Использование вычислительной техники в вашей профессиональной деятельности.

 
 

     Использование вычислительной техники  в вашей профессиональной деятельности. (На примере автоматизированного рабочего места бухгалтера.). 

       Очевидно, что в работе бухгалтерии  есть много технической, рутинной  работы, которая хорошо поддается  автоматизации.

       Хранение документов в виде  компьютерных данных на диске  безусловно более целесообразно,  чем хранение их в классическом  виде, то есть в виде бумаг.  Значительно упрощается поиск  нужного документа, имеется возможность  хранить данные за много лет  и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

       Всю работу бухгалтерии можно  разделить на несколько основных  подпунктов:

      1. Работа со справочной и нормативной  информацией. В качестве основных  тут можно отметить справочник различных начислений сотрудникам, справочник сотрудников с хранящимися в нем фамилией сотрудника, его табельным номером, окладом, полем, показывающим, является ли он членом профсоюза, обоснованием оклада, справочник налогов с хранящимися названием и размером налога, справочником по тарифной сетке, и другие. Необходимо поддерживать своевременное изменение этой информации, организовать гибкую систему справок.

      2. Ведение записной книжки бухгалтера. Эта книжка как бы дублирует  Главную книгу и служит для контроля. В ней отражаются любой приход или расход денег. По этой книге каждый месяц необходимо подводить баланс и проверять, сколько денег осталось на каждом из счетов.

      3. Расчет платежной ведомости  организации. При подсчете заработной  платы необходимо учитывать файл, в котором хранятся начисления сотрудникам за почасовую работу. Следует автоматизировать вычитание разнообразных налогов, учитывать льготы различным категориям сотрудников. Система должна следить за фондом заработной платы, автоматически предупреждать пользователя при перерасходе фонда, и наоборот, учитывать экономию фонда и учитывать эту экономию в дальнейшем. Программа должна тщательно документировать все свои действия и выдавать отчеты, по которым можно было всегда ревизовать ее деятельность.

      4. Ведение файла, в котором  отражается выдача различных  льгот в подведомственной организации.  Должно быть возможно путем  несложного запроса выяснить, сколько  и каких льгот получал каждый  конкретный сотрудник за какой-то  период времени.

      5. Работа с банками. Необходимо автоматизировать учет и хранение банковских документов, как-то: платежные поручения, банковские объявления, выписки из банка на каждую проведенную операцию

      6. Работа с главной книгой. Пользуясь  различными введенными документами,  программа должна генерировать записи в главной книге, подсчитывать баланс по ней, позволять просматривать главную книгу для контроля.

       На современном этапе автоматизации  управления общественным производством  наиболее перспективным является  автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

       Эти системы получили широкое  распространение в организационном  управлении под названием автоматизированных  рабочих мест (АРМ).

       Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

       АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления.

       С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

       В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

      1. Максимальная ориентация на  конечного пользователя, достигаемая  созданием инструментальных средств  адаптации АРМ к уровню подготовки  пользователя, возможностей его  обучения и самообучения.

      2. Формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой.

 

      3. Проблемная ориентация АРМ на  решение определенного класса  задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

      4. Модульность построения, обеспечивающая  сопряжение АРМ с другими элементами  системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

      5. Эргономичность, то есть создание  для пользователя комфортных  условий труда и дружественного  интерфейса общения с системой.

     В основу классификации АРМ может  быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:

      1. АРМ административно - управленческого  персонала;

      2. АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

      3. АРМ специалиста в области  экономики, математики, физики, и  т. д.

      4. АРМ производственно-технологического  назначения.

       Важным классификационным признаком  АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный,  групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

       При групповом режиме эксплуатации  на базе одной ЭВМ реализуется  несколько рабочих мест, объединенных  по принципу административной  или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

       Сетевой режим эксплуатации АРМ  объединяет достоинства первого  и второго. В этом случае  каждое АРМ строится на базе  одной ЭВМ, но в то же время  имеется возможность использовать  некоторые общие ресурсы вычислительной сети.

       Одним из подходов к классификации  АРМ является их систематизация  по видам решаемых задач. Возможны  следующие группы АРМ:

      1. Для решения информационно-вычислительных  задач;

      2. Для решения задач подготовки  и ввода данных;

      3. Для решения информационно-справочных задач;

      4. Для решения задач бухгалтерского  учета;

      5. Для решения задач статистической  обработки данных;

      6. Для решения задач аналитических  расчетов.

       Обоснованное отнесения АРМ к  определенной группе будет способствовать  более глубокому и тщательному анализу, возможности сравнительной оценки различных однотипных АРМ с целью выбора наиболее предпочтительного.

 

      II. Обработка данных с помощью электронных таблиц.

     

     

     III. Проектировка базы данных.

 

     Операции  группировки и сортировки.

     Sort to arm0 on отдел /A, фио /A ascending

     После этой команды сформировалась сгруппированная  и отсортированная база данных arm0.