Инвентаризация, ее виды и правила проведения

    Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

    Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

    Контрольно-перепроверочная проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

    По  частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

    Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств, при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

    Не  реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

    Наиболее  обширной и трудоемкой инвентаризацией  является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

    Следует также выделить и рассмотреть  текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

    Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время, когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.  
 

              3. Общие правила проведения инвентаризации

                             и оформление ее результатов

    На  предприятии в период инвентаризации имущества и финансовых обязательств создается центральная постоянно  действующая инвентаризационная комиссия, которая разрабатывает план инвентаризации. Персональный состав комиссии, в который включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы и другие специалисты (техники, экономисты и т.д.), утверждается руководителем предприятия. Документ о составе инвентаризационной комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

    Перед началом инвентаризации осуществляют подготовительные мероприятия: материальные ценности рассортировываются и укладываются по наименованиям, сортам размерам; в местах хранения вывешиваются ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку об отсутствии не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

    Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложения к отчетам и указывает «До инвентаризации на (дата)». Такая запись служит основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учтенным данным.

    Наличие средств в натуре проверяют при  обязательном участии материально  ответственных лиц. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

    На  каждой странице описи прописью указывается  число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях (вне  зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности – штуках, метрах, килограммах и т.д.). Незаполненные строки на последней странице прочеркиваются. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

    Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки и недостачи, а стальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

    Инвентаризационная  комиссия обязана выявить причины  недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и решения  комиссии оформляют протоколом, утвержденным руководителем предприятия, после  чего результаты инвентаризации отражают в учете.

    Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем  порядке:

       -   основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) с отнесением его на финансовые результаты (счет 80) у организаций или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

       -   все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) в дебет счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном  законодательством порядке, списываются  с кредита счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на издержки производства и обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыли рассматривается как недостача сверх норм.

    Недостачи материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, порчу сверх  норм естественной убыли, а также  превышение стоимости недостающих  ценностей над оказавшимися в  излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:

    дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

    кредит  счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают на издержки производства и обращения у организации или уменьшения финансирования у бюджетной организации.

    Вскрытые  инвентаризацией недостачи в кассе предъявляются взиманию с кассира. При этом составляются две бухгалтерские проводки:

1. дебет счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

    кредит  счета 50 «Касса»;

2. дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

    кредит  счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

    Весь  вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически (Рис. 1)

     

 
 
 
 
 
 
 
 

    Результаты  инвентаризации отражаются в учете  и отчетности того месяца, в котором  она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом  бухгалтерском отчете.

    Данные  результатов инвентаризации записывают в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. 

                                                  Заключение 

    Основная  цель инвентаризации – выявление  фактического наличия имущества  и сопоставление его с данными  бухгалтерского учета, проверка полноты отражения обязательств в бухгалтерском учете. Правила проведения инвентаризации регулируются Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. В общем, инвентаризация выявляет правильность ведения бухгалтерского учета, материалы и оборудование пришедшее в негодность,   своевременное их списание, ведет к правильности расчета налога на имущество, выявляет излишки материалов.

        Инвентаризация актуальна, потому  что налаживает бухгалтерский  учет и с ее помощью проверяется фактическое наличие имущества у организации или предприятия.

      Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.

      Она или подтверждает данные  бухгалтерского учета, или выявляет  неучтенные ценности и допущенные  потери, хищения, недостачи. Поэтому  при помощи инвентаризации контролируется  не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

       Инвентаризация  является индикатором  качественной работы всех звеньев  организации. Плохие результаты  показывают все недостатки работы  отделов, управления организации или неспособности отдельных сотрудников. Это говорит о том, что такая деятельность может привести к плачевным результатам. И наоборот, инвентаризация, показавшая точность результатов с данными бухгалтерии, говорит о слаженной работе коллектива, что должно привести организацию к успеху.