Формы бухгалтерского учета

1. Журнал-Главная форма

     Журнал-Главная форма - комбинированная форма учета. Она является вариантом мемориально-ордерной формы учета. Журнал-Главная форма развилась в начале XIX в. и потом нашла большое распространение.

Особенностью этой формы  является то, что все операции в  синтетическом учете отражены в  одном реестре - Журнал-Главной книге. В ней сочетаются хронологический запись (Журнал) с систематическим (Главная книга). В Журнале-Главной книге левая часть предназначена для хронологических записей, а правая часть используется для систематизации записей по синтетическим счетам. Каждому синтетическому счету отводятся две графы для записи оборотов по дебету и кредиту. В Журнале-Главной книге столько граф, сколько синтетических счетов должно быть открыто на определенном предприятии для учета всех хозяйственных операций (записи делают на развернутом листе). Из-за большого количества балансовых счетов возникает необходимость вкладывать внутрь дополнительные листы.

     Журнал-Главная форма учета - разновидность синхронной формы бухгалтерского учета, где хронологический и систематический записи совпадают во времени и месте их отображения. Это делает и компактной, простой и наглядной.

Журнал-Главная книга  открывается записями в первой строке на всех счетах по состоянию на 1 января. Сумма баланса, которая соответствует  общему итогу отдельно дебетовых  и кредитовых остатков, записывается в колонке «Сумма оборота по мемориальному  ордеру». Затем отображаются все  операции за месяц. Запись операций в  Журнале-Главной книге осуществляются на основании мемориальных ордеров, в конце месяца суммируют месячные обороты и выводят остатки  на 1 число следующего за отчетным месяца. Наличие в одном реестре систематических и хронологических записей освобождает от необходимого составления оборотной ведомости по синтетическим счетам. Сохраняется составления оборотных ведомостей только по аналитическим счетам. Сверка синтетического учета с аналитическим выполняется непосредственно по данным Журнала-Главной книги.

     Основным недостатком такой формы учета является то, что Журналом-Главной книгой неудобно пользоваться при большом количестве синтетических счетов. Кроме того, этой форме присущи все недостатки мемориально-ордерной формы.

Поэтому Журнал-Главная форма  может быть с успехом применена  только на предприятиях с небольшим  объемом хозяйственных операций.

 

 

2.  Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

При мемориально-ордерной форме  учета по данным первичных или  накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем  в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется  в карточках, записи в которые  делают на основании первичных или  сводных документов. По данным синтетических  и аналитических счетов по окончании  месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма  учета отличается строгой последовательностью  учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы  аналитических регистров, счетные  машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между  квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

-        трудоемкость  учета, вызываемая, прежде всего  многократным дублированием одних  и тех же записей (в мемориальном  ордере, регистрационном журнале,  синтетических и аналитических  регистрах);

-        отрыв  аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета  (он часто отстает от синтетического  учета);

-        формы  регистров аналитического учета  зачастую не содержат показателей,  необходимых для контроля, анализа  хозяйственной деятельности и  составления отчетности.

В связи с этим учет имеет  сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку  и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в  сравнительно небольших организациях.

3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

В общем виде данной форме  учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации — ЭВМ — машинограммы выходной информации.

В настоящее время организации  интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ — компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет  оснащать ими рабочие места бухгалтеров  и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:

-        механизацию  и во многом автоматизацию  учетного процесса;

-        высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;

-        повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;

-        увязку  всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни  и те же носители информации.

4.  Упрощенная форма бухгалтерского учета

В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров — Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета хозяйственных  операций заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Запись в учетные регистры производят на основании должным  образом оформленных бухгалтерских  документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных  операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных  операций незначительно, то они вначале  записываются в Книгу учета хозяйственных  операций, а уже затем – в  соответствующие ведомости. Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетный счет» Книги учета хозяйственных операций, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4).

Если в организации  совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут  записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета хозяйственных операций. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета хозяйственных  операций. В этом случае из каждой ведомости  в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операций записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, и затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим  итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.

В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методологических принципов, а также технологии обработки учетной информации.     

5. журнально-ордерная форма учета

            Журнально-ордерная форма бухгалтерского  учета — это рациональная форма  бухгалтерского учета, основанная  на использовании накопительных  регистров и шахматной схемы  записи.

Основными особенностями  журнально-ордерной формы учета  являются:

•        применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

•        совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

•        объединение  в журналах-ордерах систематической  записи с хронологической;

•        отражение  в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

•        сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством  реквизитов. Открываются они на месяц, на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму. Далее мы представляем форму журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу (тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам), а по некоторым счетам – предварительно во вспомогательных ведомостях, открываемых к журналам-ордерам.

Основными учетными регистрами являются журналы-ордера. Ведомости, производственно-финансовые отчеты, листки-расшифровки, разработочные таблицы – вспомогательные регистры. Как правило, они применяются при необеспечении аналитических показателей в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется в них.

 Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

При книжно-журнальной форме учета аналитический учет оторван от синтетического. Обычно по большинству счетов оборотные ведомости по аналитическим счетам составляют после составления Главной книги, а зачастую после составления отчетности. На практике это приводит к тому, что отчетные данные (балансы) не всегда отражают действительное наличие хозяйственных средств организаций, предприятий.

При журнально-ордерной форме  бухгалтерского учета отставания аналитического учета от синтетического не может быть. Это обусловлено тем, что в ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например, по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», «Прибыли и убытки» и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Ряд журналов-ордеров заменяют сводные группировочные книги по аналитическим счетам, на основе которых составлялось два или три мемориальных ордера. Например, по данным книг К-2, К-3, К-4, К-5 при книжно-журнальной форме учета составлялось три мемориальных ордера по каждому субсчету 41 «Товары». Наличие четырех регистров по счету 41 «Товары», по содержанию мало, чем отличающихся друг от друга, не упрощает учет, а, наоборот, усложняет его, создает путаницу в их применении. Вместо указанных книг предусмотрен единый унифицированный журнал-ордер для всех субсчетов. Все отчеты о движении товаров и тары, товарно-денежные отчеты и др. в разрезе субсчетов накапливаются в едином регистре, в котором для отражения оптового, розничного, в т. ч. мелкого оптового оборота, а также оборота по продукции собственного производства, заготовительного оборота предусмотрены отдельные графы. На основе кредитовых оборотов по счету № 41 «Товары», отраженных в журнале-ордере № 7/1-ПК, осуществляются записи в Главную книгу.