Формы бухгалтерской отчетности на малых предприятиях

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы - ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах - ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы - ордера.

В основу построения журналов - ордеров  и вспомогательных ведомостей положен  кредитовый признак регистрации  хозяйственных операций по синтетическим  счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному и спецссудному счету в банке, по зачету взаимных требований и по специальному счету по капитальным вложениям регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах - ордерах.

Итоговые данные журналов - ордеров  в конце месяца переносятся в  Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведется. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги, с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации  учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале - ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах - ордерах - по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов - ордеров в Главную книгу в последней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым  синтетический и аналитический  учет ведется объединенно, в единых регистрах, также находят отражение в журналах - ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы - ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета (собственно журнал - ордер), другой - для отражения показателей аналитического учета.

Журналы - ордера построены таким  образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой. Поэтому предусмотренные журналы - ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Для обеспечения правильной группировки  данных первичных документов в журналах - ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень необходимых показателей для месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах - ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые позиции (статьи) аналитического учета.¹¹

Таким образом, в основу построения единой журнально - ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие ее принципы:

Производство записей в журналах - ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

Совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

Отражение в бухгалтерском учете  хозяйственных операций в разрезе  показателей, требующихся для контроля и составления периодической  и годовой отчетности;

Применение объединенных журналов - ордеров по счетам, счетно и экономически связанным друг с другом;

Применение регистров с заранее  указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

Применение месячных журналов - ордеров.

Изменение этих принципов единой журнально - ордерной формы счетоводства может быть произведено лишь по согласованию с Министерством финансов СССР.

Записи в регистрах производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц, в зависимости  от характера и содержания операции.

На документах, данные которых включены в журналы - ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки). По документам, данные по которым отражены в регистрах общим итогом, номер регистра и порядковый номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

Итоговые записи в журналах - ордерах  подлежат обязательной сверке с данными  первичных документов, на основании  которых произведены записи. Это  обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В журналах - ордерах, учетные данные которых не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров, общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по документам используются для проверки полученных в журнале - ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

Суммы, относимые в дебет тех  счетов, по которым аналитический  учет ведется в соответствующих  им журналах - ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета на строках, специально предназначенных для этих целей, без составления каких-либо справок или расшифровок.

В журналах - ордерах, в которых  отражаются аналитические данные, записи этих данных производятся итогами за месяц. Итоги за месяц устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим статьям, согласно аналитическим показателям данного журнала - ордера, а также журналов - ордеров, где выявились обороты в корреспонденции с дебетом счета, по которому производится запись необходимых показателей.

На всех регистрах указывается  название месяца, в котором они  заполняются, а в необходимых  случаях - и наименования синтетических  счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы - ордера подписываются, кроме того, главным (старшим) бухгалтером  предприятия (организации) или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Исправление ошибок, обнаруженных в  регистрах до проставления в них  итогов, осуществляется в следующем  порядке: ошибочная запись зачеркивается  красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой - черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

 

После записи в Главную книгу  итогов журналов - ордеров никакие  исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются справками бухгалтерии и приводятся в учетных регистрах на дополнительных строках и в графах, специально предназначенных для указанных целей. В этих случаях дополнительные записи заносятся в Главную книгу обособленно, на отдельной строке.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым  периодам, отражается в журналах - ордерах  отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).

Главная книга используется для  обобщения данных журналов - ордеров, взаимной проверки правильности произведенных  записей по отдельным счетам и  для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты  и исходящее сальдо по каждому  синтетическому счету. Запись текущих  оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах - ордерах.

В Главной книге текущие обороты  приводятся только по счетам первого  порядка. Обороты по кредиту каждого  синтетического счета отражаются одной  записью, а обороты по дебету - в  сумме по каждому соответствующему журналу - ордеру в целом, безотносительно к корреспонденции счетов.

Проверка правильности записей, произведенных  в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или  два листа. Если открываются два  листа, то второй лист используется как  вкладной к основному.

Регистры единой журнально - ордерной формы счетоводства построены на основе плана счетов бухгалтерского учета производственно - хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций союзного, республиканского и местного подчинения, утвержденного Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР 28 сентября 1959 г. N 295.

С целью упрощения техники учета  в регистрах единой журнально - ордерной формы счетоводства для небольших предприятий, строек и других хозяйственных организаций по некоторым однородным счетам операции группируются (на одном из них).

В регистрах журнально - ордерной формы счетоводства для небольших предприятий, строек и хозяйственных организаций не предусмотрено отражение операций по некоторым счетам, а именно:

По счету N 10 "Заготовление сельскохозяйственной продукции";

По счету N 14 "Переоценка материальных ценностей";

По счету N 36 "Геолого - разведочные работы";

По счету N 47 "Внутрисистемный отпуск товаров";

По счету N 65 "Расчеты по закупкам сельскохозяйственной продукции".

Если появится необходимость в  использовании вышеуказанных счетов, следует операции по кредиту счетов N 10, 14 и 65 отражать в журнале - ордере N 3 (в свободных графах), по кредиту  счета N 36 - в журнале - ордере N 8 (в  одной из граф 8 - 12). Операции по счету N 47 следует отражать в журнале - ордере N 6 как по субсчету счета N 46 "Реализация".

Порядок хранения бухгалтерского архива при журнально - ордерной форме счетоводства (журналов - ордеров, вспомогательных ведомостей к ним и первичных документов) должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.

Первичные бухгалтерские документы  хранятся отдельно от журналов - ордеров  или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу - ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы брошюруются в порядке последовательности записей в журнале - ордере или ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу - ордеру или ведомости, должна прилагаться справка для архивного хранения.

Архивная справка является прокладкой между документами по кредиту  каждого балансового счета и  поэтому обычно печатается на цветной  бумаге по следующему образцу:

 

СПРАВКА (для архива)

 

За 196_ г.

ЖУРНАЛ - ОРДЕР N __________

СЧЕТ N _______________________________________________________

(наименование счета)

Документы с N ________ по N __________ в количестве ______________

 

Гл. (ст.) Бухгалтер

Брошюруются документы в месячные папки в порядке номеров журналов - ордеров. На папках указываются: наименование предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала - ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Если по какому-либо журналу - ордеру или ведомости число первичных  документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых папках. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями (прокладками).

Расчетные ведомости по заработной плате хранятся в отдельной папке - по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.

 

Журналы - ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для  каждого из них.

Вспомогательные ведомости N 1, 2, 3 и 4 хранятся в годовых папках. Каждая ведомость - отдельно.

Ведомости N 5 и 5-с хранятся при документах под архивными справками к  счету N 05 (05, 06, 08, 09) "Сырье и материалы", N 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы" и N 70 "Расчеты с рабочими и служащими".

Папки для хранения журналов - ордеров  и ведомостей следует изготовить по формату последних, с внутренними корешками в них (в виде узких полосок). К каждому корешку приклеивается бланк журнала - ордера или ведомости в хронологической последовательности сверху вниз.

Отличие журнально-ордерной формой счетоводства для небольших предприятий и  хозяйственных организации от единой журнально-ордерной заключается в  том, что при первой форме предусмотрена  возможность осуществления бухгалтерского учета с применением ограниченного числа журналов-ордеров.

Минфин России рекомендует использовать регистры, предусмотренные в журнально-ордерной форме счетоводства, малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства.

 

 

 

 

2.2.4 Упрощенная форма с использованием  регистров бухгалтерского учета

 

В основу упрощенной формы бухгалтерского учета положены принципы построения журнал-главной формы. Упрощенная форма бухгалтерского учета предложена Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н., и рекомендуется для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг). Такие малые предприятия должны быть юридическими лицами и использовать незначительное число синтетических счетов.