Кадровый учёт

Кадровый учёт

Введение

Основу информационной среды любого предприятия составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием современных средств вычислительной техники.

От правильной организации  процесса учёта кадров предприятия зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы управленческого аппарата, использование информации в будущем.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических  и культурных связей возникла необходимость  упорядочения потоков информации с  помощью документов как одной  из составных частей информационного  обеспечения управленческой деятельности.

В данной работе будут рассмотрены  такие вопросы как, состав документации кадровой службы, состав документов  по учету кадров и документов регламентирующих деятельность персонала, приказы по личному составу, должностные инструкции работников, аспекты приема и высвобождения работников.

1. Состав документации  кадровой службы.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе информации и имеющих юридическую  силу.

Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством  реализации возложенных на руководство  предприятием или организацией управленческих функций. К таким функциям относятся  планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т.п.. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о  приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма  № Т-2);

- учетная карточка научного  работника (форма № Т-4);

- штатное расписание (форма  (№ Т-3)

- приказ (распоряжение) о  переводе на другую работу (форма  № Т-5);

- приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска (форма  № Т-6);

- приказ (распоряжение) о  прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета рабочего  времени (форма № Т-13);

- личные заявление работников  предприятия;

- графики отпусков;

- устав организации;

- положения об организации;

- положения о структурных  подразделениях;

- коллективные договора;

- регламенты работы органов;

- должностные инструкции;

- инструкции по видам  деятельности;

- правила внутреннего  трудового распорядка.

 

2. Содержание и  порядок оформления документов, регламентирующих деятельность  персонала и документов по  учету кадров.

  Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационно-правовых документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  подразделениями и работниками.

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и  штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные  инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и  администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового  распорядка. Этот документ состоит  из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) – на одного работника и (форма Т-1а) – на группу составляется на основании заключенного трудового договора. При его оформлении указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если таковое  работнику устанавливается, а также  условия приема и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.)

Приказ (распоряжение) подписывается  руководителем организации или  уполномоченным на это лицом и  объявляется работнику под расписку. На его основании представителем кадровой службы вносится в трудовую книжку запись о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке.

Личная карточка (форма  №Т-2) заполняется представителем кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании  приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования, документов воинского учета, документа  об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний (при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Учетная карточка научного работника ( форма № Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными, консалтинговыми и другими организациями, осуществляющие деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре на основании соответствующих документов и полученных от работника в устной форме сведений.

Штатное расписание (форма  № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве  штатных  единиц.

Приказ (распоряжение) о переводе одного работника (форма № Т-5) или  группы работников (форма №Т-5а)  на другую работу  в той же организации  или в другую местность вместе с организацией заполняется сотрудником  кадровой службы с учетом письменного  согласия работника, подписывается  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляется  работнику под расписку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором составляется сотрудником кадровой службы, подписывается  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляется  работнику под расписку.

Графики отпусков ( форма №Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Является сводным графиком, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего).

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма  № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников.

Табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или  увольнении пишутся от руки, в свободной  форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи.

3. Приказы по личному составу – порядок издания, оформления, регистрации.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнения с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.). Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы ( трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному  составу:

1. Приказ не тестирован  по оформлению (могут быть разные  варианты оформления, они оговариваются  в инструкции организации по  работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется  с буквой «К», что значит  приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По личному  составу»

4. Констатирующей части  в приказе может и не быть.

5. Распорядительные пункты  оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или  перемещение по работе, установление  разрядов, категорий рабочим и  служащим, возложение временного  исполнения обязанностей, предоставление  отпусков, установление неполного  рабочего дня, изменение фамилии,  увольнение с работы, прекращение  работы в связи со смертью.  По каждому перечисленному вопросу  может быть издан самостоятельный  документ: «О приеме на работу»,  «О командировании» и т.д. в  организациях, где командировки  не носят массового характера,  сведения по ним включаются, как  правило, в приказы отдельным  пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа  дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение  и т.д.)

7. В пункте приказа  о приема на работу следует  указывать, на какую должность,  в какое подразделение, с какой  оплатой и с какого числа  оформляется работник, при необходимости  – вид работы ( постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок …, по совместительству и т.д.), особые условия работы ( с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.)

8. При переводе сотрудника  на другую работу в приказе  указываются вид и причина  перевода, устанавливаемый оклад,  в случае временного перевода  – его длительность. В основании  приказа дается ссылка на заявление  работника о переводе на другую  работу, в случае перевода на  вышестоящую должность дается  ссылка на представление руководителя  структурного подразделения. При  поощрении работника в основании  к приказу дается ссылка на  представление руководителя структурного  подразделения, а при наложении  взыскания – ссылка на докладную  записку руководителя структурного  подразделения. При предоставлении  отпуска в приказе следует  указать общее количество рабочих  дней, дату ухода и возвращения  работника, за какой период  предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указываются причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения; в основании к приказу дается ссылка на заявление работника об увольнении.

9. Фамилии, имена и отчества  пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания  оформляются отдельными приказами.

11. К тексту приказа  по личному составу предъявляются  особые требования: формулировки  должны быть четкими, точными,  так как они отражают трудовые  права работника.

Приказы по личному составу  готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы  по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы вступают в силу с момента их подписания. Нумеруются приказы в течение календарного года. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дату ознакомления.

4. Подготовка, оформление  и порядок утверждения должностных инструкций работников.

Должностная инструкция –  правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной  работы.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений, отделов кадров, специалистами по работе с персоналом для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Изменения в должностную  инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом.

Должностная инструкция может  служить основанием для составления  трудового договора (контракта) и  может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника, работающего в  данной должности, с момента его  ознакомления с инструкцией под  расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

5. Правовые аспекты  приема и высвобождения работников.

Прием на работу оформляется  приказом работодателя, который издается на основании трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику в трехдневный  срок со дня подписания трудового  договора под расписку.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего  трудового распорядка, нормативными актами, которые имеют отношения  к характеру работы и трудовым функциям работника, с коллективным договором. Оформление ознакомления работника  с вышеприведенными документами  производится письменно под расписку.

Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах  и подписывается сторонами.