Формы бухгалтерского учета

Формы бухгалтерского учета

Сведения  из первичных документов группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах. Учетные  регистры — это специально приспособленные  листы бумаги для реги­страции и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой книги (кассовая, главная), карточки (инвентарная, учета основных средств, учета материалов), журналы (свободные листы). По видам производимых в них записей учетные регистры бывают хронологические (регистрационный журнал), систематические (Главная книга счетов), ком­бинированные (журналы-ордера). По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают синтетические (главная книга счетов), аналитические (карточки), ком­бинированные (журналы-ордера). В зависимости от степени автоматизации учетных работ регистры бывают с ручной и машинной записью.

В регистрах  учета совершается весь учетный  процесс, хранится вся учетная информация. Данные учетных регистров используются для оперативного руководства и  управления. По дан­ным учетных регистров составляется отчетность организации.

Сочетание различных учетных регистров  и технических средств образует разные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой: количеством  применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и систематических, синтетических и аналитических  регистров; последовательностью и  техникой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.

Форма бухгалтерского учета выбирается организацией, самостоятельно, и в течение отчетного периода  принятая форма учета не должна изменяться.

В настоящее  время используются следующие формы бухгалтерского учета:

Журнал-Главная (рис. 7);

мемориально-ордерная (рис. 8);

журнально-ордерная (рис. 9);

автоматизированная (рис. 10).

Наиболее  простой является форма "Журнал-Главная", так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций по накопительному документу) записывает­ся в книгу "Журнал-Главная", в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись).

В эту книгу  сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом проверяется  правильность записи: сумма оборота  за отчетный период должна быть равна  сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и вычисляются остатки  по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма  находит применение в организациях с небольшой численностью работающих и незначительным количеством хозяйственных  операций. В этом случае обеспечивается наглядность записей, книгу ведет один бухгалтер.

Вариантом этой формы является рекомендованная  Минфином РФ для малых предприятий  простая форма бухгалтерского учета, в которой Журнал-Главная носит  название книги хозяйственных операций и отдельно предусматривается ведение  ведомости учета заработной платы.

В мемориально-ордерной форме учета отдельно ведутся  хронологическая и систематическая  записи. При этой форме оформляются  бухгалтерские записи специальными учетными документами — мемориальными  ордерами, которые составляют на основе первичных документов (или накопительных  по однородным операциям). Мемориальные ордера регистрируются в специальном  журнале (хронологическая запись), и  на их основе производятся записи на счетах Главной книги (систематическая  запись).

Главную книгу  при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах Главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период, поэтому по ее данным составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета. При этом проверяется полнота  и правильность записей хозяйственных  операций; итог оборотов по дебету и  кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу. В ней  определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению  с Журналом-Главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых  операций, конкретизирует изменения  в средствах на счетах, расширяет  возможности разделения труда между  учетными работниками и автоматизации  учетного процесса. По вместе с тем в этой форме многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что при ручном учете увеличивает объем работ. Для устранения этого недостатка Минфином РФ рекомендован вариант данной формы для малых предприятий — с использованием ведомостей учета: основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; реализации; расчетов с поставщиками; оплаты труда.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный  остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании  документов с разбив­кой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных  документов составляются накопительные  ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, от­носящиеся к определенному счету, записываются в журналы (в хронологическом порядке) по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.

Кредитовый  оборот переносится на счет Главной  книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый  оборот на счете Глав­ной книги учитывается развернуто в корреспонденции с конкретными счетами. В счете Главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета Главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Автоматизированная  форма учета, основанная на использовании  электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию  учетного процесса, начиная от сбора  первичных учетных данных до получения  бухгалтерской отчетности.

Информация  справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая  учетная информация — с первичных  документов либо со специальных регистраторов  учетных данных. Учетные данные обрабатываются по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в  обработку, выдаваться на экран или печататься по запросу.

Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может  быть любой документ, содержащий систематическую  или хронологическую запись.