Господарські операції і факти в обліку. Класифікація документів, їх структура і вимоги до складання

    Теоретичне  питання  № 1.

    5. 2. Господарські операції і факти в обліку.

    Господарська  операція —  це діяльність, що спричиняє зміни у фінансовому становищі, активах і пасивах підприємства, установи, організації. Кошти цих підприємств, що беруть участь у господарських операціях, постійно змінюються й переходять із однієї форми в іншу. Тому стан господарських коштів й їхніх джерел, відбитих у Балансі на початок звітного періоду, постійно змінюється. Але ці зміни не порушують рівноваги між загальною сумою видів коштів і загальною сумою їхніх джерел, тому що зміни різних статей Балансу виражаються в однакових сумах. Збереження такої рівноваги є основним змістом балансового узагальнення. Це забезпечує в системі бухгалтерського обліку безперервне охоплення всіх об'єктів спостереження й створює можливість здійснення постійного контролю за коштами підприємства і їхніх джерел.

    Вплив на зміну коштів й їхніх джерел внаслідок господарських операцій показано на прикладі балансового узагальнення.

    Відображення  господарських операцій першого типу змінює розмір окремих статей Активу Балансу шляхом переміщення однієї й тієї ж суми з однієї статті Активу в іншу без зміни підсумку Активу Балансу. Ця господарська операція торкнула тільки активних статей Балансу, після чого підсумок Активу Балансу не зміниться, рівність між Активом і Пасивом не порушиться.

    Внаслідок операції другого типу змінюється розмір окремих статей Пасиву Балансу за рахунок перегрупування джерел коштів підприємства. За рахунок зменшення одного джерела (Нерозподілений прибуток) збільшується інше джерело (Резервний капітал) на ту саму суму. Ця операція торкнула тільки пасивних статей Балансу, після чого підсумок Пасиву Балансу не зміниться, рівновага між Активом і Пасивом Балансу також не порушиться.

    Відображення  господарських операцій третього типу збільшує балансові статті господарських коштів підприємства і їхніх джерел на однакову суму, а внаслідок цього збільшиться підсумок Активу й Пасиву Балансу на ту саму суму, але рівність між Активом і Пасивом не порушиться.

      Внаслідок відображення четвертої господарської операції зменшуються балансові статті господарських коштів підприємства з одночасним зменшенням їхніх джерел на однакову суму з одночасним зменшенням підсумку Балансу по Активі й Пасиві. Рівність між Активом і Пасивом не порушиться.

    У такий спосіб установлено, що господарські операції по ступені їхнього впливу на зміну Активу й Пасиву Балансу можуть бути зведені в чотири типи (типи балансових змін). Кожна господарська операція обов'язково відображається у двох статтях Балансу. Перший і другий типи господарських операцій впливають на зміни тільки Активу й тільки Пасиву, не змінюючи підсумків Балансу. Операції третього й четвертого типів балансових змін одночасно зачіпають статті Активу й Пасиву Балансу, при цьому внаслідок операцій третього типу збільшуються як статті Активу й Пасиву Балансу, так і підсумки Балансу, а внаслідок операцій четвертого типу зменшуються як статті, так і підсумки Балансу Активу й Пасиву. У всіх випадках змін зберігається рівність підсумків Активу й Пасиву Балансу, оскільки зміни різних статей Балансу виражаються в однакових сумах.

    Складання Балансу на перше число кожного  місяця, класифікація Активу й Пасиву по розділах і групам створюють можливість контролю за станом господарських коштів, джерел акціонерного товариства, а також будь-якого іншого підприємства.

    Якщо  позначити підсумок Активу Балансу  на початок звітного періоду буквою "А", підсумок пасиву — буквою "П", а зміни, що відбуваються в  бухгалтерському Балансі внаслідок проведених господарських операцій, буквою "І" із цифровими індексами, що відповідають типам цих операцій, то одержимо: вихідне положення на початок операцій А=П. Це положення обумовлене рівністю господарських коштів і джерел їхнього утворення в грошовому вимірнику.

    Зміни в Активі й Пасиві Балансу підприємства, викладені в загальному виді за допомогою  прийнятих нами позначень і цифрових індексів, після проведення кожного  типу господарських операцій здобувають такий вид:

I ∑A + І₁ – І₂  = ∑П;

II   ∑А = ∑П +  І₂ - І₂;

III         ∑A + І₃= ∑П + І₃,

IV     ∑A - І₄ = ∑П - І₄.

    З наведених формул видно, що рівність підсумків Активу й Пасиву Балансу у всіх випадках зберігається. Ця математична схема має велике значення як для розуміння економічного аналізу впливу різних типів операцій на Баланс підприємства, так і для побудови математичних формул при організації бухгалтерського обліку й економічного аналізу господарської діяльності на підприємствах з використанням передової обчислювальної техніки. Варто мати на увазі, що Актив і Пасив Балансу — це сума всіх складових їхніх статей, а кожну зі статей, залежно від її змісту, можна зобразити у вигляді математичної формули:

    Оз = Sqp,

де Оз - залишок запасів (готової продукції), грн.; q - кількісний залишок готової продукції, т; р - ціна готової продукції, по якій ураховуються її залишки на підприємстві, грн. 

     Теоретичне  питання № 2. 

     2.4. Класифікація документів, їх структура і вимоги до складання.

    1.1. Бухгалтерські документи і вимоги щодо їх оформлення.

    Предметом бухгалтерського обліку є сукупність об'єктів, які можна об'єднати у три групи: 1) господарські засоби; 2) джерела утворення господарських засобів; 3) господарські процеси.

    Відправним  моментом при відображенні об'єктів  в обліку є їх документування. Це означає, що всі об'єкти мають бути зафіксовані, тобто має бути свідчення про їх наявність та рух. Роль такого свідчення виконує документ (від латинської "documentum" — свідчення, доведення). Отже, документ — це письмове свідоцтво, що фіксує та підтверджує господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

    Виходячи  із цього документація являє собою  спосіб суцільного і безперервного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (господарських засобів, джерел утворення господарських засобів та господарських процесів) шляхом використання бухгалтерських документів.

    На  протязі всього періоду існування  обліку був і залишається традиційним носієм бухгалтерської інформації аркуш паперу встановленого зразка. Натомість за останні десятиріччя поняття носія облікової інформації значно трансформувалося у зв'язку із розвитком обчислювальної техніки. Так, на сьогодні різного роду облікові дані можуть зберігатися як на магнітних, так і на лазерних дисках.

    Але як би не змінювалися носії облікової  інформації, сам документ, як свідчення факту здійснення господарської операції, залишається незмінним. Виходячи із цього, можна ствердити, що залишається і документація як елемент методу бухгалтерського обліку.

    Порядок документального відображення господарських  операцій, а також вимоги щодо оформлення документів регламентується "Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку", затвердженим наказом Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.

    У вказаному нормативному документі  зазначено, що первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

    Документи, створені засобами обчислювальної техніки  на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

    Документ, виготовлений машинним способом, повинен  бути записаний на матеріальному  носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

    На  вимогу контролюючих або судових  органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

    Первинні  документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назва підприємства, установи, від імені яких складений документ;
• назва документа (форми);
• код форми;
• дата і місце складання;
• зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі);
• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

    При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

    Документ  може бути підписаний особисто, із застосуванням  факсиміле, штампу, символу або іншим  механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

    Документ  на машинозчитуваному носії повинен  мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

    Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов'язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

    Первинні  документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

    У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Державним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квітанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють міністерства і відомства.

    Порядок використання та обліку бланків первинних  документів суворої звітності, а  також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.

    Записи  у первинних документах, облікових  регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

    Вільні  рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

    Керівник  підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

    Керівником  підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право  давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.