Документальное оформление поступления и расходования материально-производственных запасов

    Вспомогательные материалы служат для придания определенных качеств создаваемому продукту (краски, лаки и пр.). они могут также применяться и в целях обеспечения нормальных условий процесса производства (освещение, отопление), обслуживания производственного оборудования (смазочные и обтирочные материалы) и т. п. В разных отраслях промышленности в зависимости от выполняемой роли и расхода одни и те же материалы рассматриваются как основные или как вспомогательные. Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на производство различных видов продукции.

    Возвратные  отходы – материалы, оставшиеся после  использования, утратившие полностью или частично свои исходные потребительские качества (обрезки металла, лоскуты ткани).

    Из  группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и  тарные материалы, запасные части.

    Топливо как вид производственных запасов  используется для технологических целей в качестве двигательной энергии или на хозяйственные нужды. При этом не имеет никакого значения вид топлива.

    Тара  и тарные материалы составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов. Они к производственному процессу изготовления продукции не имеют никакого отношения, но, способствуя сохранности материалов при хранении и транспортировке, обеспечивают более высокие качественные характеристики сырья и материалов в процессе их использования, а также готовой продукции при ее продаже.

    Запасные  части предназначены для ремонта  и замены износившихся узлов и деталей активной части основных средств – машин и оборудования.

    Инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности, как и запасные части, скорее рассматриваются не как предметы, а как средства труда. Это определяет особенности не только организации их учета в процессе заготовления и постановки на баланс, но и погашения первоначальной стоимости. Они используются в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12  месяцев (инвентарь, инструменты и др.).

    В основу этой классификации производственных запасов положена их номенклатура –  систематизированный перечень материальных ценностей, разрабатываемый предприятием исходя из отраслевых особенностей и сложившейся практики их учета. В ней предусмотрены группы, в пределах которых указываются отдельные наименования материалов по маркам, размерам, сортам, под определенным кодом (шифром) и в соответствующей единице измерения.

    Для учета материально – производственных запасов применяют следующие синтетические счета:

    10 «Материалы»;

    11 «Животные на выращивании и  откорме»;

    15 «Заготовление и приобретение  материальных ценностей»;

    16 «Отклонение в стоимости материальных  ценностей»;

    41 «Товары»;

    43 «Готовая продукция»;

    Забалансовые  счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию».

    К счету 10 «Материалы» могут быть открыты  следующие субсчета:

    1 «Сырье материалы»;

    2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»;

    3 «Топливо»;

    4 «Тара и тарные материалы»;

    5 «Запасные части»;

    6 «Прочие материалы»;

    7 «Материалы, переданные в переработку  на сторону»;

    8 «Строительные материалы»;

    9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»  и др.

    Код, присвоенный конкретному наименованию материалов -  его номенклатурный номер. Он присваивается при принятии данного материала к учету и состоит из семи или восьми цифр: первые две – синтетический счет, третья – субсчет, следующие одна или две – группа материалов. Остальные две или три цифры раскрывают дополнительные признаки характеристики этого вида материалов. Номенклатурные номера указываются во всех первичных документах по приходу и расходу материалов. Кодирование создает основу для автоматизации учета материалов. Информация, содержащая в номенклатурах – ценниках, относятся к условно-постоянной. Она записывается на компьютерные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.

    Указанные классификации производственных запасов  используют для построения синтетического и аналитического учета, а также  составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно - эксплуатационной деятельности. 
 

3. Документальное оформление  движения материально-  производственных запасов

    Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов.

    Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.

    Контроль за выполнением плана материально – технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов  возложен на службу снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.

    Порядок оформления поступления на предприятие  материалов представлен на рисунке 1.

    Поставщик одновременно с отгрузкой продукции  высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы  – платежное требование, в 2-х  экземплярах – один непосредственно  покупателю, другой – через банк, товарно–транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной накладной и т. д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов поступают ответственному исполнителю по снабжению, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию.

    В службе снабжения производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям. В результате этой проверки на документе делают пометку о полном или частичном акцепте.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1. Схема  документооборота по учёту материально- производственных запасов.

    Также, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. Для этих целей ведут журнал учета  поступающих грузов, где указывают  регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

    Проверенные платежные требования передают из службы снабжения в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

    Экспедитор  принимает на станции или непосредственно  у поставщика прибывшие материалы  по количеству мест и массе.  Если возникают сомнения в сохранности груза, экспедитор вправе потребовать от транспортной организации его проверку. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

    Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком  материалы оформляются однострочными или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер составляют только на определенный вид материала, в многострочный записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором.

    Если  перевозку материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в  качестве первичного документа применяют  товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй – для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной и счета - фактуры. Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов.

    Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств  и т.п., оформляют однострочными  или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в 2-х экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

    Если  подотчетные лица приобретают материалы  за наличные деньги. то товарный счет и  акт (справка), подтверждающие стоимость  приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием  даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

    Материальные  ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы расходуются в единицах, отличных от тех, в которых они поступили, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

    Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Это сокращает количество первичных документов.

    Если  количество и качество прибывших  на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку товара осуществляет комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии входит представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

    Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

    Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся  на ее территории, учитываются на забалансовых счетах: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку».

    Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в  
порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

    Для обеспечёния контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующиё организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции -и норм расхода материалов на единицу продукции.

    Все службы предприятия должны иметь  список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.