Класифікація бухгалтерських документів

Міністерство фінансів України

Український державний університет  фінансів

та міжнародної торгівлі

 

 

Кафедра обліку, аудиту і статистики

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

з дисципліни "Бухгалтерський облік"

На тему: «Класифікація бухгалтерських документів»

 

 

 

 

 

 

 

Виконала:

Студентка групи БДМЕ 3-2

Матат Вікторія Володимирівна

Перевірила: Ісаєва А.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Київ 2011

ЗМІСТ

 

 

 

ВСТУП

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Значення документації полягає у тому, що бухгалтерські документи використовують для передачі розпоряджень від розпорядника виконавцю, тобто для управління господарськими процесами на підприємстві; за допомогою документів контролюються правильність здійснення операцій, наявність та стан зберігання матеріальних цінностей, їх рух; на основі документів ведеться поточний аналіз виконуваної чи виконаної роботи, фінансовий контроль, аудит і документальні ревізії; документи мають правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів.

Документи використовують для оформлення господарських операцій за своєю формою і змістом. Правильному складанню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація, у якій відображається суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства.

 

 

 

1. Первинні та зведені бухгалтерські документи

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Бухгалтерський документ – це письмове розпорядження на право виконання господарської операції або письмовий доказ того, що господарська операція фактично була здійснена. Під господарською операцією розуміється дія або подія, що викликає зміни в структурі активів і зобов’язань, у власному капіталі підприємства [1, с. 11].

Класифікація – це поділ документів на групи за певними однорідними ознаками.

Класифікація бухгалтерських документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї-двох спільних ознак у початковий період нині маємо близько десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма ознаками.

У 50-х pp. найбільш уживаними ознаками класифікації первинних документів були: призначення документів; спосіб відображення господарських операцій; обсяг змісту документів; характер господарських операцій, що їх відображували ці документи. У 70—80-ті роки реєстр ознак збільшився: з'явились такі ознаки, як порядок складання первинних документів; місце складання (оформлення); кількість позицій; техніка складання й опрацювання первинних документів тощо.

Численність і різноманітність  документів, які використовуються в  бухгалтерському обліку, потребує їх класифікації. В економічній літературі є чимало класифікацій, що мають деякі відмінності. Узагальнюючи ці класифікації, можна запропонувати їхнє групування за певними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання (табл. 1).

Таблиця 1

Класифікація бухгалтерських документів

Бухгалтерські документи

за порядком складання

за способом використання

за місцем  складання

за призначенням

за кількістю позицій

первинні

зведені

разові

накопичувальні

внутрішні

зовнішні

розпорядчі

виконавчі

бухгалтерського оформлення

комбіновані

однопозиційні

багатопозиційні

За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення [1, с. 23]. Первинні документи фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Їх складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Це перший формальний доказ того, що господарський факт – явище або процес, тобто операція, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Вони можуть бути одноразовими й накопичувальними.

Усі документи, якими зафіксовано  факти здійснення господарських  операцій, для бухгалтерії є первинними; від них походить і сама назва «первинний облік», тобто початок спостереження, початок накопичення інформації про діяльність підприємства.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.

Первинні документи  складаються на бланках типових  форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для бюджетних установ і організацій. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символа чи іншим механічним або електронним способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації [2, c. 49].

Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо їх складено своєчасно і належним чином оформлено.

Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів.

Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Первинні документи  для надання їм сили й доказовості  повинні мати обов’язкові реквізити (характеристики):

• назва документа (форми);
• дата і місце складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарської операції;
• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

У разі відсутності будь-якого  реквізиту первинний документ втрачає  свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку [2, c. 53].

До оформлення первинних  бухгалтерських документів висувають  такі вимоги:

• первинні документи треба складати в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення;
• документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами й відомствами. Документування можна здійснювати з використанням самостійно виготовлених бланків, але з неодмінним дотриманням усіх реквізитів, передбачених типовими формами;
• документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовують у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили й доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами, підприємство, установа зобов’язані за власний рахунок зробити копії таких документів на паперових носіях;
• записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, за допомогою друкарської машинки чи принтера;
• вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• у грошових документах (чеки, касові ордери, платіжні відомості, платіжні доручення) суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують із великої літери;
• кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
• керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів, іншого майна. Кількість таких осіб має бути обмежена;
• у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації;
• деякі первинні документи (накладні, платіжні доручення, податкові накладні, рахунки) оформляють у декількох екземплярах (через копірку);
• при складанні первинних документів можуть бути допущені помилки. У банківських (платіжне доручення, чек) і грошових (касові ордери) помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущена помилка, їх анулюють, а замість них оформляють нові. В інших первинних документах помилки можна виправляти;
• заборонено приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей. Такі документи слід передати головному бухгалтерові;
• для упорядкованості руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів наказом керівника підприємства, установи встановлюють графік документообігу, в якому вказують дати створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання для оброблення та до архіву [2, c. 102].

Треба пам'ятати також, що первинні документи як такі до бухгалтерії  не подаються, а зберігаються при відповідних звітах, реєстрах матеріально відповідальних та різних посадових осіб (авансові звіти, звіти касирів, комірників, завідувачів складів, баз, виписки банку з розрахункового та інших рахунків підприємства).

Зведені документи складають на підставі первинних документів одного спрямування за ознакою груп та інших ознак узагальнення за відповідний звітний період, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Вони характеризують певні зміни на підставі не однієї господарської операції, а цілого комплексу таких операцій. Прикладом зведених документів є звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб (звіти касирів, авансові звіти, звіти комірників, завідувачів складів), звіти касира, розрахунково-платіжні відомості, звіти про рух виробничих запасів, відомості накопичення витрат на виробництво продукції за її найменуваннями, авансові звіти, відомості накопичення непрямих витрат та ін.

Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг  облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках. Зведені документи дають синтезовану та систематизовану інформацію в розрізі необхідних для управління показників.

 

 2. Класифікація бухгалтерських документів за призначенням

За призначенням бухгалтерські  документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, а є підставою для його здійснення, тому не можуть бути підставою для облікових записів, оскільки немає підтвердження, що операція відбулася. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження, довіреності тощо. Накази, розпорядження, завдання — це особлива група документів, яка не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення. Отже, розпорядчі документи відіграють другорядну роль (до того ж багато які з них залишаються невиконаними з різних причин) [3, c. 94].

Відтак службові особи, виконуючи накази і розпорядження керівництва підприємства, зобов'язані подбати про оформлення тих конкретних первинних документів, на підставі яких будуть одержані або видані відповідні кошти, необоротні та оборотні активи. Це можуть бути чеки на одержання грошей у банку з наступним оформленням прибуткового касового ордера, платіжні доручення на переказування коштів на погашення зобов'язань підприємства, видаткові касові ордери (підписані керівництвом і головним бухгалтером підприємства) на видачу коштів підзвітним особам, довіреності на отримання матеріальних цінностей з відповідними первинними документами (рахунок-фактура, накладна, квитанції залізниці), що підтверджують дійсність проведення операції, та ін.