Инвентаризация товаров: общие правила и порядок проведения инвентаризации. Взаимозачет одних товаров излишками других

        Комиссия тщательно проверяет полученные кассовые и товарные отчеты, а также все приложенные к ним приходные и расходные документы. После проверки председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, а по розничным торговым предприятиям, кроме того, проверяют и сумму, указанного в отчетах остатка товаров и тары. При этом на каждом документе и на кассовых и товарных отчетах ставится штамп (или подписывается от руки) за подписью председателя инвентаризационной комиссии «до инвентаризации на ...» (дата). Эти записи на документах и на кассовых и товарных отчетах для бухгалтерии служат основанием для определения товарно-материальных запасов к началу инвентаризации по данным бухгалтерского учета. На основании полученных последних к кассовых и товарных отчетов бухгалтерия обязана к началу инвентаризации закончить проверку и обработку всех приходных и расходных документов, сделать разноску в аналитические счета, определить остатки на момент инвентаризации по каждому наименованию ценностей. В то же время должны быть закончены записи по приходу и расходу ценностей в регистрах складского учета (карточках или товарных книгах) и выведены остатки на момент инвентаризации.

        В предприятиях розничной торговли инвентаризация товарно-материальных запасов начинается со снятия остатков наличия денежных средств и установления торговой выручки текущего дня у кассиров и продавцов. При проверке фактического наличия кассы в розничных торговых предприятиях, имеющих контрольно-кассовые машины и должности кассиров, инвентаризационная комиссия пересчитывает по отдельным видам предъявленные кассиром денежные знаки, неотоваренные товарные чеки, почтовые марки, ценные бумаги. Результат проверки кассы оформляется специальным актом. В розничных торговых предприятиях, не имеющих должности кассиров, отдельный акт на наличные деньги не составляется. Однако сумма фактически оказывающихся денег записывается на первой странице инвентаризационной описи.

       Для удобства проверки в натуре все товарно-материальные запасы, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т.п. с тем, чтобы один и гот же товар не находился в разных местах и при снятии остатков не было пропущенных товаров или повторного их счета. Фактические остатки распакованных товаров определяют путем пересчета, перевешивания,  перевешивания и обмера. При наличии большого количества весовых товаров результаты взвешивания фиксируются в ведомостях отвесов, которые ведут одновременно материально ответственное лицо и один из членов инвентаризационной комиссии. В конце дня или по окончании взвешивания записи в ведомостях сверяются, и общий итог отражается в инвентаризационной описи. Массу и объем товаров, хранящихся навалом, разрешается определять на основании обмеров и технических расчетов, о чем составляется специальный акт, на основании которого делается соответствующая запись в описи. Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям. На оптовых базах, складах и холодильниках товары, находящиеся в таре, не должны вскрываться и могут быть занесены в опись на основании спецификации или маркировки на таре при явной нецелесообразности перевешивания или пересчета тех или иных товаров, находящихся в целых (неповрежденных) и пронумерованных кипах, ящиках, бочках. В этих случаях инвентаризационная комиссия обязательно проводит распаковку и проверку отдельных мест указанных ценностей на выборку, о чем в описи делается соответствующая оговорка. Обязательной выборочной проверке должно быть подвергнуто не менее 10% нераспакованных мест, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче или понижению качества.                                    Товары, находящиеся в таре, не подлежат распаковке и проверяются на выбор в случаях, когда распаковка товаров может привести к порче или понижению их качества и когда упакованный товар хранится в неповрежденной таре за пломбами поставщиков. В этих случаях распаковка и проверка товаров производятся на выборку, как и на оптовых базах и складах, о чем было уже сказано. Вес и количество нераспакованных товаров определяется по маркировке (трафарету)  на таре. 

3. ОФОРМЛЕНИЕ  ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ

        Проверенное фактическое наличие товарно-материальных запасов заносят в инвентаризационную опись, которую заполняют в трех, а при смене материально ответственных лиц - в пяти экземплярах. По одному экземпляру описи заполняют материально ответственные лица, а остальные под копирку - председатель или один из членов комиссии. В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду ценностей - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц без фактического пересчета, перевешивания, перевешивания и обмеров. В описях не допускается пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки  прочеркиваются. После взаимной сверки всех экземпляров описи, которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи, число порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех ценностей, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались. По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей инвентаризационной описи. Каждую страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности   бригадир и все участвующие в инвентаризации члены оршады и нес члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).

       Таким образом, инвентаризационные описи являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие и состояние товарно-материальных запасов торговых организаций (предприятий) по их местонахождению на определенную дату. 

4. ПОРЯДОК  ВЫВЕДЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.

        Для своевременного и правильного выведения результатов инвентаризации товаров и тары к моменту ее завершения работники бухгалтерской службы должны выполнить следующие подготовительные работы: проверить, обработать и записать в учетные регистры все оформленные в надлежащем порядке и представленные материально ответственным лицом отчеты и документы по приходу и расходу ценностей; произвести сверку данных бухгалтерского аналитического натурально-стоимостного учета товаров с натуральным (количественным) складским учетом, оформив актом; при оперативно-бухгалтерском (сальдовом) учете товаров в бухгалтерии вместо акта сверки на день инвентаризации обеспечить составление сальдовой ведомости остатков товаров. В результате этих проделанных подготовительных работ бухгалтерия торговой организации устанавливает учетные остатки товаров и тары на дату инвентаризации, которые затем заносятся в инвентаризационную опись. Поступившие в бухгалтерию торговой организации описи от инвентаризационной комиссии, подвергаются обработке, сущность которой заключается в тщательной проверке правильности оформления инвентаризационных описей, правильности указанных цен, таксировки, подсчетов частных и общих итогов по каждой странице и по описи в целом, порядка приемки товарных отчетов, наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии и т.д. Выявленные ошибки должны быть исправлены и оговорены за подписью работника бухгалтерии, проверявшего описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица (бригадира).

        На оптовых предприятиях (базах, складах, холодильниках и др.), где ведется натурально-стоимостной учет товарно-материальных запасов, результаты инвентаризации товаров и тары выводятся путем сопоставления учетных данных с данными инвентаризационной описи по количеству и сумме отдельно по каждому наименованию, артикулу, прейскурантному номеру, сорту, цене товаров и тары. Если не обнаружено расхождений, то бухгалтер, ведущий учет товарно-материальных запасов, указывает об этом в конце инвентаризационной описи и подписывается. На товары и тару, по которым выявлены расхождения между учетными и фактическими данными по описи, бухгалтерия, совместно с постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией, составляют «Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». В них выявленные расхождения показываются по каждому наименованию товаров с подробным указанием его отличительных признаков (порядковый номер по инвентаризационной описи, номенклатурные и прейскурантные номера, артикул и др.), результаты инвентаризации (недостачи или излишки) Товары, не имеющие расхождений, записываются в ней общим итогом. Такая сличительная ведомость составляется и по таре. Часто сличительная ведомость совмещается на одном бланке с инвентаризационном описью. По каждому факту расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны представить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождении с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.

         Материалы (результаты) инвентаризации вместе с письменными объяснениями материально ответственных лиц перелают на рассмотрение постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии. Последняя устанавливает характер выявленных недостач и излишков, разрабатывает предложения, направленные на предотвращение как излишков, так и недостач и определяет порядок регулирования разницы между инвентаризационными и учетными данными путем зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли. Эти предложения рассматриваются и  подтверждаются руководителем торговой организации.

4. ВЗАИМОЗАЧЕТ  НЕДОСТАЧ ОДНИХ ТОВАРОВ ИЗЛИШКАМИ  ДРУГИХ.

        В процессе инвентаризации может быть выявлена пересортица товара - недостача одного сорта (товара) при излишке другого одноименных товаров. Она образуется в случае, когда вместо одного товара оприходован или списан другой товар одноименной группы. Взаимный зачет недостач излишками товаров допускается в порядке исключения только с разрешения руководителя торговой организации по рекомендации постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссии после того, как будет установлено, что пересортица произошла в результате ошибки (просчета). Руководитель разрешает взаимный зачет недостач излишками, только если они образовались: за один и тот же инвентаризационный период; по одному и тому же наименованию товаров; у одного и того же материально ответственного лица; по од ной и той же группе товаров при сходстве по внешнему виду или упакованных в одинаковую тару, если отпуск товаров осуществляется без распаковки. На допустивших пересортицу товаров лиц налагается дисциплинарное взыскание, а при установлении умышленной пересортицы они привлекаются к ответственности по закону.

          Если в результате проведенного взаимозачета недостающего товара более дорогого сорта излишками товара по цене 6удет низкого сорта, стоимость недостающих товаров будет выше оказавшихся излишков (если недостача не покрыта излишками), то  непокрытыe стоимостные (суммовые) разницы в ценах недостающих товаров (разница в стоимости) взыскиваются с виновных лиц. При обратном соотношении величин суммовые излишки подлежат возвращению покупателю, а если установить покупателя, чьи интересы были ущемлены, невозможно, то они перечисляются в доход торговой организации.

Если  после взаимозачета пересортиц еще  окажутся недостачи товаров, по которым  установлены нормы естественной убыли, то производится се исчисление по установленным нормам по каждому  наименованию товаров в зависимости  от климатической зоны, условий и  сроков хранения и реализации товаров. В сличительной ведомости может  быть совмещен расчет естественной убыли  товаров. Сумма потерь товаров, вызываемой естественной убылю (усушка, утруска, утечка, распыл и другие потери), определяется только после завершения инвентаризации и лишь в случае, когда фактические  остатки товаров меньше их остатков по данным бухгалтерского учета. На основе проведенного взаимозачета излишков и  недостач товаров при пересортицах в сличительной ведомости развернуто отражаются излишки, зачтенные в  покрытие недостач, и недостачи, покрытые излишками, а также отклонение с учетом пересортицы (недостачи и излишки). В ведомости также приводится сумма естественной убыли (оборот за время между двумя инвентаризациями, срок хранения, норма убыли, количество и сумма), затем определяются количество И сумма окончательных излишек товаров, подлежащих оприходованию, а также количество и сумма окончательных  недостач товаров.

        После этих записей сличительная ведомость подписывается главным бухгалтером, материально ответственным лицом (бригадиром) и председателем инвентаризационной комиссии. Затем ее передают на рассмотрение и утверждение руководителю торговой организации.

       Сличительные ведомости могут быть составлены с помощью компьютеров. При этом для выведения результатов инвентаризации используются ранее введенные в компьютер данные натурально-стоимостного аналитического учета товарно-материальных запасов в бухгалтерии и имеющихся в нем данных инвентаризационных описей. На основании этих данных автоматически составляются машинограммы - сличительные ведомости.

        На предприятиях розничной торговли, в которых учет товаров ведется только в стоимостном выражении, окончательные результаты инвентаризации оформляют «Сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле». В ней указывают остатки денежных средств, товаров и тары в денежном выражении по данным бухгалтерского учета и фактические остатки согласно инвентаризационной описи по каждому их виду. При установлении недостачи товаров, по которым установлены нормы естественной убыли, бухгалтерия также исчисляет сумму естественной убыли, возникающей в торговых предприятиях при хранении и продаже товаров.

       Следует иметь в виду, что в ведомости по колонке «Естественная убыль и нормируемые потери» записывается только сумма убыли и потери при самообслуживании в пределах фактической недостачи товаров, но не превышающей суммы расчета по исчисленным нормам. Нормируемые потери товаров при самообслуживании показываются в сличительной ведомости в графе «Естественная убыль и нормируемые потери» отдельной строкой. В торговых предприятиях, не имеющих должности кассиров, остатки товаров, числящиеся по данным бухгалтерского учета, сопоставляются с суммой стоимости товаров, «включая в остаток наличных денег. Только после этих записей выводят окончательный результат инвентаризации: суммы недостачи и излишков которые указывают на лицевой стороне сличительной ведомости цифрами, а на обратной стороне - прописью. При выявлении недостачи излишков материально ответственное лицо дает на обратной стороне сличительной ведомости объяснения о причинах расхождений или делает в ведомости отметку о том, что объяснение приложено к этому документу, а главный бухгалтер - заключение о результатах инвентаризации. Ведомость подписывают материально ответственное лицо (бригадир), председатель инвентаризационной комиссии, бухгалтер, затем все инвентаризационные материалы передаются на рассмотрение и утверждение руководителю торговой организации. На остатки тары па предприятиях розничной торговли составляют сличительные ведомости в таком же порядке, как и на оптовых предприятиях, поскольку ее учет ведется в натуральном и стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности.