способом проверить соответствие образцов подписей подписям, имеющимся  на договорах. Очень часто в преамбуле  к договору указывают генерального директора, а ставит свою подпись  его заместитель. Подобные случаи могут  привести к негативным последствиям. Выявленные факты несоответствия подписей должны быть отражены ревизором в  документах. 

Ревизия договорной дисциплины на предприятии.

В процессе ревизии договорной дисциплины решаются следующие основные задачи:

1. Ревизия системы документооборота по договорам. Ревизору необходимо составить схему движения договоров и проверить их фактическое движение. Важный момент – регистрация договоров. Подписание договоров без регистрации в журнале может привести к тому, что договор может быть отравлен без регистрации. В организации обязательно должна действовать система визирования договоров. Ревизируемая организация должна предоставить проверяющим утвержденный список лиц, имеющих право визирования и подписания договоров с образцами их подписей.
2. Выборочная документальная проверка соответствия договоров, заключенных организацией за ревизуемый период, требованиям действующего законодательства.
3. Выборочная документальная проверка условий договоров, заключенных организацией за ревизуемый период.
4. Анализ договоров. В случае выявления в ходе ревизии условий договоров, не соответствующих требованиям действующего законодательства, ревизор выясняет, действительны ли данные сделки. При выявлении недействительных сделок ревизор выясняет, признается данная сделка недействительной по решению суда (оспоримая сделка), либо без такого решения (ничтожная сделка).
5. Ревизия контроля за исполнением договоров. Ревизор должен изучить систему контроля за исполнением договоров: действенна ли она.
6. Ревизия правомерности совершения крупных сделок. Ревизору нужно проверить соблюдение организацией условий: решение о совершении крупных сделок должен принимать совет директоров единогласно или общим согласием собрания акционеров (большинство голосов в три четверти).⁷

В ходе выполнения вышепоставленных задач необходимо учесть следующие особенности документооборота.

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое  инициирует заключение договора, вместе с юристом.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть  следующие разделы, которые в  ряде случаев могут быть объединены или разделены: преамбула; предмет  договора; права и обязанности  сторон; стоимость и порядок осуществления  расчетов; особые условия договора; ответственность сторон; изменение, расторжение и прекращение договора; конфиденциальность; разрешение споров; обстоятельства непреодолимой силы; срок действия договора; адреса и реквизиты  сторон; подписи сторон.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение.

Согласование проекта  договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел). Каждое предприятие  может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта  договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями  являются: юрист;  финансовый директор;  главный бухгалтер;  руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз  зависит от специфики договора, направляемого  на согласование. Все специалисты, согласующие  проект договора, делают отметки в  листе согласования, а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе  замечаний или оформить его в  виде отдельного документа.

Сроки согласования проекта  договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном  акте, это может быть Положение  о договорной работе. При этом ответственность  за соблюдение сроков визирования возлагается  на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

Согласованный всеми специалистами  проект договора готовится службой  делопроизводства (или работниками  договорного отдела) для подписания.

Право подписания договора имеют:

- лица, занимающие соответствующую  должность, в соответствии с  учредительными документами организации, 

- лица, получившие доверенность.

Если договор подписывает  лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она  относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

- генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем  самых разнообразных сделок от  имени представляемого);

- специальные доверенности (выдаются для заключения однородных  сделок (договоров), например, только  договоров купли-продажи);

- разовые доверенности (выдается  для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны  быть указаны номер и дата  договора, наименование контрагента,  с которым необходимо заключить  данный договор, кратко предмет  договора, а также сумма, на  которую заключается договор).

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в  течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено  право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального  удостоверения в соответствии с  п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных  случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой  она выдана.

Все договоры, подписанные  первым лицом организации или  уполномоченным им лицом на основании  доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при  наличии подписи;  наличии виз  необходимых лиц;  при совпадении подписи на договоре с образцом подписи  уполномоченного лица в Реестре  образцов подписей.

Все подписанные руководителем  предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации  с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить  ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому  номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров  контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным .

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном  виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров: регистрационный номер;  дополнительный номер (номер контрагента);  дата договора;  наименование контрагента;  предмет договора; срок действия; ответственное подразделение (ответственный исполнитель); цена договора; наличие приложений; кто подписал договор.