Классификация документов. Формы и реквизиты документов

     в) полностью составляемые автоматизированным путём.

     К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление амортизации по основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

     Документы, заполняемые частично механизированным путём, представлены чаще всего в виде макетированных карт. При этом речь идёт не только о заполнении документов указанным путём, сколько машинном, скорее техническом, способе измерения хозяйственных операций. С этой целью применяются различного рода приборы и устройства: счётчики, автоматические весы, мерная тара, пишущие электрические и иные машины и т.п.

     Более совершенный способ подготовки документов связан с применением персональных электронно-вычислительных маши (ПЭВМ). Информация храниться в база данных и размещена «по полочкам». Доступ к ней осуществляется с помощью ранее рассмотренных приёмов, заложенных в системах управления базами данных. Некоторая часть информационного потока представлена как неструктурированная информация в электронном виде. Содержание её определяют файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения, приходящие по электронной почте при наличии замкнутых локальных сетей и т.п. вся эта информация накапливается на жёстком магнитном диске у персонального пользователя.

     В условиях типизации хозяйственных  операций подобный способ значительно облегчает разработку соответствующих бухгалтерских программ и делает более творческой работу бухгалтера. Становится возможным обходиться без бумажной регистрации хозяйственных операций. Хозяйственные операции записываются на машинный носитель, т.е. первичный документ в традиционном виде не создаётся. Воспроизведение операции осуществляется на экране компьютера путём извлечения из базы данных в виде прямого набора на клавиатуре. Аналогичная ситуация возникает в автоматическом режиме регистрации операции с использованием различных считывающих приборов и устройств, соединённых с ПЭВМ.

     Классификация бухгалтерских документов представлена в схеме (см. приложение А). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. ФОРМЫ И РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

     2.1 Формы документов

     Форма документа определяется совокупностью  показателей (реквизитов) и их расположением  в документах⁴.

     Согласно  п. 1, п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учёте» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основе которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. В данное время в бухгалтерии используются альбомы от 30.10.97г. №71а⁵.

     Унифицированные формы документов обязательны к  применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на всей территории Российской Федерации.

     Перечень  форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая учётная документация, включающая 14 наименований:

     а) акт о приёме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

     б) акт о приёме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1 а);

     в) акт о приёме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и  сооружений) (ф. № ОС-1 б);

     г) накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);

     д) акт о приёме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

     е) акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4);

     ж) акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

     з) акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

     и) инвентарная карточка учёта объекта  основных средств (ф. № ОС-6);

     й) инвентарная карточка группового учёта  объектов основных средств (ф. № ОС-6 а);

     к) инвентарная книга учёта объектов основных средств (Ф № ОС-6 б);

     л) акт о приёме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

     м) акт о приёме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

     н) акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16)⁶.

     Когда по какому-либо факту хозяйственной  деятельности не предусмотрены унифицированные формы  первичной учётной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ, который должен содержать обязательные реквизиты (о них подробно будет сказано в следующем параграфе). Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе, например, в приказе по учётной политике. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

     а) зональной;

     б) анкетной;

     в) табельной;

     г) комбинированной.

     Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в отдельной  зоне, которая  является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

     Анкетная  форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их – один под другим, т.е. сверху вниз.

     Документ  в табельной форме есть продолжение  зональной формы. В ём реквизиты  расположены по вертикали и горизонтали  с выделением для каждой группы несколько  строк, образующих самостоятельную  таблицу (матрицу).

     Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной и анкетной, анкетной и табельной. 

     2.2 Реквизиты документов 

     Реквизит (от латинского requisitum – нужное, требуемое) – совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придаётся стандартное оформление.

     Реквизиты подразделяются на призрачные и содержательные.

     Призрачные  реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.)

     Содержательные  реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.)

     Для удобства чтения документа реквизиты  размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.

     Для того чтобы документы, форма которых  не представлена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, могли  использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учёте, законодательством установлены определённые условия.

     В частности, это наличие следующих  обязательных реквизитов:

     а) наименование документа;

     б) дата составления;

     в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

     г) содержание хозяйственной операции;

     д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

     е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

     ж) личные подписи указанных лиц⁷.

     Признание реквизита «личные подписи указанных  лиц» в расширенном толковании, а  именно с расшифровкой подписи должностных  лиц, включая  случаи создания документов с применением средств вычислительной техники, повышают юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.

     Если  организация нарушает эти требования, т.е. в документе отсутствуют обязательные реквизиты, то его руководство могут привлечь к административной ответственности, а информация, содержащаяся в таких документах, признаётся недостоверной.

     Указание  в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

     Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утверждённым Госкомстатом России, не подлежит исключению или  изменению. 
 
 

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 

     Так как первичные учётные документы  являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, то к их оформлению предъявляются особые требования⁸.

     Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

     Точность, ясность и полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

     Чёткое заполнение документа. Бланк документа следует заполнять аккуратно, текст и цифры должны быть написаны чётко и разборчиво. В документах не допускаются неоговоренные исправления. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, её следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (см. рис. 3.1). 

             

     Рис. 3.1 – Образец исправления ошибок 

       В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

 

4. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

     Заполнить по произвольным данным первичные бухгалтерские документы:

     а) приходный кассовый ордер;

     б) расходный кассовый ордер;

     в) авансовый отчёт;

     г) накладную по приходу материалов (3-4 наименования);

     д) счёт-фактуру;

     е) платёжное поручение.

     Оформленные документы см. в приложении Б.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Цель  курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач. В результате работы над темой «Классификация документов. Форма и реквизиты документов» я пришла к следующим выводам.

     Все бухгалтерские документы подвергаются группировке по следующим