Документальное оформление движения материально-производственных запасов

Унифицированные первичные документы, применяемые для  оформления в учете  движения материально-производственных запасов. 

 
Запасы, полученные безвозмездно, оформляются  в том же порядке, что и при  поступлении запасов от поставщиков.

Излишки запасов, выявленные в процессе инвентаризации, приходуются  на основании актов инвентаризации и решения инвентаризационной комиссии предприятия, утвержденного руководителем.

Аналитический учет запасов  ведется материально - ответственными лицами по сортам в соответствии с  порядком хранения запасов, зависящим  от условий их производственного  потребления или реализации и требований организации складского хозяйства.

Учет движения материалов на складе по сортам, видам, размерам ведется  с применением Карточки учета  материалов (форма N М-17). На карточке складского учета материал приходуется в  единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается  ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце  книги помещается оглавление лицевых  счетов с указанием номеров лицевых  счетов, наименований материальных ценностей  с их отличительными признаками и  количества листов в книге.

Книги складского учета  должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета  регистрируются в бухгалтерской  службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может  быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных  складах (кладовых) организации и  подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты. В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

Материальные отчеты с приложением всех первичных  документов представляются в бухгалтерскую  службу организации в установленные  в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Материальный  отчет 

Складской учет материальных запасов может вестись при  помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей, в которой отражаются:  
- номера лицевых счетов;  
- номенклатурные номера (если они имеются);  
- наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;  
- единица измерения;  
- цена;  
- остаток на начало отчетного периода;  
- приход за отчетный период;  
- расход за отчетный период;  
- остаток на конец отчетного периода.

В графах "приход за отчетный период" и "расход за отчетный период" отражаются операции, а также  итоги по приходу и расходу. В  оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.

Кроме того, при необходимости  отдельно могут составляться сальдовые  ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.

Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учету  материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н) аналитический учет ТМЦ (количественный и суммовой учет) в бухгалтерии  ведется либо на основе оборотных ведомостей, либо сальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого места хранения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета на основе оборотных ведомостей.

В первом варианте ведутся  карточки количественно-суммового  учета, которые открываются на каждое наименование ТМЦ. В карточках бухгалтер  отражает движение материалов (приход и расход) на основании первичных учетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек ежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу и проводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с данными карточек складов.

Во втором варианте карточки аналитического учета в  бухгалтерии не ведутся, все приходные  и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и по ним  подсчитываются итоги за месяц отдельно по приходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Остатки в оборотных  ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов.

Сальдовый метод учета  заключается в том, что в бухгалтерии  не ведется количественный и суммовой учет движения ТМЦ в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Учет движения ТМЦ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов для учета ТМЦ только в денежном выражении исходя, как правило, из учетных цен.

Материально-ответственные  лица складов на основании первичных  документов ведут количественный (а  в ряде случаев согласно п.264 Методических указаний и суммовой учет) учет ТМЦ  в карточках (журналах или книгах) складского учета.

Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу от материально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью на карточках. Затем остатки материалов на первое число каждого месяца переносятся в сальдовую ведомость.

Эта ведомость представляется складами вместе с первичными документами. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная  ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода).

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

В первичных учетных  документах на отпуск материалов со складов (кладовых) предприятия в подразделения, на участки, в бригады, на рабочие  места указываются наименование материала, количество, цена (учетная  цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных  документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "Сверх лимита". Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются предприятием в приказе (распоряжении и т.д.) о документообороте.

Возврат на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Сданные  на склад материалы приходуются  по складу с одновременным списанием с подотчета работника предприятия. Если эти материалы были списаны в производство, их стоимость относится на уменьшение соответствующих затрат.