Характеристика документирования в бухгалтерском учете

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения.

 При  заполнении внутренних документов  достаточно указать только обязательные  реквизиты, а при составлении  внешних документов необходимо  еще добавить дополнительные  реквизиты документов для полноты  характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств  вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров  в бухгалтерском учете дает возможность  заполнять документы полностью  на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной  организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета  и своевременного отражения хозяйственных  операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению  документов.

 

 

 

 

 

 

2.2.ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТАМ

 

Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности".

Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации.

К бухгалтерским  документам предъявляются следующие  требования:

– они  должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

– документ должен быть достоверным, а также  составлен четко и иметь ясное  содержание.

К составлению  документов предъявляются следующие  требования:

1. документы  должны быть составлены на  специальных бланках;

2. документы  должны строго соблюдать установленные  формы и реквизиты;

3. в документе  должен быть четко и разборчиво  написан текст и цифры;

4. незаполненные  реквизиты прочеркиваются одной  чертой;

5. денежная  сумма указывается цифрами и  прописью;

6. в документе  должны быть подписи должностных  лиц с указанием должности.

  Если  специфика деятельности организации  предполагает создание собственных  форм первичного учета, форма  которых не предусмотрена в  альбомах унифицированных форм, то они должны содержать   обязательные реквизиты. Реквизиты  документа – это необходимая  исходная информация, которая содержится  в документах. К числу обязательных  реквизитов документов относят:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

  В  зависимости от характера операции, требований нормативных актов,  методических указаний по бухгалтерскому  учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены  дополнительные реквизиты. В приказе  по учетной политике должны  быть утверждены разработанные  на предприятии формы первичного  учета. Применение бланков устаревших  и произвольных форм не допускается.

  Записи  в первичных документах должны  производиться чернилами, химическим  карандашом, пастой шариковых ручек,  при помощи пишущих машин, средств  механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих  записей в течение времени,  установленного для их хранения  в архиве. Запрещается использовать  для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку. Бланки форм первичных  документов, отнесенные к бланкам  строгой отчетности, должны быть  пронумерованы в порядке, установленном  министерствами и ведомствами  (нумератором, типографским способом).

 Перечень  лиц, имеющих право подписи  первичных учетных документов, утверждает  руководитель организации по  согласованию с главным бухгалтером.  Количество лиц, имеющих право  подписи документов на выдачу  особо дефицитных и дорогостоящих  материальных ценностей, должно  быть ограничено. Документы, которыми  оформляются хозяйственные операции  с денежными средствами, подписываются  руководителем организации и  главным бухгалтером или уполномоченными  ими на то лицами. Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и  расчетные документы, финансовые  и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны  приниматься к исполнению. В случае  разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты  к исполнению с письменного  распоряжения руководителя организации,  который несет всю полноту  ответственности за последствия  осуществления таких операций  и включения данных о них  в бухгалтерский учет и бухгалтерскую  отчетность. Своевременное и качественное  оформление первичных учетных  документов, передачу их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском  учете, а также достоверность  содержащихся в них данных  обеспечивают лица, составившие  и подписавшие эти документы.

  Внесение  исправлений в кассовые и банковские  документы не допускается. В  остальные первичные учетные  документы исправления могут  вноситься лишь по согласованию  с участниками хозяйственных  операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

  Первичные  документы, прошедшие обработку,  должны иметь отметку, исключающую  возможность их повторного использования.  Все документы, приложенные к  приходным и расходным кассовым  ордерам, а также документы,  послужившие основанием для начисления  заработной платы, подлежат обязательному  гашению штампом или надписью  от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В соответствии с Положением  о главных бухгалтерах, запрещается  принимать к исполнению и оформлению  первичные документы по операциям,  которые противоречат законодательству  и установленному порядку приемки,  хранения и расходования денежных  средств, товарно-материальных и  других ценностей. Такие документы  должны быть переданы главному  бухгалтеру предприятия для принятия  решения.

 Для  осуществления контроля и упорядочения  обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных  учетных документов составляются  сводные учетные документы. Первичные  и сводные учетные документы  могут составляться на бумажных  и машинных носителях информации. В последнем случае организация  обязана изготовлять за свой  счет копии таких документов  на бумажных носителях для  других участников хозяйственных  операций, а также по требованию  органов, осуществляющих контроль  в соответствии с законодательством  Республики Беларусь, суда и прокуратуры. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

  Бухгалтерия  имеет право принимать к учету  только полноценные документы.  Поэтому все документы, поступающие  в бухгалтерию, проверяются с  точки зрения соответствия их  установленным формам, правильности  заполнения реквизитов, верности  арифметических вычислений и  подсчетов, законности и целесообразности  хозяйственных операций. Для обеспечения  правильного использования производится  их классификация по определенным  признакам. После использования  в учете документы хранятся  в архиве предприятия в течение  установленных сроков, а затем  в соответствии с инструкциями  документы, имеющие научно-историческую  ценность, передаются в государственный  архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до  сдачи в архив на хранение  документы проходят определенный  путь, используются на различных  стадиях учетного процесса, т.е.  совершают документооборот. 

 

2.3. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

 

   Учетные регистры – это специально  приспособленные листы бумаги  для регистрации и группировки  учетных данных. По внешнему виду  учетные регистры представляют  собой: 

• книги (кассовая, главная);
• карточки (учета основных средств, учета материалов);
• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам  производимых записей регистры делятся  на:

• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журнальные ордера).

По степени  детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов);
• аналитические (карточки);
• комбинированные (журналы-ордера).

   Регистры бухгалтерского  учета предназначены для систематизации  и накопления информации, содержащейся  в первичных документах, для отражения  на счетах и в бухгалтерской  отчетности.

   В учетных регистрах производится  регистрация и экономическая  группировка информации о финансово-хозяйственной  деятельности организации. В них  записываются сведения из первичных  документов, обеспечивается их сохранность  и осуществляется обобщение отраженной  в них информации (рис. 1).

  Наибольшая  степень сохранности информации  обеспечивается в бухгалтерских  книгах, все страницы которых  нумеруются, переплетаются и на  последней странице указывается  общее число пронумерованных  страниц за подписью главного  бухгалтера или другого уполномоченного  лица. На переплете книги фиксируют  год её открытия, название организации  и синтетический счет. Однако  с информацией, содержащейся в  книге, может работать одновременно  только один учетный работник.

 

 

	Учетные регистры
По  материальной основе			По назначению		По  способу группировки			По  степени обобщения
бумажные книги карточки сводные листы машинограммы на безбумажной    основе сформированные    в оперативной    памяти магнитные ленты магнитные диски видеограммы			контокоррентные материальные (инвентарные) количественно-суммовые количественно-сортовые многографные		хронологические систематические комбинированные синхронистические			синтетические аналитические комбинированные