Класифікація бухгалтерських документів

Названі первинні документи (прибуткові та видаткові касові ордери, рахунки-фактури, накладні, квитанції залізниці, платіжні доручення) є водночас і виконавчими документами, що фіксують економічні та правові відношення між структурними підрозділами підприємства, між підприємством і його працівниками, внутрішніми та зовнішніми суб'єктами господарювання.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. Це перший етап облікової реєстрації. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти виконання робіт, накладні, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського  оформлення складаються працівниками бухгалтерії іншими працівниками підприємства з відома бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. Містять намір здійснення чи підтверджують факт здійснення господарської операції. Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають і можуть використовуватись тільки разом з виправдними документами, але необхідні в обліковому процесі. Основне призначення цих документів – технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку. До них належать бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, розрахунок суми авансу на відрядження, довідка про виплачену зарплату, звітні калькуляції тощо.

Комбіновані – документи з одноразовими ознаками розпорядчих, виконавчих документів бухгалтерського оформлення в даній господарській операції, які водночас є вказівкою для відображення даної господарської операції у бухгалтерському обліку. Прикладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, вимоги на видачу матеріальних цінностей, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт, авансовий звіт, який складає підзвітна особа та ін. Остання, посилаючись на виправдні документи, визначає суму витрат, яку бухгалтерія повинна розмітити і віднести на відповідні рахунки [4, c. 394].

До комбінованих можна віднести багато документів, призначених для оформлення руху товарно-матеріальних цінностей, грошей тощо (прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, вимоги на додатковий відпуск матеріалів, накладні на відпуск матеріалів на сторону, у переробку).

3. Класифікація бухгалтерських документів за іншими критеріями

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

Зовнішні – це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо. За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки, касові ордери, приймальні квитанції тощо). Вони фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій [4, c. 271].

Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення. Такі операції послідовно записують у відповідні відомості, журнали, картки, а після закінчення звітного періоду підбивають підсумки за всіма операціями. При цьому бухгалтерські проведення оформляються не за кожною окремою операцією, а загальним підсумком за звітний період. Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, акордні та бригадні наряди на виконання робіт, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. Накопичувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії. Вони значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення рутинної облікової роботи. Але не в усіх господарських операціях можливе їх використання. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні.

Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.

Розрахунковими документами оформляють господарські операції з розрахунків із дебіторами і кредиторами, постачальниками і підрядчиками, замовниками, працівниками підприємства, бюджетом, органами соціального страхування тощо. До таких документів належать: акти звіряння розрахунків, рахунки на відвантажену продукцію, акти приймання виконаних робіт, наряди на роботи, що виконуються, розрахунково-платіжні відомості [5, c. 480].

Матеріальні документи призначено для фіксації господарських операцій, пов'язаних з рухом основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, незавершеного виробництва, готової продукції (акти введення в експлуатацію основних засобів, накладні, вимоги, акти щодо ліквідації основних засобів, акти щодо заміни матеріалів та ін.).

Ясна річ, кожний матеріальний, грошовий і розрахунковий документ може потрапити до будь-якої групи в якості первинного, одноразового чи накопичувального. Відтак у класифікації можуть з'являтися зайві ознаки, маскуючи справжню суть того чи іншого документа. Крім того, необхідно враховувати, що універсальних документів, які були б придатні для будь-яких господарських операцій усіх галузей і виробництв, не існує.

Первинні документи можуть бути уніфікованими (документи з обліку касових операцій), але не універсальними, бо кожна група документів має чітко визначене спрямування — для фіксації господарських операцій, пов'язаних із рухом готівки каси, коштів на рахунках банку, рухом товарно-матеріальних цінностей, виникненням та погашенням дебіторської і кредиторської заборгованості.

Суттєве значення має побудова первинних  документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на:

• однопозиційні – це документи в які записують операцію з одним видом запасів, по розрахунках з однією особою і ін. (касові ордери, платіжне доручення і ін.);
• багатопозиційні – використовуються для відображення операцій з кількома видами запасів, кількома особами і ін. (платіжна відомість, накладна і ін.)..

За технікою складання  і опрацювання документи поділяються на:

• документи, що складаються вручну;
• документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

Незважаючи на те, що нині застосовується велика кількість обчислювальної та організаційної техніки, чимало бухгалтерських документів пишуть вручну. Ці документи являють собою традиційні паперові аркуші. Їх заповнюють чорнилом, хімічним олівцем або друкарською машинкою.

Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою фактурних машин або інших клавішних машин, які мають алфавітний пристрій. До документів, які пишуть на перфораційних машинах, належать перфокарти, дуаль-карти тощо. Цей прийом іноді називають напівмеханізованим способом.

При використанні ЕОМ  документи пишуть автоматично за певними програмами. До цієї групи належать також документи, які отримують за допомогою датчиків і терміналів [4, c. 254].

Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, акт приймання-передачі основних засобів є одночасно матеріальним, виконавчим, первинним, разовим і внутрішнім документом; рахунок-фактура постачальника – виконавчий, разовий, зовнішній; видатковий касовий ордер – комбінований, первинний, разовий і внутрішній та ін.

Наведена класифікація широко використовується ревізорами при  проведенні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства, а також експертами при проведенні судово-бухгалтерської експертизи.

ВИСНОВКИ

У бухгалтерському обліку використовується велика кількість  документів, що потребує їх класифікації для зручності опрацювання та використання наведеної в них інформації.

Не зважаючи на те, що в економічній літературі існує  чимало класифікацій бухгалтерських документів, які, до того ж, мають деякі відмінності, загальноприйнятою і найбільш поширеною класифікацією бухгалтерських документів є класифікація за призначенням (розпорядчі – документи, в яких міститься вказівка на здійснення господарських операцій, вони є підставою для прийняття і видачі матеріальних цінностей і коштів, виконання робіт тощо, виконавчі – документи, якими оформлюють виконані господарські операції і підтверджують факт здійснення цих операцій і які складають у момент здійснення операції, документи бухгалтерського оформлення – документи, які складаються працівниками бухгалтерії для підготовки і полегшення облікових записів, комбіновані документи – документи, які поєднують у собі ознаки та функції розпорядчих, виконавчих документів і документів бухгалтерського оформлення); за порядком складання (первинні та зведені); за місцем складання (внутрішні та зовнішні); за способом використання (разові та накопичувальні); за змістом (грошові, розрахункові та матеріальні).

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу  правильно зрозуміти їх зміст, призначення  і використання для відображення господарських операцій підприємства.

СПИСОК ДЖЕРЕЛ ПОСИЛАНЬ

1. Бухгалтерський облік: Навчальний посібник з виконання практичних завдань / За редакцією І.І. Сахарцевої. – К.: Кондор, 2005. – 556 с.
2. Бухгалтерський облік (теорія): навчальний посібник/ М.Г. Михайлов [та ін.]; ред. М.Г. Михайлов. – К.: ЦУЛ, 2007. – 248 с.
3. Бухгалтерський облік: практикум; уклад.: С.М. Гольцова, Н.В. Овчарова. – Суми: ДВНЗ "УАБС НБУ", 2009. – 112 с.
4. Бухгалтерський облік у галузях економіки: Підруч. для студ. вищ. навч. закл. / В. Б. Захожай, М. Ф. Базась, М. М. Матюха, В. М. Базась; За ред. В. Б. Захожая, М. Ф. Базася. — К.: МАУП, 2005. — 968 с.
5. Сопко В. В. Бухгалтерський облік в управлінні підприємством: Навч. посіб. — К.: КНЕУ, 2006. — 526 с.