Формы бухгалтерского учета

Основными отличительными признаками, определяющими особенности отдельных форм бухгалтерского учета, являются: внешний вид, строение и количество учетных регистров. сочетание регистров хронологического и систематического учета, синтетического и аналитического учета. последовательность и техника учетной регистрации.

Для регистрации информации в бухгалтерском учете в разных сочетаниях используются книги, карточки, журналы и т. д., записи в которых производятся в различной последовательности. В результате образуются разнообразные формы бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации операций, технологию и организацию учетного процесса.

В организациях могут применяться различные формы счетоводства. Однако в рамках одной организации может использоваться только одна форма из выбранных. Выбор формы определяется:

• размерами предприятия;

• его структурой;

• технической оснащенностью организации и уровнем автоматизации вычислительных работ;

• схемой документооборота;

• формой счетоводства, которая традиционно используется в данной организации.[3]

Форма счетоводства является элементом учетной политики и может быть изменена только с начала очередного календарного года.

Переход на другую форму счетоводства в течение отчетного года не допускается.

В настоящее время выделяют следующие формы бухгалтерского учета (счетоводства):

• журнально-ордерная;

• мемориально-ордерная;

• «Журнал-главная»;

• автоматизированная;

• упрощенная — форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (две разновидности).

Ниже приводятся наиболее распространенные формы бухгалтерского учета.

Мемориально-ордерная форма учета получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность данной формы – поступающие в бухгалтерию документы накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях. На каждую группу документов составляется мемориальный ордер. К нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В ордере указываются номер, краткое содержание операции, дебет, кредит, сумма.

При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету первичные документы систематизируют по однородным хозяйственным операциям в хронологическом порядке и оформляют отдельными мемориальными ордерами, которым присваиваются постоянные номера.

Записи в мемориальные ордера производятся по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного учетного документа), на основе как отдельных документов, так и группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере составляется в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счету и кредиту нескольких счетов (кредиту одного счета и дебету нескольких счетов).

Мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, который служит для определения общей суммы всех операций за отчетный период и для контроля за отражением на счетах всех мемориальных ордеров и приложенных к ним первичных документов. Затем хозяйственные операции, на которые выписан мемориальный ордер, записывают на счета в Главной книге.

Главная книга служит систематическим регистром синтетического учета. Она открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключенным балансом за истекший год. В течение года по всем счетам этой книги (как по дебету, так и по кредиту) ведутся записи оборотов по корреспондирующим счетам. На основе итоговых записей в счетах Главной книги составляют оборотный баланс по счетам синтетического учета.

Сверка суммы оборотов по регистрационному журналу с итогами оборотов по дебету и кредиту всех счетов Главной книги позволяет проверить, все ли мемориальные ордера получили отражение в систематическом регистре.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме учета ведут в книгах или карточках. Данные в них заносят непосредственно из первичных документов.

На основе записей в регистрах аналитического учета составляется оборотная ведомость по группам аналитических счетов, синтетического счета, итогов оборотов и сальдо, по которой сверяют итоги оборотов и сальдо соответствующего синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам, составленной по данным Главной книги. Это позволяет контролировать правильность бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета. Мемориально-ордерная форма счетоводства в коммерческих организациях в настоящее время применяется сравнительно редко.

Это обусловлено тем, что по сравнению с журнально-ордерной формой она предполагает введение большего количества документов. Кроме того, группировка данных в журнально-ордерной форме более удобна для их использования в целях финансового анализа и выработки управленческих решений.

Если в организациях сферы материального производства или торговли принято решение использовать мемориально-ордерную форму бухгалтерского учета, то следует проверить наличие отраслевых нормативных документов, регулирующих учет по этой форме, так как в настоящее время нет нормативного документа, принятого на федеральном уровне, в котором регулировалось бы использование такой формы в подобных организациях. При отсутствии такого нормативного документа организация должна самостоятельно определить номера мемориальных ордеров, оформляемых по каждому счету или группе однородных счетов, и закрепить номера и формы мемориальных ордеров в учетной политике организации.

Мемориально-ордерная форма применяется во всех бюджетных учреждениях, использующих план счетов для бюджетных учреждений.

«Журнал главная». Форма «Журнал-главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Применяется она, как правило, в организациях с ограниченным количеством счетов синтетического учета.

Это одна из книжно-карточных форм учета, ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы – регистры для хронологической и систематической записи объединены в одном регистре – «Журнал главная». Операции в журнал записываются непосредственно из первичных или из сводных документов. При регистрации каждой проводке присваивается номер и отводится одна строчка. В начале месяца в журнал переносятся сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, выводятся обороты и подсчитывается остаток. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на 1-е число следующего месяца.

Аналитический учет ведется в книгах или на карточках. По данным аналитического учета составляется оборотная ведомость, которая сверяется с данными синтетического учета.

Схема бухгалтерского учета с использованием формы «Журнал- главная» аналогична схеме бухгалтерского учета по мемориально-ордерной форме. Разница состоит в том, что при использовании «Журнал-главной» оборотные ведомости по синтетическим счетам специально не составляются — соответствующая информация сосредотачивается непосредственно в «Журнале-главной».

 Простая форма ведется с использованием регистров учета имущества.

Учет операций завершается по истечении месяца подсчетом итогов по оборотам. Результаты заносятся в шахматную ведомость – В9.

Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру – журналу-ордеру. Для облегчения работы по обобщению и группировке данных применяются специальные разработочные таблицы.[4]

Наиболее распространенной формой бухгалтерского учета до настоящего времени остается журнально-ордерная, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах — журналах-ордерах. Журналы-ордера ведут по кредиту бухгалтерских счетов и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При журнально-ордерной форме учета исключается многократность записей и происходит объединение статистического и аналитического учета. Такая форма счетоводства используется с I960 года.

В основе журнально-ордерной формы учета лежит принцип накапливания данных первичных документов, согласно которому регистрация операций сочетается с группировкой их в учетных регистрах по корреспондирующим счетам. Основные регистры, применяемые в этой форме счетоводства, представляют собой журналы, где документы регистрируются в хронологическом порядке.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяют обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно представить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

Журналы-ордера – это свободные листы, построенные по шахматному принципу. Записи производятся на основании поступления документов. Строятся журналы-ордера по кредитовому признаку. Они могут использоваться для одного счета (журнал-ордер № 1 – «Касса», журнал-ордер № 2 – «Расчетный счет») или для нескольких счетов (журнал-ордер № 10 – «Затраты на производство»).

Помимо журналов-ордеров открываются ведомости. Они используются, когда требуемые аналитические показатели сложно получить непосредственно из журналов-ордеров.

Кассовые операции, операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по дебету, так и по кредиту. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу.

 Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. На основании Главной книги и других регистров заполняются формы отчетности.

Автоматизированная (электронная) форма возникла с применением компьютерной техники для обработки данных. Разработаны специальные программы по бухгалтерскому учету и программы финансовых вычислений, позволяющие формировать определенные показатели и производить расчеты. Использование электронной формы учета позволяет без вывода на печать:

- регистрировать и хранить данные;

- выполнять арифметические операции с данными;

- формировать показатели для бухгалтерской отчетности.

Автоматизированная форма учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено — их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета.

Как правило, за основу при разработке экранных форм учета берут соответствующие формы, оформляемые на бумажных носителях, — чаще всего журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.

Первичные документы, которые являются основанием для отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственных операций, составляют на бумажных носителях. Таким образом, одной из задач бухгалтера на конкретном рабочем месте является ввод необходимых первичных данных с бумажных носителей в базы данных вычислительных машин. В принципе, есть возможность часть документов оформлять и обрабатывать в электронном виде. Однако процесс внедрения такой схемы учета существенно сдерживается недостаточностью законодательного и нормативного регулирования, а также тем, что в данном случае могут возникнуть серьезные трудности с обеспечением сохранности документов и с исключением несанкционированного доступа.

В практике чаще всего используется программное обеспечение общего назначения, адаптированное под потребности конкретной организации. Нередко и создание программ по индивидуальным заказам. В последнем случае программа не перегружается функционально; кроме того, в ней могут быть учтены пожелания конкретных работников, занятых на отдельных рабочих местах, а также традиционная схема обработки учетной информации.

Преимущество автоматизированной формы в существенно более низкой трудоемкости учетных процессов и возможности многократного использования однажды введенных данных (причем не только для целей бухгалтерского учета, но и для целей анализа, управления и т.п.). Основным ее недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) для адаптации и поддержки программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократно использовать одни и те же данные может послужить причиной для допущения ошибок: при ручном ведении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.